Nowoczesne narzędzie do zarządzania obiegiem dokumentów? Poznaj pieczęć elektroniczną

Szukasz narzędzia do efektywnego zarządzania obiegiem dokumentów w Twojej firmie lub organizacji? Kwalifikowane pieczęcie elektroniczne nie tylko przyspieszają pracę przedsiębiorstw, ale również ułatwiają procesy administracyjne instytucji państwowych, zakładów opieki zdrowotnej czy placówek edukacyjnych. Wszędzie tam, gdzie cyfrowy obieg dokumentów odgrywa kluczową rolę, zapewniają szybszy i wygodniejszy tryb pracy oraz bezpieczeństwo danych.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna a europejskie regulacje eIDAS

Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS, które ustanawia ramy dla tożsamości cyfrowej i uwierzytelnienia cyfrowego na terenie wszystkich krajów Unii Europejskiej, pieczęć elektroniczna oznacza dane w formie elektronicznej, które są dołączone do innych danych cyfrowych lub logicznie z nimi powiązane. Jej głównym celem jest potwierdzenie, że dokument został wydany przez osobę prawną, zapewnia autentyczność pochodzenia oraz integralność dokumentu.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna musi być:

• składana za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania pieczęci (QSCD),
• oparta na kwalifikowanym certyfikacie pieczęci elektronicznej.

Dodatkowo, zgodnie z ujednoliconymi przepisami unijnymi, kwalifikowana pieczęć elektroniczna oparta na certyfikacie wydanym w jednym kraju Unii Europejskiej ma moc prawną na terenie całej Unii Europejskiej.

Może być stosowana m.in. do:

• potwierdzania zamówień,
• faktur,
• kartotek pacjentów szpitalnych,

gwarantując, że od momentu jej nałożenia dane nie uległy zmianie. Skutecznie automatyzuje procesy biznesowe w systemach DMS (Document Management System) czy ERP (Enterprise Resource Planning) również na szczeblu międzynarodowym.

Jakie korzyści płyną ze stosowania pieczęci elektronicznej?

Cyfrowe metody zarządzania dokumentacją to w dzisiejszych czasach konieczność, a ochrona danych stanowi najważniejsze wyzwanie. Niezależnie od tego czy motywacją jest międzynarodowa współpraca, czy aspekty ekologiczne — pieczęć elektroniczna znacznie przyspiesza proces cyfryzacji. Wyobraź sobie, że możesz zrezygnować z fizycznego drukowania, skanowania oraz archiwizacji dokumentów. To nie tylko ogromna oszczędność czasu, ale również redukcja kosztów oraz zużycia papieru.

Ponadto każda próba zmiany danych szybko zostaje wykryta, a dokumenty są chronione przed nieautoryzowanym dostępem. To szczególnie istotne w branżach, w których fałszowanie danych może mieć poważne konsekwencje, takich jak opieka zdrowotna, sektor prawny czy finanse i ubezpieczenia. Pieczęć elektroniczna zgodna z wymogami eIDAS opiera się na zaawansowanych technologiach kryptograficznych i certyfikatach, zapewniając najwyższy poziom bezpieczeństwa.

Pieczętuj dokumenty automatycznie i masowo

Jednym z wyróżniających się rozwiązań wśród pieczęci elektronicznych jest SIGNIUS Seal, umożliwiający masowe pieczętowanie dokumentów. Pieczętujesz tysiące faktur lub umów? Teraz możesz pieczętować je masowo i co więcej, zrobić to w pełni automatycznie. Na dodatek jest to bardzo proste. Po wdrożeniu oraz integracji wystarczy wgrać serię dokumentów i rozpocząć pieczętowanie.

SIGNIUS proponuje jednak kompleksowe rozwiązanie, które mieści w sobie znacznie więcej niż kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. Co jeszcze wchodzi w skład tego pakietu?

• Konfiguracja QSCD
• Time Stamping (znakowanie czasem)
• Integracja serwera pieczętującego
• Szkolenie przyszłych użytkowników
• Konserwacja i wsparcie

Dane to w dzisiejszych czasach jeden z najcenniejszych zasobów. Poznaj SIGNIUS Seal i naucz się nimi bezpiecznie zarządzać!