Zdalny podpis może być niemałą rewolucją

W środowisku pracy małych i średnich przedsiębiorstw wprowadzenie innowacji technologicznej często zmienia wszystko. Przenosi bowiem organizację na zupełnie inny poziom. Czy zdalny podpis to krok ryzykowny czy pewny zysk?

Zdalny podpis to przede wszystkim przełom w miejscach, gdzie podpisywanie umów jest chlebem powszednim. Prym będą wiodły tu m.in. agencje pośrednictwa pracy, agencje rekrutacyjne lub działy HR w firmach o średniej lub dużej wielkości. Przez ręce pracowników tych działów przechodzą umowy z nowymi pracownikami, aneksy do umów z obecnymi oraz inne dokumenty. Czasem zdarza się z nowym pracownikiem podpisuje się nawet kilkanaście dokumentów!

Zdalny podpis, pieczętowanie czy znaczniki czasu sprawdzą się wielu branżach – edukacji, finansów, nieruchomości… Podpis elektroniczny wspiera m.in. proces sprzedaży i podnosi konwersję, bo znacznie przyśpiesza i ułatwia procedury transakcyjne.

Przyjrzyjmy się jednej z możliwych sytuacji, w której podpis cyfrowy może zdecydowanie wiele zmienić.

Dział HR firmy logistycznej rekrutuje setki pracowników. Za każdym razem drukuje umowy, aneksy do umów, archiwizuje tysiące dokumentów i osobiście obsługuje każdą pojedynczą osobę w biurze.

Dział HR firmy rekrutującej pracowników IT zrezygnował z papierowego obiegu dokumentów i przeszedł na podpis zdalny. Po pierwsze, każdemu nowemu pracownikowi udostępnia możliwość wykonania podpisu kwalifikowanego, niezbędnego do podpisania umowy o pracę. Na jednej platformie, w jednym miejscu można też podpisywać inne umowy, za pomocą innych typów podpisów. Dzięki temu pracownik ma możliwość podpisywania kolejnych dokumentów bez konieczności pojawiania się w biurze, zdalnie, w 1 minutę.

Dział przestał drukować tony papieru, a cały proces obsługi nowozatrudnionej osoby znacznie się skrócił – z wielu dni do kilku minut!

Czy to nie za bardzo wyidealizowany obraz przyszłości? Niekoniecznie, biorąc pod uwagę to, że wiele firm ma już bardzo wiele cyfrowych narzędzi. Warto zdecydowanie dołączyć do nich cyfrowy podpis.

SIGNIUS: zdalny ekspresowy podpis dla małych i średnich przedsiębiorstw

Po wprowadzeniu innowacji w postaci zdalnego pieczętowania czy podpisywania dokumentów zmiany widać natychmiast. Ale nawet tam, gdzie pracuje jedynie kilkudziesięciu pracowników przejście na zdalne podpisywanie czy pieczętowanie jest dużym skokiem, opłacalną zmianą, którą z dużą ulgą przyjmują zarówno pracownicy odpowiedzialni za procesowanie umów, jak i Ci, którzy je podpisują.

Co zyskujesz?

  • Umowa jest zawarta w ciągu minut, nie dni, wszystkie formalności są przyspieszone
  • Zawieranie, podpisywanie wszelkiego rodzaju umów, wniosków, dokumentów – online i natychmiast, w jednym kanale online
  • Proces pracy działu odpowiedzialnego za umowy jest znacznie ułatwiony
  • Redukuje się konieczność monitorowania procesu – każda ze stron otrzymuje notyfikacje mailowe o podpisaniu umów przez drugą stronę

Myślisz, że cyfryzacja procesów papierowych może zmienić też Twoje środowisko pracy? Zapraszamy na bezpłatne demo, w czasie którego przedstawimy rozwiązania, które pomogą w usprawnianiu procesów w Twojej firmie.

Rozwiązania SIGNIUS dla małych i średnich przedsiębiorstw