Najczęściej zadawane pytania

Proces zależy od tego, czy jesteś nowym użytkownikiem, czy podpisujesz dokument po raz kolejny, oraz jaki rodzaj podpisu wybierzesz. Może zająć od kilku minut do minuty. Jak wygląda? Są dwie ścieżki:

Pierwsza:

Na platformie podpiszesz pliki PDF do 25 MB (nieinteraktywne). Możesz wybrać wiele dokumentów i podpisać je wszystkie na raz.

Można to zrobić na dwa sposoby:

1. Jeśli otwierasz podpisany dokument w Adobe Acrobat Reader, w lewym górnym rogu dokumentu zobaczysz zielony znaczek. Po rozwinięciu tej opcji można sprawdzić więcej szczegółów dotyczących podpisanego dokumentu oraz zastosowanej pieczęci elektronicznej. To tzw. warstwa elektroniczna.
2. Do dokumentu podpisywanego podpisem zaawansowanym zostaje dodana tzw. wizualna reprezentacja podpisów. Można ją też opcjonalnie dodać w przypadku podpisu kwalifikowanego. Jest to np. dodatkowa strona na końcu dokumentu lub wizualizacja na pierwszej stronie, na której znajduje się lista osób, które podpisały dokument.

Maksymalna liczba podpisujących na dokumencie zależy od wyboru rodzaju graficznej reprezentacji podpisu i wynosi odpowiednio:
– bez graficznej reprezentacji podpisujących lub przy samodzielnym wskazaniu miejsca  – nielimitowana liczba podpisujących
– graficzna reprezentacja na pierwszej stronie – maksymalnie 8 osób
– graficzna reprezentacja w postaci ostatniej dodatkowej strony dokumentu – 12 osób

Na początek należy założyć konto i przesłać na platformę dokument do podpisu. W procesie podpisywania dokumentu dodajesz także adresy e-mail (i, jeśli to podpis kwalifikowany – numery telefonów komórkowych) osób, które mają podpisać dokument. Wiadomość e-mail z linkiem do dokumentu wysyłamy automatycznie do podpisujących. Możesz opcjonalnie zdefiniować kolejność podpisywania.

W przypadku wyboru podpisu kwalifikowanego, każda osoba podpisująca dokument po założeniu konta przechodzi jednorazowy proces weryfikacji tożsamości przed złożeniem podpisu. Weryfikacja tożsamości nie odbywa się dla podpisu zaawansowanego.

Są dwie możliwości – proces podpisywania może odbywać się w ustalonej przez zlecającego kolejności lub bez jej określenia (wówczas wszyscy podpisujący otrzymują link z dokumentem do podpisu jednocześnie).

Nie, dokument można podpisać tylko we własnym imieniu.

Tak, dokument może podpisać tylko osoba pełnoletnia.

Graficzna reprezentacja podpisu nie jest faksymile. Jest to np. dodatkowa strona na końcu dokumentu lub wizualizacja na pierwszej stronie z listą wszystkich osób podpisujących dokument. Widnieje na niej również informacja, jaki rodzaj podpisu został użyty – zaawansowany, czy kwalifikowany oraz kiedy dokument został podpisany (tzw. znacznik czasu). Dodanie wizualizacji podpisu jest opcjonalne dla podpisu kwalifikowanego.

Tak, platforma SIGNIUS jest dostępna w wielu językach, m.in. w języku angielskim, niemieckim, czeskim, szwedzkim i ukraińskim. Dokumenty można wysyłać do klientów zagranicznych – wystarczy podać wskazane dane osoby, która ma podpisać dokument.

Nie, w procesie podpisywania dokumentu zarówno podpisem zaawansowanym, jak i kwalifikowanym musimy zawsze podać adres e-mail. Numer telefonu osoby podpisującej wskazujemy w przypadku podpisu kwalifikowanego.

W przypadku samodzielnego korzystania z platformy koszt różni się w zależności od ilości podpisów w pakiecie. Można wybrać jeden z kilku pakietów jednorazowych lub subskrypcję. Ceny pakietów zaczynają się już od 49 zł brutto. W tą cenę jest już wliczona zdalna weryfikacja tożsamości. By dobrać pakiet odpowiedni dla Twoich potrzeb – zapraszamy do zakładki Cennik lub Sklep.

Istnieje również możliwość pokrycia kosztu podpisów osób, którym wysyłasz dokument(y) do podpisania. Wybierając tą opcję, umożliwisz im podpisanie dokumentów ważnych dla Ciebie za darmo i szybciej załatwisz sprawę.

Druga strona podpisująca umowę nie musi korzystać z naszych usług i może mieć innego dostawcę podpisu elektronicznego. Natomiast, jeżeli zależy Tobie na czasie oraz płynności procesu podpisywania – bez konieczności pobierania dokumentu z platformy, a następnie wysyłania go mailowo do osoby współpodpisującej warto rozważyć, by obie strony umowy korzystały z platformy SIGNIUS – wówczas cały proces odbędzie się w jednym miejscu, na jednej platformie i przebiegnie zdecydowanie szybciej.

Tak, do podpisania umowy zlecenia lub o dzieło elektroniczny podpis zaawansowany jest wystarczający.

Jedynie w przypadku, gdy umowa o dzieło lub zlecenie będzie przewidywać również przeniesienie praw autorskich majątkowych lub udzielenie licencji, wtedy należy wybrać podpis kwalifikowany.

W większości przypadków firmy ubezpieczeniowe akceptują podpis zaawansowany do podpisania umowy ubezpieczenia. Jednak to Zakład Ubezpieczeń określa, jaki podpis jest wymagany.

Przy podpisywaniu umowy o pracę zaawansowany podpis elektroniczny nie jest wystarczający. Taka umowa musi zostać podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który jest równoważny podpisowi odręcznemu.

Jeśli umowa zawiera zastrzeżenie o konieczności jej podpisania w formie pisemnej pod rygorem nieważności – wtedy taka umowa musi zostać podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który jest równoważny podpisowi odręcznemu.

Natomiast, aby w praktyce odróżnić podpis kwalifikowany od zaawansowanego wystarczy, gdy podpisana umowa zostanie otwarta w programie do obsługi formatów pliku pdf typu Adobe Acrobat Reader. Po otworzeniu takiego dokumentu podpisanego elektronicznie – w lewym górnym rogu znajdziemy podświetloną na zielono ikonę potwierdzającą, że dokument podpisano i wszystkie podpisy są poprawne.

Jeśli dokument podpisujesz podpisem kwalifikowanym, w sekcji Panel podpisu lub Własności podpisu mamy informację, że do podpisu kwalifikowanego został wystawiony certyfikat z imieniem i nazwiskiem osoby składającej podpis oraz jaki uprawniony podmiot jest wystawcą certyfikatu. W przypadku SIGNIUS Professional jest to firma EuroCert, która jest wpisana do europejskiego rejestru kwalifikowanych dostawców usług zaufania. Dzięki temu mamy pewność, że tożsamość podpisującego została bezpiecznie zweryfikowana.

W przypadku podpisu zaawansowanego – nie dochodzi do wystawienia takiego certyfikatu kwalifikowanego. Wystawcą podpisu będzie firma oferująca rozwiązanie. W przypadku platformy SIGNIUS Professional, będzie to SIGNIUS S.A. – i to na naszych systemach przechowywane są materiały łączące osobę korzystającą z platformy i podpisującą z jej danymi.

Gdy pierwszy raz podpisujesz dokument na platformie SIGNIUS Professional lub dostałeś/aś mailowe zaproszenie do podpisania dokumentu – w przypadku podpisu kwalifikowanego, zostaniesz przekierowany/a do weryfikacji tożsamości. To proces jednorazowy, który odbywa się w formie samodzielnej identyfikacji AutoIdent.

Jak wygląda cały proces?

1. Przygotuj ważny dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport).
2. Zrób jego zdjęcie przodu i tyłu dokumentu. System automatycznie odczyta i sprawdzi dane oraz zabezpieczenia dokumentu.
3. Nagraj film wideo selfie – tzw. liveness check, który pozwala potwierdzić, że to naprawdę Ty.
4. Algorytmy IDnow porównają Twoją twarz z dokumentem i w kilka chwil potwierdzą tożsamość. Gotowe!

Cały proces weryfikacji tożsamości jest szybki – trwa ok. 5-10 minut.

Zobacz film, jak wygląda proces.

Nie, weryfikacja tożsamości jest procesem zdalnym i jednorazowym i ma miejsce, gdy korzystasz z podpisu kwalifikowanego. Dla podpisu zaawansowanego weryfikacja podpisującego odbywa się na podstawie np. adresu e-mail.
W przypadku podpisu kwalifikowanego Twoje dane weryfikujemy przed podpisywaniem pierwszego dokumentu lub w sytuacji zmiany danych, czyli zmiany Twojego dokumentu tożsamości lub numeru telefonu. Oznacza to, że po wstępnej jednorazowej weryfikacji tożsamości podpisujesz dokumenty bez konieczności ponownej weryfikacji tak długo, jak nie zmienią się Twoje dane.

Zazwyczaj połączenie następuje natychmiast. Czasami, w sytuacji większego ruchu, czas może się wydłużyć do kilku minut, jednak nie powinien przekroczyć 5 minut. Jeśli czekasz na połączenie dłużej niż 5 minut, spróbuj ponowić proces i połączyć się ponownie. Metoda wideoweryfikacji jest dostępna wyłącznie dla Klientów Biznesowych w planie Biznes PRO.

Dane są przechowywane w sposób bezpieczny, zaszyfrowany i nie są nikomu przekazywane. W związku z tym, że działamy w Polsce i na terenie Europy dane osobowe nie wykraczają poza Europejski Obszar Gospodarczy i nie są przekazywane do tzw. państw trzecich. Wszelkie informacje dotyczące przechowywania i przetwarzania danych są opisane w polityce prywatności, która znajduje się na stronie www.signius.pl/polityka-prywatności/.

Tak, weryfikujemy osoby z zagranicy nieposiadające polskich dokumentów tożsamości. Obsługujemy wszystkie kraje UE i większość spoza niej. Osoby z niektórych krajów weryfikujemy wyłącznie na bazie paszportu.

Weryfikacja tożsamości to proces jednorazowy* i wliczony w cenę pakietu podpisów kwalifikowanych.

*Ponowna weryfikacja jest konieczna w przypadkach:

– zmiany nr telefonu podanego przy zakładaniu konta,

– zmiany adresu mailowego podanego przy zakładaniu konta,

– zmiany lub wygaśnięcia dokumentu tożsamości,

– zmiany nazwiska.

Weryfikacja AutoIdent odbywa się 24h/dobę (z wyłączeniem świąt).

Warto pamiętać, że podpis kwalifikowany jest równoważny podpisowi odręcznemu oraz zgodny z rozporządzeniem eIDAS , przez co jego moc prawna uznawana jest w całej Unii Europejskiej. Dostawcą certyfikatu kwalifikowanego wydawanego do każdego podpisu kwalifikowanego i stanowiącego dowód na potwierdzenie naszej tożsamości jest na platformie SIGNIUS Professional firma Eurocert – będąca jednym z pięciu kwalifikowanych dostawców usług zaufania w Polsce.

Na prośbę podmiotu, który zlecił nam weryfikację Twojej tożsamości lub podpisanie przez Ciebie dokumentów, przekazujemy temu podmiotowi tylko informacje o wyniku weryfikacji tożsamości (pozytywna czy negatywna) oraz w przypadku weryfikacji negatywnej – ogólny powód odrzucenia weryfikacji.  Nie przekazujemy Twoich danych osobowych zebranych w toku przeprowadzonej weryfikacji tożsamości.

Podpisany dokument jest przechowywany na platformie 30 dni. W tym czasie można go pobrać logując się na swoje konto. Zalecamy, aby pobrać dokument na swoje urządzenie po podpisaniu w celu dalszej archiwizacji w formie cyfrowej.

W dowolnym momencie masz możliwość wglądu do dokumentu przekazanego do podpisu bezpośrednio na platformie lub jeśli wolisz możesz go w każdej chwili pobrać i przechowywać na swoim dysku lub w chmurze. W przypadku wybrania rozwiązania jako wdrożenia przez API – jest to proces bezpośrednio uzgadniany z klientem.

1. Wejdź w Cennik lub Sklep.
2. Wybierz i dodaj do koszyka wybrane pakiety podpisów (ilość pakietów dopasujesz w kolejnym kroku).
3. Przyjdź do Koszyka klikając ikonę w górnym Menu.
4. Dopasuj ilość pakietów. Możesz kupić wiele różnych voucherów na podpisy jednorazowo.
5. Podaj swoje dane i przejdź dalej. (Jeśli chcesz otrzymać fakturę, wypełnij wszystkie wskazane pola.)
6. Po dokonaniu płatności otrzymasz na maila VOUCHERY na zakupione pakiety podpisów do wykorzystania na platformie SIGNIUS wraz z instrukcją ich aktywacji.

Kod aktywujesz w 3 prostych krokach:

1. Załóż bezpłatne konto lub zaloguj się na platformę SIGNIUS.
2. Wejdź w zakładkę: Ustawienia konta i wybierz odpowiedni pakiet podpisów w zależności od złożonego zamówienia (Podpisy zaawansowane lub Podpisy kwalifikowane).
3. Aktywuj wybrany pakiet poprzez wpisanie kodu aktywacyjnego w dedykowanym polu. Gotowe!