Kwalifikowany podpis elektroniczny a kwalifikowana pieczęć elektroniczna – różnice

W erze cyfrowej firmy i organizacje publiczne coraz częściej korzystają z możliwości, jakie oferują rozwiązania do zdalnego podpisywania i pieczętowania dokumentów. Dziś przybliżymy kwestię różnic pomiędzy pojęciami: kwalifikowany podpis elektroniczny a kwalifikowana pieczęć elektroniczna.

Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny?

Kwalifikowany podpis elektroniczny wydawany jest na osobę fizyczną, w odróżnieniu od kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, która wydawana jest na osobę prawną, czyli firmę. Kwalifikowany podpis elektroniczny to jedyny rodzaj podpisu elektronicznego, który jest równoznaczny z podpisem własnoręcznym. Podpiszesz nim prawie wszystkie dokumenty, m.in. dokumenty urzędowe, umowy o pracę, oferty przetargowe, orzeczenia lekarskie itp.

Podpis kwalifikowany jest  poświadczony certyfikatem kwalifikowanym, który potwierdza tożsamość osoby podpisującej dokument. Użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego z ważnym certyfikatem ma skutki prawne, równe podpisowi odręcznemu. 

Podpis kwalifikowany wydawany jest w oparciu o certyfikowaną weryfikację tożsamości. Na platformie SIGNIUS proces ten przebiega zdalnie i natychmiastowo. Platforma oferuje do wyboru identyfikację w formie wideoweryfikacji (realizowaną od razu, bez konieczności umawiania się na spotkanie) lub samodzielną – w aplikacji Nect Selfie Ident.

Jak działa kwalifikowana pieczęć elektroniczna?

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to cyfrowy odpowiednikiem pieczątki firmowej. Narzędzie to, powszechnie uznawane i stosowane na terenie Unii Europejskiej, umożliwia podpisywanie dokumentów przez osoby prawne: spółki akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i instytucje publiczne. Ta usługa zaufania gwarantuje integralność oraz autentyczność pochodzenia danych, z którymi jest powiązana.

Proces pieczętowania jest jednostronny i nieodwracalny. Raz zaaplikowana pieczęć nie może być usunięta ani zmieniona.

Odbiorca opieczętowanego dokumentu może zweryfikować autentyczność kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, korzystając z klucza publicznego wystawcy pieczęci. W ten sposób zweryfikuje, czy dokument nie został podrobiony ani zmieniony od chwili zaaplikowania pieczęci.

Kwalifikowany podpis elektroniczny a kwalifikowana pieczęć elektroniczna – różnice

• Podmiot: kwalifikowany podpis elektroniczny jest związany z osobą fizyczną, natomiast pieczęć elektroniczna – z instytucją lub firmą;
• Cel: podpis elektroniczny ma na celu weryfikację tożsamości osoby podpisującej, natomiast pieczęć zapewnia autentyczność i integralność opieczętowanego dokumentu;
• Proces weryfikacji przy wydawaniu podpisu lub pieczęci: w przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego weryfikacja tożsamości na podstawie której wydawany jest certyfikat kwalifikowany odbywa się na podstawie dokumentu tożsamości, podczas gdy certyfikat kwalifikowany pieczęci elektronicznej zawiera dane firmy lub instytucji, dlatego też oprócz weryfikacji tożsamości osoby wnioskującej, konieczne jest dostarczenie dodatkowych dokumentów, które potwierdzą dane reprezentowanego podmiotu;
• Zastosowania:  kwalifikowany podpis elektroniczny pozwala na podpisanie większości umów biznesowych oraz dokumentów administracyjnych. Jest on często używany do załatwiania spraw urzędowych, bankowych, cywilnych, kadrowych, zarówno prywatnych, jak i zawodowych. Natomiast elektroniczna pieczęć kwalifikowana jest najczęściej używana do różnych zaświadczeń urzędowych oraz korespondencji firmowej. Jest szczególnie przydatna do zabezpieczania dokumentów prawnych, zaproszeń do składania ofert oraz w postępowaniach przetargowych. Można jej używać do potwierdzania transakcji online oraz pieczętowania faktur elektronicznych.

Zastosowanie znacznika czasu

W przypadku zarówno kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jak i kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, często stosowany jest także znacznik czasu. Jego głównym celem jest udokumentowanie dokładnego czasu i daty wykonania podpisu lub zaaplikowania pieczęci na dokumencie. Gwarantuje to  pełną przejrzystość i wiarygodność w procesach biznesowych.

Podsumowanie

Osoby prywatne oraz firmy coraz częściej korzystają z intuicyjnych oraz wygodnych rozwiązań, które umożliwiają zdalne podpisywanie dokumentów, takich, jak np. profesjonalna aplikacja do podpisu elektronicznego SIGNIUS. 

Podsumowując, kwalifikowany podpis elektroniczny, wydawany jest na osobę fizyczną. Charakteryzuje go wysoki poziom bezpieczeństwa elektronicznego oraz możliwość weryfikacji tożsamości osoby podpisującej. Natomiast kwalifikowana pieczęć elektroniczna, wydawana na osobę prawną, zapewnia autentyczność i integralność opieczętowanego dokumentu.

Kwalifikowane podpisy i pieczęcie elektroniczne nie tylko przyspieszają pracę przedsiębiorstw i wpływają na efektywność procesów biznesowych, ale także ułatwiają procesy administracyjne instytucji państwowych, zakładów opieki zdrowotnej czy też placówek edukacyjnych. Zapewniają bezpieczeństwo danych i wspierają rozwój przedsiębiorstw.

SIGNIUS oferuje szereg rozwiązań do zdalnego podpisywania i pieczętowania dokumentów, w różnych modelach wdrożenia. Porozmawiaj z naszymi ekspertami i poznaj możliwości dla swojego biznesu: connect@signius.eu