Zarządzanie elektroniczną dokumentacją pracowniczą – korzyści i wyzwania dla działu HR

Korzystanie z elektronicznej dokumentacji pracowniczej zmienia sposób zarządzania zasobami ludzkimi, umożliwiając działom HR skupienie się m.in. na pozyskiwaniu i rozwoju talentów zamiast na fizycznym obiegu papierowej dokumentacji. Przejście na dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej przynosi wiele korzyści, m.in.: zwiększa efektywność procesów, umożliwia podpisywanie dokumentów z pracownikami na odległość, poprawia bezpieczeństwo danych, oszczędza czas i zasoby. Jednocześnie, stawia również przed działami HR nowe wyzwania.

Zarządzanie dokumentacją pracowniczą w dziale  HR

Dział HR odgrywa istotną rolę w każdej organizacji, zarządzając nie tylko procesami rekrutacyjnymi, ale także szeregiem innych zadań związanych z zatrudnieniem i administracją dokumentacji pracowniczej. Odpowiada za rekrutację, wdrożenie nowych pracowników, przygotowywanie i podpisywanie z pracownikami umów o pracę, aneksów do umów, szkolenia i rozwój, a także monitorowanie czasu pracy i obsługę wniosków urlopowych. Zajmuje się również rozliczaniem wynagrodzeń. Tradycyjne zarządzanie papierowymi dokumentami jest czasochłonne i podatne na błędy, co skłania wiele firm do cyfryzacji procesów HR.

Korzyści wynikające z przejścia na elektroniczną dokumentację pracowniczą

Przejście na elektroniczną dokumentację pracowniczą otwiera drzwi do automatyzacji różnych zadań i procesów. Maksymalizuje efektywność procesów HR, umożliwiając m.in. szybkie wyszukiwanie i udostępnianie dokumentów online. Ponadto elektroniczna dokumentacja pracownicza przynosi korzyści również w zakresie zabezpieczenia danych, zapewniając lepszą ochronę przed nieautoryzowanym dostępem czy utratą dokumentów. Eliminuje też ryzyko związane z fizycznym przechowywaniem dokumentów, takie jak uszkodzenia czy zagubienie, wspierając jednocześnie praktyki zrównoważonego rozwoju przez redukcję zużycia papieru. Wprowadzenie cyfrowej dokumentacji pracowniczej znacząco usprawnia procesy wewnętrzne, takie jak onboarding czy offboarding pracowników, czyniąc je bardziej płynnymi i mniej obciążającymi dla zespołów HR.

Dokumentacja cyfrowa wymaga korzystania z podpisów elektronicznych, w zależności od rodzaju dokumentu: zaawansowanych, zaawansowanych z identyfikacją KYC lub kwalifikowanych. Nowoczesne rozwiązania, takie jak platforma do podpisywania dokumentów SIGNIUS Professional, pozwalają na wygodne stosowanie każdego z nich. Otwierają tym samym możliwość szybkiego i bezpiecznego zawierania umów i podpisywania dokumentów, np. zawarcia przez pracownika umowy o pracę z firmą online (co znacznie przyspiesza rekrutację). Pozwalają zdalnie wysyłać dokumenty do podpisu do nowych i obecnych pracowników, umożliwiają też podpisywanie dokumentów przez wiele osób (np. wszystkich członków zarządu), w ustalonej lub dowolnej kolejności.

Zarządzanie elektroniczną dokumentacją pracowniczą – wyzwania

Mimo wszystkich wymienionych korzyści, zarządzanie elektroniczną dokumentacją pracowniczą nie jest wolne od wyzwań. Wymaga to sprawnego zarządzania zmianą, jaką niesie ze sobą nowy system pracy, znalezienia odpowiedniego dostawcy usług, bezpiecznego wdrożenia nowych rozwiązań, integracji z systemami wewnętrznymi firmy i przeszkolenia pracowników. 

Firmy przechodzące na elektroniczny obieg dokumentów decydują się najczęściej na korzystanie z podpisów elektronicznych.

Dzięki platformie do podpisywania dokumentów online, takiej jak np. SIGNIUS Professional, dział HR może w prosty i bezpieczny sposób podpisywać dokumenty pracownicze online: od umów o pracę po wnioski urlopowe i oceny okresowe. Ponadto, stosując podpis kwalifikowany, zyskuje zgodność dokumentów podpisanych elektronicznie na poziomie prawnym z dokumentami podpisywanymi w wersji papierowymi.

Wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem i administracją spraw pracowniczych można podpisywać elektronicznie. Niemniej jednak niektóre dokumenty wymagają kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wiedza na temat, który dokument, jakim rodzajem podpisu podpisać, jest tu więc bardzo ważna.

Podsumowanie

Przejście na elektroniczną dokumentację pracowniczą z wykorzystaniem podpisów elektronicznych nie tylko upraszcza procesy HR, ale również przekłada się na realne oszczędności czasu i zasobów, umożliwiając firmom skupienie się na tym, co najważniejsze – rozwoju swoich pracowników.

SIGNIUS to partner, który wspiera firmy w transformacji cyfrowej, oferując narzędzia, takie jak np. nowoczesna platforma do podpisywania dokumentów online. Pozwala ona m.in. na przesłanie wielu dokumentów i ich zbiorcze podpisywanie przez wiele osób, co znacząco przyspiesza pracę działu HR. Umożliwia też zdalne, natychmiastowe wydanie podpisu kwalifikowanego (na podstawie weryfikacji tożsamości online). 

W naszej ofercie dostępne są również inne rozwiązania do cyfryzacji dokumentacji: aplikacja do podpisu elektronicznego, pieczęć elektroniczna i znacznik czasu. Ponadto oferujemy weryfikację tożsamości online, co jest nieocenione w procesach rekrutacyjnych i zatrudnieniu zdalnym. Narzędzia SIGNIUS przynoszą firmom korzyści w postaci zwiększonej efektywności, bezpieczeństwa danych oraz zgodności z przepisami.