Kwalifikowana pieczęć elektroniczna do KSeF

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna wprowadziła nową jakość zarządzania dokumentacją firmową, zwiększając efektywność procesu pieczętowania i poprawiając bezpieczeństwo danych. Rozwiązanie stało się również fundamentem nowoczesnych systemów zarządzania fakturami, takich jak Krajowy System e-Faktur (KSeF). Dowiedz się więcej o tym, jak wykorzystać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną do KSeF.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

KSeF to inicjatywa rządu mająca na celu ułatwienie przedsiębiorstwom procesu fakturowania poprzez centralny, elektroniczny system. Umożliwia on wysyłanie, odbieranie i przechowywanie ustrukturyzowanych faktur w formacie elektronicznym, zapewniając ich pełną zgodność z obowiązującymi przepisami. Faktury ustrukturyzowane mają format xml. Wystawia się je z użyciem narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów lub przy użyciu komercyjnych programów.

KSeF jest oparty na modelu poświadczeń, co oznacza, że wymaga uwierzytelnienia i autoryzacji danej osoby w systemie. Uprawnienia do korzystania z KSeF można nadać innej osobie fizycznej lub podmiotowi, takiemu jak biuro rachunkowe.

Kto musi korzystać z KSeF i jak to zrobić?

Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Obowiązek ten miał wejść w życie od 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT i od 1 stycznia 2025 dla podatników zwolnionych z VAT, jednak Ministerstwo Finansów poinformowało na początku roku, że termin wdrożenia zostanie przesunięty.

Pod koniec kwietnia Ministerstwo Finansów podjęło finalną decyzję odnośnie terminów wejścia w życia KSeF. Krajowy System e-Faktur dla przedsiębiorców wchodzi w życie:

– 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorstw o wartości sprzedaży przekraczającej 200 mln zł
– 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich przedsiębiorców

KSeF zostanie wprowadzony ze względu na cyfryzację podatków i należy się do niego odpowiednio przygotować. Warto wykorzystać dodatkowy czas, który na to pozostał.

Aby włączyć się do systemu, firmy muszą zarejestrować się w KSeF, korzystając z uwierzytelnienia, czyli formy weryfikacji tożsamości. W tym celu należy zalogować się wybranym narzędziem: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub Profilem Zaufanym. Po nadaniu uprawnień pracownikom firmy lub księgowym można rozpocząć korzystanie z KSeF przez Aplikację Podatnika lub zintegrowany z KSeF system księgowy.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna a KSeF

Dla właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych i małych firm wystarczającym narzędziem do logowania w KSeF będzie kwalifikowany podpis elektroniczny, jednak podmioty, które posiadają osobowość prawną, muszą korzystać z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna używana do KSeF zapewnia firmom zgodność z systemem, ale również dodatkową warstwę bezpieczeństwa i wiarygodności dla wysyłanych dokumentów. Użycie tej pieczęci gwarantuje, że dokumenty zostały rzeczywiście wystawione przez daną firmę i nie zostały zmodyfikowane po wysłaniu.

Dlaczego warto zainwestować w pieczęć elektroniczną już teraz?

Inwestycja w kwalifikowaną pieczęć elektroniczną nie tylko przygotowuje przedsiębiorstwo na przyszłe wymogi prawne związane z KSeF, ale również oferuje szereg natychmiastowych korzyści, takich jak:

• zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów – zapewnienie ich integralności, wiarygodności i autentyczności,
• usprawnienie procesów biznesowych – możliwość masowego pieczętowania dokumentów,
• poprawa wizerunku firmy jako lidera w cyfryzacji.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna znajduje szerokie zastosowanie w różnych obszarach działalności przedsiębiorstwa: od dokumentacji masowej, przez dokumenty prawne, po umowy i oferty handlowe.

Rozwiązanie do masowego pieczętowania dokumentów od SIGNIUS

SIGNIUS Seal to zaawansowane rozwiązanie umożliwiające masowe pieczętowanie dokumentów – nawet do 30 milionów na godzinę. Dzięki opcji instalacji lokalnej i integracji z systemami takimi jak CRM czy ERP, zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa i integralności dokumentów.

Oferujemy trzy modele wdrożenia kwalifikowanej pieczęci elektronicznej: w chmurze (SaaS), dedykowaną usługę w chmurze prywatnej oraz platformę on-premise.

Nasze rozwiązanie masowo i automatycznie pieczętuje dokumenty online, spełniając w tym zakresie wymagania większych przedsiębiorstw i korporacji. Inwestycja w kwalifikowaną pieczęć elektroniczną do KSeF to krok naprzód w kierunku pełnej cyfryzacji Twojego przedsiębiorstwa. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej i umówić na bezpłatną demonstrację.

Dzięki kompleksowej ofercie SIGNIUS obejmującej również aplikację do podpisu elektronicznego, znacznik czasu i weryfikację KYC, Twoje przedsiębiorstwo będzie przygotowane na wyzwania przyszłości, zapewniając najwyższy poziom bezpieczeństwa i efektywności podczas pieczętowania i podpisywania dokumentów oraz weryfikacji tożsamości.