Umowa sponsoringu – na czym polega i co powinna zawierać?

Sponsoring jest formą promocji i reklamy oraz pozytywnego kształtowania wizerunku. Wykorzystywana jest tu renoma sponsorowanego, w celu wypromowanie działalności  sponsora albo zwiększenia  jego zysków. Sponsoring to forma współpracy, nastawiona na obopólne korzyści (dla sponsora to m.in. budowanie świadomości marki, rozwój i wzmacnianie relacji biznesowych, a dla sponsorowanego zazwyczaj zysk finansowy), nawiązywana na podstawie umowy sponsoringu. Co dokładnie kryje się za tym pojęciem i jakie elementy powinna zawierać profesjonalna umowa sponsoringu?

Umowa sponsoringu – na czym polega?

Umowa sponsoringu to umowa, która określa warunki współpracy między sponsorem a sponsorowanym. Jest ona umową nienazwaną, a więc nie jest regulowana przez kodeks cywilny ani żaden inny akt prawny. Stosuje się do niej tylko ogólne przepisy dotyczące wzajemnych zobowiązań. Można porównać ją z umową o świadczenie usług reklamowych. Jej treść może być kształtowana zgodnie ze swobodą umów. 

Na podstawie umowy o sponsoring, sponsor, czyli zazwyczaj firma chcąca promować swoją markę, produkt lub usługę, zapewnia sponsorowanemu wsparcie finansowe, materialne lub intelektualne, w zamian za określone czynności – najczęściej promocję i ekspozycję marki lub logo w ramach wspieranej inicjatywy. Sponsorowanym może być zarówno osoba fizyczna, prawna, jak i jednostka organizacyjna. 

Tak nawiązana współpraca to strategiczne narzędzie marketingowe, które jeśli jest odpowiednio zaplanowane i wykonane, przynosi korzyści obu stronom umowy.

Podstawowe elementy umowy sponsoringu

Najważniejsze  elementy, które powinna zawierać umowa sponsoringu, to:

• identyfikacja stron – dokładne określenie sponsora i sponsorowanego, ich nazw, siedzib;
• przedmiot umowy – opis świadczenia sponsora (zazwyczaj majątkowego, rzeczowego lub usług) i sponsorowanego (działania, czynności mającej na celu np. budowanie wizerunku sponsora);
• prawa i obowiązki obu stron – w tym zakres promocji marki sponsora, sposób wykonania świadczenia, do jakiego zobowiązał się sponsor, zobowiązania dotyczące np. zachowania tajemnicy; 
• warunki finansowe – rodzaj i wysokość wsparcia, terminy i forma płatności;
• okres obowiązywania umowy – data rozpoczęcia i zakończenia współpracy;
• warunki zmiany lub rozwiązania umowy – okoliczności, w których strony mogą rozwiązać umowę przed terminem.
• kary umowne – wykaz przewidzianych konsekwencji za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy.

Podpisywanie umowy sponsoringu

Dla bezpieczeństwa obu stron zalecamy podpisanie takiej umowy za pomocą aplikacji do podpisu elektronicznego. W przypadku osób fizycznych stosowany jest podpis elektroniczny, Zastosowanie rozwiązania  do podpisywania dokumentów gwarantuje ich integralność, bezpieczeństwo, a tym samym nienaruszalność warunków. Platforma SIGNIUS Professional umożliwia zawarcie takiej umowy na odległość w ciągu zaledwie kilku minut. Co więcej, na start, każda osoba zakładająca konto na platformie, otrzymuje 10 podpisów zaawansowanych za darmo.

Przykładowa umowa sponsoringu – co zawiera?

Profesjonalna umowa o sponsoring powinna być szczegółowa i dostosowana do specyfiki współpracy. Powinna uwzględniać nie tylko powyższe elementy, ale także szczegóły związane z prawami autorskimi, sposobami promocji, a także klauzule dotyczące poufności i ochrony danych osobowych. Warto również zawrzeć zapisy o ewentualnych konsekwencjach niewywiązania się z umowy przez jedną ze stron, a także przewidzieć mechanizmy rozstrzygania ewentualnych sporów. 

Współczesny sponsoring wykracza daleko poza tradycyjne formy współpracy, oferując sponsorom i beneficjentom szereg innowacyjnych możliwości promocji i wzajemnych korzyści. Obejmuje to nie tylko ekspozycję marki w tradycyjnych mediach, ale również w mediach społecznościowych, aplikacjach mobilnych czy na wydarzeniach online, co otwiera nowe perspektywy dla marketingu i reklamy. Umowa sponsoringu musi być więc dokumentem elastycznie dostosowującym się do zmieniających się realiów rynkowych i technologicznych. Przy jej tworzeniu warto korzystać z doświadczenia prawników, co zapewni zgodność umowy z obowiązującymi przepisami prawa, a także ochronę interesów obu stron.

Warto zaznaczyć, że obie strony umowy powinny wywiązać się ze wszystkich ustalonych zobowiązań. W przeciwnym razie można to potraktować jako naruszenie umowy sponsoringu, co może prowadzić do konsekwencji prawnych.

Podsumowanie

Ustalająca zasady sponsoringu umowa jest kompleksowym dokumentem, który reguluje współpracę między sponsorem a beneficjentem. Ważne jest, aby obie strony dokładnie rozumiały swoje obowiązki i korzyści wynikające z umowy. Prawidłowe przygotowanie umowy to podstawa udanego sponsoringu. Tylko wtedy obie strony będą mogły cieszyć się z owoców współpracy. 

Dzięki zaawansowanym rozwiązaniom technologicznym, takim jak platforma do podpisu elektronicznego, umowę można nawiązać nawet z osobą znajdującą się na drugiej półkuli. Jeśli szukasz sprawdzonego dostawcy takich usług, zapraszamy do skorzystania z platformy SIGNIUS Professional. 

Oprócz narzędzi do podpisu online oferujemy rozwiązania takie jak pieczęć elektroniczna, znacznik czasu, weryfikacja tożsamości KYC. 

Narzędzia te ułatwiają podpisywanie i pieczętowanie umów oraz weryfikację tożsamości klientów, pracowników i kontrahentów, pozwalając tym samym na bezpieczne i efektywne prowadzenie działań biznesowych online.