Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – korzyści dla dużych przedsiębiorstw

Wraz z postępującą cyfryzacją dokumentów, kwalifikowana pieczęć elektroniczna staje się coraz powszechniejszym rozwiązaniem. To odpowiednik podpisu elektronicznego dla osób fizycznych, uznane w całej Unii Europejskiej narzędzie do podpisywania dokumentów, używane przez osoby prawne: spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne i instytucje publiczne. Jak można skorzystać na wykorzystaniu pieczęci elektronicznej w przedsiębiorstwie? Postaramy się odpowiedzieć na to pytanie w tym wpisie.

Dlaczego kwalifikowana pieczęć elektroniczna zyskuje na popularności?

Rozwój technologiczny i przechodzenie na bezpapierowe zarządzanie dokumentacją popychają przedsiębiorstwa w kierunku rozwiązań, które umożliwiają szybkie, bezpieczne i zgodne z prawem pieczętowanie dokumentów elektronicznych. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna, jako usługa zaufania, odpowiada na te potrzeby, umożliwiając prawnie wiążącą komunikację elektroniczną B2B i B2C, co jest kluczowe dla dużych organizacji operujących na szeroką skalę. To jednak dopiero początek zalet tej technologii. 

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – korzyści stosowania w przedsiębiorstwach

Wprowadzenie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do firmy umożliwia szybkie pieczętowanie dokumentów online, zwiększając efektywność wielu procesów biznesowych: od zarządzania e-fakturami po obsługę klienta i HR. Dzięki temu, że wszystkie elementy procesu są realizowane elektronicznie, firma może zredukować czas i koszty procedowania dokumentów, a także ich archiwizacji.

Pieczęć elektroniczna jest też gwarancją, że dane i dokumenty nie zostały zmienione od momentu ich opieczętowania. Bezpieczeństwo i wartość prawną dokumentów chronią zaawansowane technologie kryptograficzne. Pieczęć kwalifikowana gwarantuje integralność, autentyczność i wiarygodność dokumentów. Zabezpieczone w ten sposób dokumenty są lepiej chronione przed cyberprzestrzępstwami. 

Usługa pieczętowania elektronicznego jest zgodna z obowiązującymi regulacjami prawnymi na terenie Unii Europejskiej, w tym rozporządzeniem eIDAS, co jest kluczowe w kontekście międzynarodowych transakcji i współpracy. 

Wykorzystanie nowoczesnych technologii, takich jak kwalifikowana pieczęć elektroniczna, postrzegane jest też jako znak profesjonalizmu i nowoczesnego podejścia do biznesu, przyczyniając się do budowania większego zaufania wśród partnerów i klientów przedsiębiorstwa.

Wdrożenie  pieczęci elektronicznej w przedsiębiorstwie

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna staje się coraz częściej ważnym elementem strategii większych przedsiębiorstw dążących do zwiększenia efektywności procesów, podniesienia bezpieczeństwa i innowacyjności. SIGNIUS, jako dostawca zaawansowanych rozwiązań w zakresie cyfryzacji procesów biznesowych, oferuje kompleksowe wsparcie w implementacji kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. 

Usługa jest dostępna w 3 modelach wdrożenia: wersja chmurowa (SaaS), rozwiązanie hybrydowe i wdrożenie lokalne (on-premise). Każdy z nich pozwala na płynną integrację z istniejącymi systemami i procesami. Rozwiązanie SIGNIUS Seal składa się z HSM, serwera pieczętującego i kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Dzięki zastosowaniu HSM, wyeliminowaliśmy barierę związaną z ograniczoną liczbą czytników kart.

SIGNIUS Seal umożliwia masowe pieczętowanie dokumentów — nawet do 30 milionów na godzinę. Usługę może obsługiwać każda osoba z firmy, której zostaną nadane uprawnienia. Co więcej, jest to rozwiązanie, które nie wymaga działań konserwacyjnych. To wszystko przekłada się na znaczące oszczędności czasu i zasobów, co w dużych przedsiębiorstwach o wysokim obrocie dokumentacji ma fundamentalne znaczenie.

Ofertę SIGNIUS uzupełniają również inne rozwiązania elektroniczne do podpisywania dokumentów, w tym platforma do podpisu elektronicznego. To narzędzia, które umożliwiają naszym klientom przeskoczenie na wyższy poziom cyfryzacji i automatyzacji procesów biznesowych. Zapraszamy do kontaktu po więcej informacji.