Pieczęć elektroniczna w zarządzaniu fakturami: bezpieczeństwo danych i oszczędności

Współczesne przedsiębiorstwa coraz częściej szukają rozwiązań, które pozwolą im na efektywne, bezpieczne zarządzanie fakturami. Pieczęć elektroniczna, jako cyfrowy odpowiednik tradycyjnej pieczątki firmowej, stanowi ważne narzędzie w automatyzacji procesów biznesowych, oferując jednocześnie niezrównane korzyści w zakresie bezpieczeństwa danych i oszczędności. Jak można ją wykorzystać w zarządzaniu fakturami? 

Pieczęć elektroniczna a faktury – zastosowanie w przedsiębiorstwach

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna, będąca cyfrową wersją tradycyjnej pieczęci, znajduje swoje zastosowanie przede wszystkim w procesach elektronicznych, takich jak pieczętowanie i zatwierdzanie faktur elektronicznych, rachunków czy potwierdzeń zamówień i dostaw towaru. Dzięki automatyzacji procesów obsługiwanych przez pieczęć elektroniczną SIGNIUS Seal przedsiębiorstwa mogą w sposób efektywny i bezpieczny pieczętować duże ilości dokumentów, co jest szczególnie istotne w transakcjach B2B i B2C. 

Korzyści ze stosowania pieczęci elektronicznej w zarządzaniu fakturami

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest zgodna z regulacją eIDAS, co oznacza, że dokumenty cyfrowe, w tym faktury nią pieczętowane, są  prawnie wiążące na terenie całej Unii Europejskiej. 

Automatyzacja i digitalizacja procesów związanych z fakturowaniem i eliminacja papieru przyczynia się do znacznej oszczędności czasu. Dzięki prostemu procesowi wdrożenia pieczęci elektronicznej można szybko zaadaptować się do zmieniających się wymagań rynku.  

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna gwarantuje bezpieczeństwo dokumentów, zapewniając ich wiarygodność, autentyczność i integralność, jednocześnie zwiększając ich wartość prawną. Zaawansowane technologie kryptograficzne chronią pieczętowane dokumenty przed nieautoryzowanymi zmianami i manipulacją.

Dodatkową zaletą jest fakt, że kwalifikowana pieczęć elektroniczna dla firm, jako odpowiednik podpisu elektronicznego dla osób fizycznych, może być stosowana do wielu typów dokumentów, nie tylko faktur. 

Mimo konieczności poniesienia kosztów początkowej inwestycji, w dłuższej perspektywie czasu, korzystanie z pieczęci elektronicznej przynosi wiele oszczędności. Zmniejszają się koszty druku, archiwizacji papierowej dokumentacji i jej fizycznego procesowania. 

Jak zacząć korzystać z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej?

SIGNIUS oferuje kompleksowe rozwiązanie do masowego i zautomatyzowanego pieczętowania dokumentów kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Usługa jest dostępna w 3 modelach wdrożenia: wersja chmurowa (SaaS), rozwiązanie hybrydowe, wdrożenie lokalne (on-premise). 

Ekspresowe wdrożenie i płynna integracja z istniejącymi systemami i procesami jest możliwa już w ciągu kilku dni. Rozwiązanie nie wymaga konserwacji i jest proste w obsłudze.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat bezpieczeństwa, oszczędności oraz innych zalet płynących z wykorzystania pieczęci elektronicznej w zarządzaniu fakturami? Zapraszamy do kontaktu i umówienia się na bezpłatną demonstrację w zakładce KONTAKT.

Zachęcamy również do zapoznania się z pozostałymi rozwiązaniami dla Twojego biznesu, między innymi usługą weryfikacji tożsamości KYC, aplikacją do podpisu elektronicznego, a także znacznikiem czasu. Oferujemy narzędzia, które wspierają przedsiębiorstwa w osiągnięciu najwyższego poziomu bezpieczeństwa i efektywności w procesach elektronicznych.