Umowa o zachowaniu poufności NDA – czym jest i co powinna zawierać?

Czym jest umowa o zachowaniu poufności NDA? W dzisiejszym cyfrowym świecie, gdzie informacje są bezcennym aktywem, ochrona poufności staje się kluczowym elementem niemal dla każdej firmy. W celu zapewnienia bezpieczeństwa informacji umowa o zachowaniu poufności, zwana też NDA (ang. Non-Disclosure Agreement) stosowana jest, gdy dwie strony chcą współpracować lub dzielić się pewnymi informacjami, i zależy im, aby  zabezpieczyć te informacje przed ujawnieniem osobom trzecim. To prawny instrument, który reguluje przepływ informacji poufnych między stronami, zapobiegając ich nieautoryzowanemu ujawnieniu, czy wykorzystaniu.

Umowa NDA – co to jest?

NDA, czyli Non-Disclosure Agreement, to umowa o zachowaniu poufności. Jest to dokument prawny, który określa zasady i warunki dotyczące poufności informacji między co najmniej dwiema stronami. Głównym celem NDA jest ochrona informacji o szczególnym znaczeniu lub informacji poufnych przed ich nieautoryzowanym ujawnieniem, wykorzystaniem lub przekazaniem osobom trzecim. Ta umowa jest wykorzystywana w różnych obszarach biznesowych, relacjach partnerskich, podczas współpracy z kontrahentami lub osobami trzecimi, szczególnie w branżach, gdzie tajemnica biznesowa jest kluczowa.

Jest to umowa, do której nie odnoszą się konkretne przepisy prawne, dlatego kwalifikuje się ją jako umowę nienazwaną. W tym wypadku stosuje się art. 3531 Kodeksu Cywilnego, który mówi o tym, że „strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego”.

Kluczowe elementy Umowy NDA

Strony umowy

Kluczowe jest precyzyjne określenie stron, które zobowiązują się do zachowania poufności. Przykładowo, stronami umowy NDA mogą być dostawcy usług, klienci, pracownicy, czy inni kontrahenci.

Definicja informacji poufnych

W każdej umowie musi być dokładnie opisane, czym dokładnie jest informacja poufna. Dokładne określenie danych, dokumentów czy technologii, które stanowią poufne informacje jest tu istotne, ponieważ pozwala dochodzić swoich praw w przypadku konfliktu. 

Zakres ochrony

Wskazanie, w jaki sposób informacje poufne powinny być przechowywane, przetwarzane i komunikowane oraz kto ma do nich dostęp. Są to najczęściej bardzo precyzyjne zapisy, np. dotyczące zabezpieczeń, haseł, nośników, na których dane są przechowywane. 

Okres obowiązywania umowy

To zarówno czas trwania umowy jak i określenie, jak długo informacje mają być uznane za poufne nawet po zakończeniu współpracy. 

Zobowiązania stron

W umowie NDA muszą znaleźć się precyzyjne zapisy dotyczące obowiązków stron w zakresie ochrony informacji poufnych oraz sankcje za ich naruszenie. Kary za złamanie warunków umowy mogą być różne, np. kary finansowe, postępowania sądowe czy inne środki prawne.

Wyjątki od ochrony

Ważne jest także określenie sytuacji, gdy informacje nie podlegają ochronie poufności (np. informacje już publicznie dostępne).

Postanowienia końcowe

Na koniec wskazywane są procedury dotyczące rozwiązywania sporów, terytorium obowiązywania umowy, oraz inne istotne zapisy.

Umowa NDA a podpisy elektroniczne

Umowa NDA może być podpisana zarówno w tradycyjnej formie papierowej, jak i za pomocą podpisu elektronicznego. Jest to wariant bardzo wygodny, ponieważ przyspiesza cały proces. Aplikacja do podpisu elektronicznego SIGNIUS umożliwia natychmiastowe podpisanie umowy NDA z kontrahentem, zapewnia szybkość i wygodę, jednocześnie gwarantując prawną ważność podpisanego dokumentu. Podpis elektroniczny SIGNIUS może być stosowany natychmiast po jego zakupie. Co więcej, platforma umożliwia przekazywanie zaawansowanych podpisów elektronicznych ze swojego pakietu drugiej stronie podpisującej, tak by mogła ona podpisać dokument bezpłatnie. Pakiety podpisów elektronicznych, np. zaawansowanych zaczynają się już od 19 zł i można je kupić zarówno na platformie po założeniu konta, jak i w sklepie online. Ponadto, zakładając konto na platformie każdy użytkownik otrzymuje gratis 10 podpisów zaawansowanych do wykorzystania.

Umowa o zachowaniu poufności – podsumowanie

Umowa o zachowaniu poufności (NDA) jest nieodłącznym elementem w biznesie. To kluczowy instrument w ochronie informacji poufnych, regulujący przepływ poufnych danych między stronami. Jego właściwe zastosowanie i dostosowanie do realiów cyfrowych są kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa i zaufania w biznesie, co ma fundamentalne znaczenie w erze, gdzie dane są nową walutą. Zapewnienie odpowiedniej ochrony poprzez umowę NDA nie tylko zabezpiecza interesy firm, lecz także buduje fundament zaufania w relacjach biznesowych, co jest kluczowe dla sukcesu w dzisiejszym świecie biznesu elektronicznego. Dokument ten może być podpisany za pomocą podpisu elektronicznego SIGNIUS, co znacznie przyspieszy proces jego podpisania.