Jak wdrożyć podpis elektroniczny w procesie rekrutacji i podpisywania umów?

W dzisiejszym dynamicznym świecie, gdzie technologia odgrywa kluczową rolę w procesach biznesowych, wprowadzenie innowacji staje się nie tylko koniecznością, lecz także szansą na zwiększenie efektywności i usprawnienie działań. Jednym z obszarów, w którym nowoczesne rozwiązania mogą znacząco przyspieszyć i ułatwić procesy, jest rekrutacja oraz podpisywanie umów HR. Wprowadzenie podpisu elektronicznego to krok w kierunku cyfryzacji tego obszaru, który przynosi wiele korzyści zarówno dla pracodawców, jak i kandydatów oraz samych pracowników.

Dlaczego warto zastosować podpis elektroniczny w procesie rekrutacji?

Rekrutacja to wieloetapowy proces, a przecież zdarza się, że przedsiębiorstwa chcą jak najszybciej zatrudnić potrzebnych specjalistów. Trudno przyśpieszyć część, w której prowadzone są rozmowy kwalifikacyjne, jednak można zmodyfikować etap po wybraniu odpowiedniego kandydata. Z pomocą przychodzi podpis elektroniczny, a konkretnie aplikacja do podpisu elektronicznego, która umożliwia natychmiastowe, zdalne zawarcie prawnie wiążącej umowy przez obie strony.

Jak podpisać umowę online?

To, w jakiej formie powinna być zawarta umowa o pracę, dokładnie określa Kodeks pracy. Zgodnie z art. 29. umowa o pracę musi być podpisana na piśmie. Nie ma przy tym żadnych ograniczeń, wskazujących, że musi to być tradycyjna forma fizyczna. Tradycyjny sposób powoli odchodzi do lamusa i coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie podpisu elektronicznego – w tym przypadku, do zawarcia umowy o pracę trzeba zastosować podpis kwalifikowany, który jest równoważny z podpisem odręcznym. Pierwszy krok to oczywiście wybranie dostawcy usługi. Musi to być firma zaufana, działająca w sposób elastyczny, a wdrożenie innowacyjnych rozwiązań  powinno przebiegać bez problemów. Warto w tym wypadku sprawdzić, czy rozwiązanie do podpisywania dokumentów online można z łatwością dopasować do działań pracowników działu HR, czy jest ono intuicyjne i spełnia wymagania naszego przedsiębiorstwa, oferując potrzebne funkcjonalności i możliwości integracji. 

Najlepsi dostawcy umożliwiają zintegrowanie rozwiązania z systemami wewnętrznymi firmy poprzez REST API. Umożliwi to sprawne zaimplementowanie procesu podpisywania dokumentów do procesów wewnętrznych firmy. Oczywiście konieczne jest także odpowiednie przeszkolenie pracowników z obsługi nowego procesu i rozwiązania do podpisywania dokumentów elektronicznie. 

Narzędzia oferowane przez wybranego dostawcę powinny pozwolić na wydanie jednorazowego podpisu elektronicznego (kwalifikowanego) na podstawie weryfikacji tożsamości online. Umożliwi to zawieranie umów z pracownikami na odległość. Nowy pracownik potrzebuje zazwyczaj jednorazowego podpisu kwalifikowanego, aby skutecznie podpisać umowę. W tej sytuacji nie ma więc konieczności wykupowania mu długoterminowego pakietu podpisów. Za pomocą platformy SIGNIUS można to zrobić online, niemal „od ręki”, ponieważ na platformie podpisy kwalifikowane wydawane są zdalnie, na podstawie weryfikacji tożsamości online – wszystkim stronom podpisującym, w kilka minut. Co więcej, dokument można podpisać na każdym urządzeniu (laptop, tablet, telefon komórkowy) i zarówno pracownik, jak i pracodawca ma do niego natychmiastowy dostęp (nie trzeba czekać na przesyłkę).

Czy umowa o pracę podpisana podpisem elektronicznym ma moc prawną?

Zgodnie z art. 78[1] Kodeksu cywilnego „do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym”.  Kodeks pracy nie mówi, że forma pisemna umowy musi być formą tradycyjną, spisaną na papierze. Dlatego umowy o pracę podpisywane zdalnie podpisem kwalifikowanym są wiążące zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Oczywiście to, co powinna zawierać umowa o pracę, jest dokładnie określone przez przepisy prawne. 

Jakie korzyści daje podpisywanie umów HR za pomocą podpisu elektronicznego?

Główną zaletą nowoczesnych rozwiązań do zdalnego podpisywania dokumentów jest oczywiście przyspieszenie procesu rekrutacyjnego. To także znaczne ułatwienie w organizacji pracy działu HR. Umowa papierowa może zaginąć, a dokument zarchiwizowany elektronicznie jest zawsze dostępny dla konkretnych osób. Zdalne podpisywanie dokumentów i szybka weryfikacja tożsamości online dają szerokie możliwości nawiązywania współpracy z osobami z najróżniejszych stron świata.

Aplikacja SIGNIUS do zdalnego podpisywania dokumentów to narzędzie, które ułatwia pracę zespołowi HR. Zlecanie dokumentów do podpisu oraz zarządzanie folderami jest niezwykle proste, dzięki czemu w dokumentach panuje porządek. Umowy archiwizowane są online i zawsze mają do nich dostęp odpowiednie osoby. W ten sam sposób można podpisywać także inne dokumenty HR, np. aneksy do umów, NDA, czy też wnioski urlopowe.

Dlaczego warto wprowadzić podpisy elektroniczne do procesu rekrutacji – podsumowanie

Decyzja o wdrożeniu nowoczesnych rozwiązań do podpisywania dokumentów online może znacząco wpłynąć na sprawniejsze funkcjonowanie całej firmy. W procesach rekrutacji aplikacje do zdalnego podpisywania dokumentów usprawniają proces zatrudniania nowych osób. Dają one niemal nieograniczone możliwości, jeśli chodzi o nawiązywanie współpracy ze specjalistami z całego świata. Pozwalają również na digitalizację dokumentacji papierowej, co wpływa na budowanie wizerunki firmy nowoczesnej i dbającej o środowisko. Jest to także znaczna oszczędność kosztów i czasu.

Platformy do podpisu elektronicznego stanowią wygodne narzędzie do zarządzania procesami w firmach. SIGNIUS to profesjonalny dostawca, który współpracuje z wieloma podmiotami, dlatego oferuje sprawdzone rozwiązania.