Profil zaufany a podpis elektroniczny – różnice i podobieństwa

Nowoczesne technologie wprowadziły możliwość zdalnego podpisywania dokumentów i załatwiania różnorodnych formalności za pomocą podpisów elektronicznych (niekwalifikowanych i kwalifikowanych) oraz profilu zaufanego, które znacząco ułatwiają codzienne funkcjonowanie. Warto jednak pamiętać, że nie są to tożsame usługi – różnią się zakresem zastosowania, poziomem bezpieczeństwa oraz mocą prawną podpisywanych dokumentów. Profil zaufany jest dedykowany głównie do załatwiania spraw urzędowych i administracyjnych, podczas gdy podpis elektroniczny znajduje zastosowanie w szerokim zakresie, od umów biznesowych po formalności cywilnoprawne.

W tym artykule omówimy:

• Czym jest profil zaufany?
• Czym jest podpis elektroniczny?
• Profil zaufany a podpis elektroniczny – różnice
• FAQ

Czym jest profil zaufany?

Profil zaufany to bezpłatne narzędzie służące do potwierdzania tożsamości w systemach administracji publicznej oraz podpisywania dokumentów. Umożliwia załatwianie wielu spraw urzędowych online, m.in. złożenie wniosku o dowód osobisty, zgłoszenie narodzin dziecka, wysłanie pisma do urzędu czy skorzystanie z usług dostępnych na platformach publicznych. Może być również wykorzystywany do logowania do wybranych systemów, takich jak ePUAP, gov.pl, CEIDG czy eZUS.

Samo założenie profilu zaufanego następuje poprzez rządową stronę pz.gov.pl. Nie trzeba korzystać z płatnych usług prywatnych dostawców. Jeśli wybierzesz założenie profilu przez formularz online, konieczne będzie potwierdzenie tożsamości w punkcie potwierdzającym, np. w oddziale ZUS, urzędzie skarbowym, urzędzie gminy lub innym wskazanym miejscu. Podczas wizyty trzeba okazać ważny dokument tożsamości. Osobistej wizyty można uniknąć, zakładając profil zaufany przez bankowość elektroniczną jednego z banków udostępniających taką usługę. Profil zaufany jest ważny 3 lata, a przed upływem tego terminu można przedłużyć jego ważność.

Czym jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które są dołączone do dokumentu lub z nim powiązane i służą do jego podpisania. W zależności od rodzaju (zwykły, zaawansowany, kwalifikowany) różni się poziomem bezpieczeństwa i skutkami prawnymi. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS podpis elektroniczny jest szeroko stosowany zarówno w administracji publicznej, jak i w biznesie, np. przy zawieraniu umów.

Podpis niekwalifikowany służy m.in. do podpisywania umów cywilnoprawnych lub wewnętrznych dokumentów firmy. Istnieje także szczególna forma podpisu elektronicznego, a mianowicie kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest równoważny podpisowi odręcznemu. Jest to usługa, którą dostarczają kwalifikowani dostawcy podpisów elektronicznych wpisani na listę przygotowaną przez Narodowy Bank Polski. W przeciwieństwie do podpisu niekwalifikowanego kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny odręcznemu i jest wymagany w przypadku dokumentów, które muszą być podpisane w formie pisemnej, takich jak umowy o pracę, oferty przetargowe czy dokumenty urzędowe.

Profil zaufany a podpis elektroniczny – różnice

Zarówno profil zaufany, jak i podpis elektroniczny mają ułatwić dopełnienie konkretnych formalności i potwierdzić tożsamość osoby korzystającej z usługi. Są jednak między nimi bardzo ważne różnice. Przede wszystkim profil zaufany nie jest narzędziem komercyjnym. Można go założyć np. przez rządową stronę gov.pl lub bankowość elektroniczną i jest całkowicie bezpłatny. Wykorzystywany jest przede wszystkim do kontaktu z administracją publiczną oraz logowania i podpisywania dokumentów w systemach urzędowych.

Podpis elektroniczny nie jest tożsamy z profilem zaufanym. Może mieć różne formy, a w przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego wywołuje skutki prawne równoważne podpisowi własnoręcznemu. Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny? Kwalifikowany podpis elektroniczny należy wykupić u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania lub firm oferujących usługi zdalnego podpisywania dokumentów przy współpracy z kwalifikowanymi dostawcami. Inne rodzaje podpisów elektronicznych mogą być dostępne bezpłatnie lub odpłatnie – w zależności od wybranego rozwiązania i dostawcy.