Nowoczesne technologie wprowadziły możliwość zdalnego podpisywania dokumentów i załatwiania różnorodnych formalności za pomocą podpisów elektronicznych (niekwalifikowanych i kwalifikowanych) oraz profilu zaufanego, które znacząco ułatwiają codzienne funkcjonowanie. Warto jednak pamiętać, że nie są to tożsame usługi – różnią się zakresem zastosowania, poziomem bezpieczeństwa oraz mocą prawną podpisywanych dokumentów. Profil zaufany jest dedykowany głównie do załatwiania spraw urzędowych i administracyjnych, podczas gdy podpis elektroniczny znajduje zastosowanie w szerokim zakresie, od umów biznesowych po formalności cywilnoprawne.
W tym artykule omówimy:
Czym jest profil zaufany?
Profil zaufany to bezpłatne narzędzie służące do potwierdzania tożsamości w systemach administracji publicznej oraz podpisywania dokumentów. Umożliwia załatwianie wielu spraw urzędowych online, m.in. złożenie wniosku o dowód osobisty, zgłoszenie narodzin dziecka, wysłanie pisma do urzędu czy skorzystanie z usług dostępnych na platformach publicznych. Może być również wykorzystywany do logowania do wybranych systemów, takich jak ePUAP, gov.pl, CEIDG czy eZUS.
Samo założenie profilu zaufanego następuje poprzez rządową stronę pz.gov.pl. Nie trzeba korzystać z płatnych usług prywatnych dostawców. Jeśli wybierzesz założenie profilu przez formularz online, konieczne będzie potwierdzenie tożsamości w punkcie potwierdzającym, np. w oddziale ZUS, urzędzie skarbowym, urzędzie gminy lub innym wskazanym miejscu. Podczas wizyty trzeba okazać ważny dokument tożsamości. Osobistej wizyty można uniknąć, zakładając profil zaufany przez bankowość elektroniczną jednego z banków udostępniających taką usługę. Profil zaufany jest ważny 3 lata, a przed upływem tego terminu można przedłużyć jego ważność.
Czym jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które są dołączone do dokumentu lub z nim powiązane i służą do jego podpisania. W zależności od rodzaju (zwykły, zaawansowany, kwalifikowany) różni się poziomem bezpieczeństwa i skutkami prawnymi. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS podpis elektroniczny jest szeroko stosowany zarówno w administracji publicznej, jak i w biznesie, np. przy zawieraniu umów.
Podpis niekwalifikowany służy m.in. do podpisywania umów cywilnoprawnych lub wewnętrznych dokumentów firmy. Istnieje także szczególna forma podpisu elektronicznego, a mianowicie kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest równoważny podpisowi odręcznemu. Jest to usługa, którą dostarczają kwalifikowani dostawcy podpisów elektronicznych wpisani na listę przygotowaną przez Narodowy Bank Polski. W przeciwieństwie do podpisu niekwalifikowanego kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny odręcznemu i jest wymagany w przypadku dokumentów, które muszą być podpisane w formie pisemnej, takich jak umowy o pracę, oferty przetargowe czy dokumenty urzędowe.
Profil zaufany a podpis elektroniczny – różnice
Zarówno profil zaufany, jak i podpis elektroniczny mają ułatwić dopełnienie konkretnych formalności i potwierdzić tożsamość osoby korzystającej z usługi. Są jednak między nimi bardzo ważne różnice. Przede wszystkim profil zaufany nie jest narzędziem komercyjnym. Można go założyć np. przez rządową stronę gov.pl lub bankowość elektroniczną i jest całkowicie bezpłatny. Wykorzystywany jest przede wszystkim do kontaktu z administracją publiczną oraz logowania i podpisywania dokumentów w systemach urzędowych.
Podpis elektroniczny nie jest tożsamy z profilem zaufanym. Może mieć różne formy, a w przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego wywołuje skutki prawne równoważne podpisowi własnoręcznemu. Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny? Kwalifikowany podpis elektroniczny należy wykupić u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania lub firm oferujących usługi zdalnego podpisywania dokumentów przy współpracy z kwalifikowanymi dostawcami. Inne rodzaje podpisów elektronicznych mogą być dostępne bezpłatnie lub odpłatnie – w zależności od wybranego rozwiązania i dostawcy.
FAQ – profil zaufany a podpis elektroniczny
Czy profil zaufany i podpis elektroniczny to to samo?
Nie. Profil zaufany i podpis elektroniczny służą do potwierdzania tożsamości i podpisywania dokumentów, ale różnią się zastosowaniem, poziomem bezpieczeństwa oraz skutkami prawnymi. Profil zaufany jest wykorzystywany głównie w kontaktach z administracją publiczną, natomiast podpis elektroniczny znajduje zastosowanie również w biznesie i obrocie cywilnoprawnym.
Do czego służy profil zaufany?
Profil zaufany służy przede wszystkim do załatwiania spraw urzędowych online, takich jak składanie wniosków, wysyłanie pism do urzędów czy korzystanie z usług dostępnych na platformach administracji publicznej, np. gov.pl, ePUAP, CEIDG lub eZUS.
Czy profil zaufany można wykorzystać do podpisywania umów?
Profil zaufany nie jest przeznaczony do podpisywania wszystkich rodzajów umów biznesowych. Jego głównym zastosowaniem są sprawy administracyjne. W przypadku umów i dokumentów wymagających szerszego zastosowania częściej wykorzystuje się podpis elektroniczny.
Czym różni się kwalifikowany podpis elektroniczny od zwykłego podpisu elektronicznego?
Kwalifikowany podpis elektroniczny zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa i zgodnie z przepisami eIDAS jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Zwykłe i zaawansowane podpisy elektroniczne mogą mieć inne zastosowania i zakres skutków prawnych.
Kiedy potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny?
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest wymagany w sytuacjach, gdy dokument musi mieć formę pisemną lub przepisy wymagają podpisu równoważnego podpisowi odręcznemu. Stosuje się go m.in. przy niektórych umowach, dokumentach urzędowych czy ofertach przetargowych
Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny?
Kwalifikowany podpis elektroniczny można uzyskać u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. Proces wymaga potwierdzenia tożsamości użytkownika, a następnie korzystania z wybranego rozwiązania do składania podpisów elektronicznych.
Czy korzystanie z profilu zaufanego jest płatne?
Nie. Profil zaufany jest bezpłatnym narzędziem udostępnianym przez administrację publiczną. Można go założyć m.in. przez stronę rządową lub bankowość elektroniczną jednego z obsługiwanych banków.
+48 61 415 29 00