Umowa o pracę – co warto wiedzieć przed podpisaniem?

Umowa o pracę – co warto wiedzieć przed jej podpisaniem? Informacji w tym temacie jest sporo, a część z nich związana jest z innowacjami coraz częściej wykorzystywanymi przez pracodawców. W dobie zaawansowanych technologii wiele procesów, które kiedyś wymagały fizycznej obecności i papierowej dokumentacji, przechodzi teraz na obieg cyfrowy. Jednym z takich procesów jest zawieranie umów o pracę za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dzięki temu rozwiązaniu pracodawcy i pracownicy mogą zaoszczędzić czas i zasoby. Sprawdź, czy umowa o pracę może być podpisana podpisem elektronicznym.

Czym jest umowa o pracę? 

Umowa o pracę jest jednym z kluczowych dokumentów w relacji między pracownikiem a pracodawcą. To formalny, pisemny dokument, który określa warunki zatrudnienia, prawa i obowiązki obu stron oraz wszelkie inne istotne aspekty związane z pracą. Jest to podstawowy instrument prawny regulujący stosunek pracy w większości krajów, w tym w Polsce. Jako elementy umowy o pracę należy wymienić:

• Strony umowy. Umowa o pracę zawierana jest pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. W dokumencie powinny być wymienione ich pełne dane, takie jak imię i nazwisko (lub nazwa firmy), miejsce zamieszkania (siedziby firmy), oraz numer PESEL (lub NIP, REGON, jeśli dotyczy firm).
• Opis stanowiska pracy. Umowa o pracę musi jasno określać, jakie stanowisko zajmuje pracownik oraz jakie są jego główne obowiązki i zakres odpowiedzialności. To ważne, aby uniknąć nieporozumień w przyszłości.
• Warunki wynagrodzenia. Umowa określa wysokość wynagrodzenia brutto, częstotliwość wypłaty (np. co miesiąc) oraz inne składniki wynagrodzenia, takie jak premie czy dodatki.
• Czas trwania umowy. Określa, czy umowa o pracę jest na czas określony (np. na 12 miesięcy) czy na czas nieokreślony (bezterminowa). Umowy na czas określony mogą być przedłużane.
• Godziny pracy. Umowa zawiera informacje na temat godzin pracy, czasu pracy (np. pełny etat lub niepełny etat) oraz dni pracy.
• Urlopy i zwolnienia. Reguluje, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi w ciągu roku oraz warunki i procedury zwolnień lekarskich.
• Klauzule dodatkowe. Umowa o pracę może zawierać inne klauzule, takie jak zakaz konkurencji, poufność informacji czy inne warunki specyficzne dla danego stanowiska lub branży.

Czy umowa o pracę może być podpisana podpisem elektronicznym?

Podpis elektroniczny jest coraz częściej stosowany w działach HR. Wykorzystuje technologie kryptograficzne w celu potwierdzenia tożsamości osoby podpisującej oraz zabezpieczenia integralności dokumentu. Istnieją różne rodzaje podpisów elektronicznych, a w przypadku umowy o pracę konieczne jest wykorzystanie podpisu kwalifikowanego, ponieważ tylko on jest równoznaczny z podpisem odręcznym. 

Zgodnie z art. 78[1] kodeksu cywilnego, oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Korzyści wynikające z wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego w umowach o pracę

Jest wiele korzyści wynikających z podpisania umowy o pracę kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jedną z nich jest oszczędność czasu. Zawarcie umowy o pracę za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest znacznie szybsze niż tradycyjna procedura, która wymaga drukowania, podpisywania ręcznie i dostarczania dokumentów. Umowa elektroniczna jest dostępna online, co ułatwia jej przechowywanie i dostępność dla obu stron. W celu sprawnego i szybkiego podpisania umowy o pracę online, można skorzystać np. z platformy SIGNIUS Professional. Ta aplikacja do podpisu elektronicznego jest prosta w użytkowaniu i można ją wykorzystywać do podpisywania różnych firmowych dokumentów, w tym właśnie o umów o pracę. Podpis kwalifikowany wydawany jest tutaj zdalnie, w oparciu o zdalną weryfikację tożsamości, np. w formie wideo rozmowy, każdej ze stron podpisujących.

Dzięki technologii kryptograficznej, długoterminowej walidacji podpisów, zgodności usługi z przepisami unijnymi oraz kwalifikowanemu znacznikowi czasu, który jest dodawany do każdego podpisywanego dokumentu, podpisanie umowy w ten sposób jest nie tylko szybkie, ale i bezpieczne. Umowa zawarta przy zastosowaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest prawnie wiążąca.

Umowa o pracę – co trzeba wiedzieć. Podsumowanie 

Umowa o pracę jest dokumentem prawnym, który określa prawa i obowiązki pracownika i pracodawcy. Niezależnie od tego, czy dokument ma formę tradycyjną, czy pisemną, przyszły pracownik musi zapoznać się z jej treścią przed podpisaniem. Złożenie na umowie o pracę kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest równoznaczne z zaakceptowaniem wszystkich warunków zawartych w dokumencie. Umowa o pracę zawarta w ten sposób  jest legalna i skuteczna.

Pracujesz w dziale HR i poszukujesz rozwiązania do zdalnego podpisywania dokumentów kadrowych, w  tym umów o pracę? Poznaj nasze rozwiązanie – platformę SIGNIUS Professional. Umów bezpłatne DEMO usługi i sprawdź, jak możesz ułatwić i przyspieszyć swoją pracę.