Umowa o pracę – co warto wiedzieć przed podpisaniem?

Umowa o pracę – co warto wiedzieć przed jej podpisaniem? Informacji w tym temacie jest sporo, a część z nich związana jest z innowacjami coraz częściej wykorzystywanymi przez pracodawców. W dobie zaawansowanych technologii wiele procesów, które kiedyś wymagały fizycznej obecności i papierowej dokumentacji, przechodzi teraz na obieg cyfrowy. Jednym z takich procesów jest zawieranie umów o pracę za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dzięki temu rozwiązaniu pracodawcy i pracownicy mogą zaoszczędzić czas i zasoby. Sprawdź, czy umowa o pracę może być podpisana podpisem elektronicznym.

Czym jest umowa o pracę? 

Umowa o pracę jest jednym z kluczowych dokumentów w relacji między pracownikiem a pracodawcą. To formalny, pisemny dokument, który określa warunki zatrudnienia, prawa i obowiązki obu stron oraz wszelkie inne istotne aspekty związane z pracą. Jest to podstawowy instrument prawny regulujący stosunek pracy w większości krajów, w tym w Polsce. Jako elementy umowy o pracę należy wymienić:

• Strony umowy. Umowa o pracę zawierana jest pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. W dokumencie powinny być wymienione ich pełne dane, takie jak imię i nazwisko (lub nazwa firmy), miejsce zamieszkania (siedziby firmy), oraz numer PESEL (lub NIP, REGON, jeśli dotyczy firm).
• Opis stanowiska pracy. Umowa o pracę musi jasno określać, jakie stanowisko zajmuje pracownik oraz jakie są jego główne obowiązki i zakres odpowiedzialności. To ważne, aby uniknąć nieporozumień w przyszłości.
• Warunki wynagrodzenia. Umowa określa wysokość wynagrodzenia brutto, częstotliwość wypłaty (np. co miesiąc) oraz inne składniki wynagrodzenia, takie jak premie czy dodatki.
• Czas trwania umowy. Określa, czy umowa o pracę jest na czas określony (np. na 12 miesięcy) czy na czas nieokreślony (bezterminowa). Umowy na czas określony mogą być przedłużane.
• Godziny pracy. Umowa zawiera informacje na temat godzin pracy, czasu pracy (np. pełny etat lub niepełny etat) oraz dni pracy.
• Urlopy i zwolnienia. Reguluje, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi w ciągu roku oraz warunki i procedury zwolnień lekarskich.
• Klauzule dodatkowe. Umowa o pracę może zawierać inne klauzule, takie jak zakaz konkurencji, poufność informacji czy inne warunki specyficzne dla danego stanowiska lub branży.

Czy umowa o pracę może być podpisana podpisem elektronicznym?

Podpis elektroniczny jest coraz częściej stosowany w działach HR. Wykorzystuje technologie kryptograficzne w celu potwierdzenia tożsamości osoby podpisującej oraz zabezpieczenia integralności dokumentu. Istnieją różne rodzaje podpisów elektronicznych, a w przypadku umowy o pracę konieczne jest wykorzystanie podpisu kwalifikowanego, ponieważ tylko on jest równoznaczny z podpisem odręcznym. 

Zgodnie z art. 78[1] kodeksu cywilnego, oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Korzyści wynikające z wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego w umowach o pracę

Jest wiele korzyści wynikających z podpisania umowy o pracę kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jedną z nich jest oszczędność czasu. Zawarcie umowy o pracę za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest znacznie szybsze niż tradycyjna procedura, która wymaga drukowania, podpisywania ręcznie i dostarczania dokumentów. Umowa elektroniczna jest dostępna online, co ułatwia jej przechowywanie i dostępność dla obu stron. W celu sprawnego i szybkiego podpisania umowy o pracę online, można skorzystać np. z platformy SIGNIUS Professional. Ta aplikacja do podpisu elektronicznego jest prosta w użytkowaniu i można ją wykorzystywać do podpisywania różnych firmowych dokumentów, w tym właśnie o umów o pracę. Podpis kwalifikowany wydawany jest tutaj zdalnie, w oparciu o zdalną weryfikację tożsamości, np. w formie wideo rozmowy, każdej ze stron podpisujących.

Dzięki technologii kryptograficznej, długoterminowej walidacji podpisów, zgodności usługi z przepisami unijnymi oraz kwalifikowanemu znacznikowi czasu, który jest dodawany do każdego podpisywanego dokumentu, podpisanie umowy w ten sposób jest nie tylko szybkie, ale i bezpieczne. Umowa zawarta przy zastosowaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest prawnie wiążąca.

Umowa o pracę – co trzeba wiedzieć. Podsumowanie 

Umowa o pracę jest dokumentem prawnym, który określa prawa i obowiązki pracownika i pracodawcy. Niezależnie od tego, czy dokument ma formę tradycyjną, czy pisemną, przyszły pracownik musi zapoznać się z jej treścią przed podpisaniem. Złożenie na umowie o pracę kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest równoznaczne z zaakceptowaniem wszystkich warunków zawartych w dokumencie. Umowa o pracę zawarta w ten sposób  jest legalna i skuteczna.

Pracujesz w dziale HR i poszukujesz rozwiązania do zdalnego podpisywania dokumentów kadrowych, w  tym umów o pracę? Poznaj nasze rozwiązanie – platformę SIGNIUS Professional. Umów bezpłatne DEMO usługi i sprawdź, jak możesz ułatwić i przyspieszyć swoją pracę.

Zachęcamy do zapoznania się z naszymi usługami: podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna, weryfikacja tożsamości online, znacznik czasu, podpis kwalifikowany.

Sprawdź nasze produkty również dla innych branży:

• Podpis elektroniczny dla bankowości
• Podpis elektroniczny dla HR
• Podpis elektroniczny dla ubezpieczeń
• Podpis elektroniczny dla małych i średnich przedsiębiorstw
• Podpis elektroniczny dla telekomunikacji
• Podpis elektroniczny dla retail
• Podpis elektroniczny dla opieki medycznej
• Podpis elektroniczny dla nieruchomości

FAQ – Umowa o pracę – co warto wiedzieć przed podpisaniem?

1. Czym jest umowa o pracę?

Umowa o pracę to formalny dokument, który reguluje stosunek pracy między pracodawcą a pracownikiem. Określa m.in. warunki zatrudnienia, wynagrodzenie, godziny pracy oraz inne prawa i obowiązki obu stron. Jest to podstawowy dokument prawny regulujący pracę w Polsce i wielu innych krajach.

2. Jakie informacje zawiera umowa o pracę?

Umowa o pracę powinna zawierać takie informacje jak:

• Strony umowy (pracodawca i pracownik),
• Opis stanowiska pracy i obowiązków,
• Warunki wynagrodzenia i składników dodatkowych,
• Okres trwania umowy (na czas określony lub nieokreślony),
• Godziny pracy oraz dni pracy,
• Urlopy i zwolnienia,
• Dodatkowe klauzule, np. zakaz konkurencji.

3. Czy umowa o pracę może być podpisana podpisem elektronicznym?

Tak, umowa o pracę może być podpisana podpisem elektronicznym, pod warunkiem, że jest to podpis kwalifikowany. Zgodnie z polskim prawem, podpis kwalifikowany jest równoważny z podpisem odręcznym i stanowi pełnoprawny sposób składania oświadczeń woli w formie elektronicznej.

4. Co to jest kwalifikowany podpis elektroniczny?

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest podpisem, który opiera się na technologii kryptograficznej i spełnia wysokie standardy bezpieczeństwa. Jest równoważny z podpisem odręcznym i stosowany w umowach, które wymagają pełnej wiarygodności i legalności, takich jak umowy o pracę.

5. Jakie korzyści daje wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego w umowie o pracę?

Podpisywanie umowy o pracę podpisem elektronicznym pozwala zaoszczędzić czas i zasoby. Proces podpisania dokumentu jest znacznie szybszy niż tradycyjna procedura, a dokumenty są łatwiejsze do przechowywania i dostępne online. Dodatkowo, podpis kwalifikowany zapewnia pełne bezpieczeństwo i zgodność z przepisami prawnymi.

6. Jakie są zalety korzystania z platformy SIGNIUS do podpisywania umów o pracę?

Platforma SIGNIUS umożliwia szybkie, bezpieczne i zdalne podpisywanie umów o pracę. Dzięki zdalnej weryfikacji tożsamości (np. przez wideorozmowę) oraz wykorzystaniu technologii kryptograficznej, proces jest zarówno szybki, jak i bezpieczny. Dodatkowo, dokumenty są zgodne z unijnymi przepisami oraz posiadają kwalifikowany znacznik czasu.

7. Czy umowa podpisana podpisem elektronicznym jest prawnie wiążąca?

Tak, umowa o pracę podpisana podpisem kwalifikowanym jest w pełni prawnie wiążąca. Podpis elektroniczny gwarantuje integralność dokumentu oraz potwierdza tożsamość stron, co sprawia, że umowa jest legalna i skuteczna.

8. Jakie są wymagania prawne dotyczące podpisania umowy o pracę elektronicznie?

Zgodnie z art. 78[1] kodeksu cywilnego, oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej (opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym) jest równoważne z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej. Oznacza to, że umowa o pracę podpisana w formie elektronicznej ma taką samą moc prawną jak tradycyjna umowa podpisana ręcznie.

9. Czy platforma SIGNIUS jest łatwa w użyciu?

Tak, platforma SIGNIUS jest zaprojektowana z myślą o prostocie i intuicyjności. Użytkownicy mogą łatwo i szybko podpisywać dokumenty, a cały proces jest przejrzysty i bezproblemowy. Dzięki zdalnej weryfikacji tożsamości oraz wsparciu technicznemu, platforma jest dostępna dla każdego, kto potrzebuje efektywnego rozwiązania do podpisywania umów online.

10. Czy platforma SIGNIUS umożliwia integrację z innymi systemami HR?

Tak, platforma SIGNIUS może być zintegrowana z systemami HR, umożliwiając automatyczne podpisywanie dokumentów kadrowych, w tym umów o pracę, w ramach istniejącej infrastruktury firmy. Integracja z innymi systemami, takimi jak CRM czy DMS, sprawia, że proces podpisywania dokumentów jest częścią codziennych operacji biznesowych.