Podpis elektroniczny na umowie zlecenie? Zdecydowanie tak!

Postępująca cyfryzacja procesów biznesowych sprawia, że coraz więcej formalności realizowanych jest dziś online. Podpis elektroniczny a umowa zlecenie to zagadnienie, które coraz wyraźniej wpisuje się w realia współczesnego biznesu i staje się elementem nowoczesnego obiegu dokumentów w firmach oraz instytucjach współpracujących ze zleceniobiorcami. Tradycyjny model podpisywania dokumentów w formie papierowej jest stopniowo zastępowany rozwiązaniami umożliwiającymi szybkie i bezpieczne zawieranie umów na odległość. Jakie korzyści niesie podpis elektroniczny na umowie zlecenie i kiedy warto z niego skorzystać? Przyjrzyjmy się temu zagadnieniu bliżej.

W tym artykule znajdziesz:

• Czym jest umowa zlecenie?
• Podpis elektroniczny na umowie zlecenie – czy można zdalnie zawrzeć umowę?
• Podpis elektroniczny a umowa zlecenie – podsumowanie
• FAQ: podpis elektroniczny na umowie zlecenie
• Czy podpis elektroniczny ma moc prawną przy umowie zlecenia?
• Jakie rodzaje podpisów elektronicznych są stosowane przy umowach zlecenie?
• Czy muszę mieć specjalne oprogramowanie, aby podpisać umowę zlecenie online?
• Czy podpis elektroniczny na umowie zlecenie ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny?
• Jakie korzyści płyną z podpisania umowy zlecenie elektronicznie?

Czym jest umowa zlecenie?

Umowa zlecenie to rodzaj umowy cywilnoprawnej opisanej w Kodeksie cywilnym. Dokument określa konkretną czynność lub usługę, która ma zostać wykonana przez zleceniobiorcę na rzecz zleceniodawcy. Przykłady takich umów mogą obejmować umowy o naprawę samochodu, umowy o projektowanie stron internetowych, czy umowy o dostarczenie innej określonej usługi lub określonego towaru. Strony umowy mogą elastycznie ustalić zakres obowiązków, sposób realizacji zlecenia oraz zasady wynagrodzenia, dostosowując współpracę do charakteru wykonywanych czynności.

Warto zaznaczyć, że umowa zlecenie różni się od umowy o pracę głównie tym, że nie tworzy ona stosunku pracy między stronami. Zleceniobiorca nie jest pracownikiem zleceniodawcy, a zlecenie nie obejmuje typowych elementów stosunku pracy, takich jak określone godziny pracy czy prawo do urlopu. Umowa zlecenie może mieć określony lub nieokreślony czas trwania, w zależności od ustaleń między stronami. Warunki umowy, takie jak terminy płatności czy kary umowne, również mogą być precyzyjnie określone w umowie. Coraz częściej w tym kontekście porusza się również temat podpisu elektronicznego przy umowie zlecenia, ponieważ nowoczesne narzędzia umożliwiają zawarcie kontraktu bez konieczności osobistego spotkania stron.

Podpis elektroniczny na umowie zlecenie – czy można zdalnie zawrzeć umowę?

Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego umowa zlecenie nie wymaga co do zasady zachowania konkretnej formy, dlatego może zostać zawarta zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku umów obejmujących przeniesienie praw autorskich, gdzie przepisy wymagają zachowania formy pisemnej. W takiej sytuacji możliwe jest wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. Z tego względu, podobnie jak przy zawieraniu umów o pracę, coraz więcej firm wykorzystuje kwalifikowany podpis elektroniczny, aby usprawnić proces podpisywania dokumentów przy jednoczesnym zachowaniu wymaganej formy prawnej.

Po uzgodnieniu warunków współpracy dokumenty są przekazywane przyszłemu zleceniobiorcy do podpisu. Coraz więcej firm korzysta w tym celu z rozwiązań online, czyli platform umożliwiających zdalne podpisywanie dokumentów. Program do podpisów elektronicznych pozwala przesłać umowę w formie cyfrowej, umożliwia złożenie podpisu elektronicznego przez obie strony umowy – zleceniodawcę i zleceniobiorcę – a także przeprowadzenie zdalnej weryfikacji tożsamości nowego współpracownika. Dzięki temu umowa może zostać zawarta szybko i w pełni zdalnie, bez konieczności osobistego spotkania. Podpis elektroniczny na umowie zlecenie ułatwia również jej późniejszą archiwizację, np. w e-teczkach zleceniobiorców, a także usprawnia dostęp do dokumentacji w przypadku sporów.

Z perspektywy zleceniodawcy ważne jest, aby wybrany system do składania podpisów elektronicznych jednocześnie przeprowadzał natychmiastową i zdalną weryfikację tożsamości zleceniobiorcy, potwierdzając, że osoba podpisująca umowę jest tą, za którą się podaje. Potwierdzenie tożsamości na platformie SIGNIUS jest realizowane poprzez samodzielną, zautomatyzowaną weryfikację tożsamości AutoIdent. Kolejną istotną kwestią dla zleceniodawców, jest możliwość opłacenia przez zleceniodawców kosztów podpisywania dokumentów przez ich zleceniobiorców, tak by nie ponosili oni żadnych kosztów z tym związanych. Taką możliwość oferuje platforma SIGNIUS.

Tak jak pisaliśmy powyżej, gdy umowa zlecenie dotyczy także przeniesienia praw autorskich, zgodnie z prawem musi być zawarta na piśmie – w tym przypadku można więc wykorzystać podpis kwalifikowany ze znacznikiem czasu, który jest równoważny z podpisem odręcznym. Wybierając rozwiązanie do podpisywania dokumentów online, warto więc upewnić się, czy wydawanie podpisów kwalifikowanych odbywa się zdalnie i w czasie rzeczywistym, a także czy wydawane są także jednorazowe podpisy kwalifikowane. One bowiem są zwykle wykorzystywane przez zleceniobiorców właśnie do podpisania umowy zlecenie z przeniesieniem praw autorskich oraz umowy o pracę.

Podpis elektroniczny a umowa zlecenie – podsumowanie

Podpis elektroniczny na umowie zlecenie jest praktycznym i coraz bardziej powszechnym narzędziem do podpisywania dokumentów i zawierania różnego rodzaju umów, w tym umów zlecenia. Dla firm wdrażających elektroniczny obieg dokumentów kluczową rolę odgrywa więc wybór odpowiedniego dostawcy rozwiązania. Innowacyjne aplikacje do zawierania umów online sprawiają, że praca działu HR jest znacznie przyspieszona i ułatwiona. Usprawnienia dotyczą również archiwizacji dokumentów. Takie rozwiązanie sprawdzi się zarówno w agencjach rekrutacyjnych, średniej wielkości firmach, jak i dużych korporacjach, które zatrudniają wielu zleceniobiorców oraz regularnie przyjmują nowych.

Zachęcamy do zapoznania się z naszymi usługami. Z nami podpisywanie dokumentów staje się szybkie, bezpieczne i w pełni dostosowane do potrzeb nowoczesnego obiegu dokumentów w firmie. Oferujemy również pieczęć elektroniczną, która umożliwia sprawne i wiarygodne potwierdzanie dokumentów firmowych w procesach biznesowych realizowanych online. Jeśli chciałbyś/chciałabyś zobaczyć, jak działa platforma SIGNIUS, zapraszamy do zamówienia bezpłatnego demo usługi w zakładce KONTAKT.

FAQ: podpis elektroniczny na umowie zlecenie

Czy podpis elektroniczny ma moc prawną przy umowie zlecenia?

Tak, umowę zlecenia można skutecznie podpisać podpisem elektronicznym, ponieważ prawo dopuszcza zawieranie takich umów w formie elektronicznej. W praktyce oznacza to, że dokument podpisany podpisem elektronicznym wywołuje takie same skutki prawne jak umowa zawarta na papierze. W przypadku umów wymagających formy pisemnej, np. przy przeniesieniu praw autorskich, konieczne jest użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Jakie rodzaje podpisów elektronicznych są stosowane przy umowach zlecenie?

Przy umowach zlecenie można stosować różne rodzaje podpisów elektronicznych, w zależności od sytuacji i wymogów formalnych. Najczęściej wykorzystuje się podpis zaawansowany, który pozwala na bezpieczne i wygodne podpisywanie dokumentów online, zapewniając jednocześnie integralność podpisanego dokumentu. W sytuacjach wymagających zachowania formy pisemnej (czyli np. przy umowach zlecenia z przeniesieniem praw autorskich) stosuje się podpis kwalifikowany, który prawnie jest równoważny podpisowi własnoręcznemu i posiada certyfikat wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania.

Czy muszę mieć specjalne oprogramowanie, aby podpisać umowę zlecenie online?

Do podpisania umowy zlecenia online nie zawsze potrzebne jest instalowanie specjalnego programu na komputerze. W praktyce większość firm korzysta z platform działających w przeglądarce internetowej, które prowadzą użytkownika krok po kroku przez proces podpisania dokumentu. Wystarczy dostęp do internetu i urządzenie mobilne lub komputer. System umożliwia zdalne potwierdzenie tożsamości oraz zapisanie dokumentu w formie elektronicznej.

Czy podpis elektroniczny na umowie zlecenie ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny?

Podpis elektroniczny może wywoływać takie same skutki prawne jak podpis własnoręczny, pod warunkiem że spełnia wymagania określone w przepisach prawa. Pełną równoważność z podpisem odręcznym zapewnia kwalifikowany podpis elektroniczny, uznawany na terenie całej Unii Europejskiej. W przypadku standardowej umowy zlecenie, która co do zasady nie wymaga zachowania formy pisemnej, co do zasady wystarczające jest zastosowanie podpisu elektronicznego w formie zaawansowanej. Natomiast gdy umowa zawiera zapisy wymagające formy pisemnej, konieczne jest użycie podpisu kwalifikowanego.

Jakie korzyści płyną z podpisania umowy zlecenie elektronicznie?

Podpisanie umowy zlecenie w formie elektronicznej pozwala znacząco skrócić czas zawarcia umowy i uprościć proces rozpoczęcia współpracy. Strony nie muszą spotykać się osobiście ani wysyłać dokumentów pocztą, co ogranicza koszty i formalności. Dokumenty są od razu dostępne w wersji cyfrowej, łatwe do archiwizacji i wyszukania w przyszłości, co usprawnia pracę działów HR oraz administracji firmowej.