Podpis elektroniczny na umowie zlecenie? Zdecydowanie tak!

W dobie cyfryzacji życia codziennego wiele procesów przenosi się do świata online. Dotyczy to także  różnego rodzaju umów i dokumentów, w tym umów zlecenia. Tradycyjnie umowy zlecenia zawierane były w formie papierowej, a podpisy na nich musiały być ręczne. Jednak coraz częściej zawiera się umowy zlecenia za pomocą podpisu elektronicznego. Czy to dobre rozwiązanie? Jakie są jego zalety? Przyjrzyjmy się temu zagadnieniu bliżej.

Czym jest umowa zlecenie?

Umowa zlecenie to rodzaj umowy cywilnoprawnej opisanej w Kodeksie cywilnym. Dokument określa konkretną pracę lub usługę, która ma zostać wykonana przez zleceniobiorcę na rzecz zleceniodawcy. Przykłady takich umów mogą obejmować umowy o naprawę samochodu, umowy o projektowanie stron internetowych, czy umowy o dostarczenie innej określonej usługi lub określonego towaru.

Warto zaznaczyć, że umowa zlecenie różni się od umowy o pracę, ponieważ nie tworzy ona stosunku pracy między stronami. Zleceniobiorca nie jest pracownikiem zleceniodawcy, a zlecenie nie obejmuje typowych elementów stosunku pracy, takich jak określone godziny pracy czy prawo do urlopu. Umowa zlecenie może mieć określony lub nieokreślony czas trwania, w zależności od ustaleń między stronami. Warunki umowy, takie jak terminy płatności czy kary umowne, również mogą być precyzyjnie określone w umowie.

Ten rodzaj umowy jest powszechnie stosowany nie tylko przy jednorazowym zleceniu. Wiele firm oferuje kandydatom podpisanie właśnie takiej umowy – zarówno na czas określony, jak i nieokreślony. Jest to  bardzo często stosowana forma umowy.  Cały proces rekrutacyjny, łącznie z ostatecznym podpisaniem umowy zlecenie, warto zatem przyspieszyć za pomocą aplikacji do podpisu elektronicznego.

Czy umowę zlecenie można podpisać podpisem elektronicznym?

Zgodnie z Kodeksem cywilnym umowa zlecenie może mieć formę pisemną lub elektroniczną. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy umowa zawiera przeniesienie praw autorskich. W takim wypadku konieczna jest pisemna forma – można wówczas skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który jest równoważny z podpisem odręcznym. W związku z tym, podobnie jak w przypadku umowy o pracę, coraz więcej dużych firm, wykorzystuje do tego celu podpis elektroniczny (w tym podpis kwalifikowany – w zależności od formy w jakiej umowa musi być zawarta).

Po uzgodnieniu warunków umowy z kandydatem następuje przesłanie dokumentów do nowo zatrudnionej osoby. Coraz częściej firmy korzystają z rozwiązań online – platform do zdalnego podpisywania dokumentów. Program do podpisów elektronicznych umożliwia przesłanie do kandydata umowy online, złożenie podpisu elektronicznego przez obie strony umowy (pracodawcę i kandydata), jak również zdalną weryfikację tożsamości nowego pracownika. W tej sytuacji umowa zostaje zawarta online, niemal natychmiast i w pełni zdalnie. Ułatwia to także jej późniejszą archiwizację przez firmę, np. w e-teczkach pracowników. Przechowywanie umów w formie elektronicznej upraszcza z kolei np. dostęp do nich w przyszłości w przypadku sporów lub potrzeby sprawdzenia warunków umowy. Minimalizuje też koszty archiwizacji.

Z perspektywy pracodawcy ważne jest, aby wybrany system do składania podpisów elektronicznych jednocześnie przeprowadzał natychmiastową i zdalną weryfikację tożsamości pracownika, potwierdzając, że osoba podpisująca umowę jest tą, za którą się podaje. Weryfikacja tożsamości może być realizowana poprzez różne metody, np. przesyłanie kodów uwierzytelniających na numer telefonu komórkowego, wideorozmowę, czy też weryfikację bankową. 

Kolejną istotną kwestią dla pracodawców w kontekście zdalnego zawierania umów, jest możliwość opłacenia przez pracodawcę kosztów podpisywania dokumentów przez ich pracowników, tak by nowo zatrudniane osoby nie ponosiły żadnych kosztów z tym związanych. Taką możliwość oferuje Panel Klienta Biznesowego na platformie SIGNIUS. 

Tak jak pisaliśmy powyżej, gdy umowa zlecenie dotyczy także przeniesienia praw autorskich, zgodnie z prawem musi być zawarta na piśmie – w tym przypadku można więc wykorzystać podpis kwalifikowany, który jest równoważny z podpisem odręcznym. Wybierając rozwiązanie do podpisywania dokumentów online, warto więc upewnić się, czy wydawanie podpisów kwalifikowanych odbywa się zdalnie i w czasie rzeczywistym, a także czy wydawane są także jednorazowe podpisy kwalifikowane. One bowiem są zwykle wykorzystywane przez pracownika właśnie do podpisania umowy zlecenie z przeniesieniem praw autorskich oraz umowy o pracę.

Umowa zlecenie a podpis elektroniczny – podsumowanie

Podpis elektroniczny jest praktycznym i coraz bardziej powszechnym narzędziem do podpisywania dokumentów i zawierania różnego rodzaju umów, w tym  umów zlecenia. Dla firm wdrażających elektroniczny obieg dokumentów, kluczową rolę odgrywa wybór odpowiedniego  dostawcy rozwiązania. 

Innowacyjne aplikacje do zawierania umów online sprawiają, że praca działu HR jest znacznie przyspieszona i ułatwiona. Usprawnienia dotyczą również archiwizacji dokumentów. Takie rozwiązanie sprawdzą się zarówno  w agencjach rekrutacyjnych, średniej wielkości firmach, jak i dużych korporacjach, które zatrudniają wielu pracowników oraz regularnie przyjmują nowych.

Jeśli temat podpisów elektronicznych w branży HR Was zainteresował, zachęcamy do sięgnięcia po więcej informacji na ten temat w linku: Podpis elektroniczny dla branży HR.

Jeśli chciałbyś/chciałabyś zobaczyć, jak działa platforma SIGNIUS, zapraszamy do zamówienia bezpłatnego demo usługi w zakładce KONTAKT.