Umowa najmu a podpis elektroniczny – co musisz wiedzieć?

Umowa najmu mieszkania powinna zawierać trzy kluczowe elementy: oznaczenie stron umowy, przedmiot umowy i czynsz najmu. Oczywiście to nie jedyne kwestie, jakie należy w niej zawrzeć. Konieczne są również informacje na temat okresu najmu, wypowiedzenia umowy czy kaucji. Choć przepisy mówią, że umowa nie zawsze musi być sporządzona na piśmie, w praktyce jednak dobrze mieć zapisane prawa i obowiązki wynikające z najmu i podpisać je. Tu rodzą się pytania: jak podpisać umowę najmu mieszkania, jeśli jest zawierana zdalnie? Czy można podpisać taką umowę profilem zaufanym? Postaramy się odpowiedzieć na to pytanie.

Umowa najmu mieszkania od strony prawnej

Jak podaje art. 660 Kodeksu cywilnego, umowa najmu lokalu, która jest zawierana na dłużej niż dwanaście miesięcy, powinna być zawarta albo w formie papierowej, albo w postaci elektronicznej, z zastosowaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który jest równoznaczny z podpisem odręcznym. Podpis kwalifikowany można uzyskać zdanie, w kilka minut na platformie SIGNIUS. Niezachowanie tej formy spowoduje, że umowa zostanie zawarta na czas nieoznaczony.

Jeśli lokal jest wynajmowany na okres krótszy niż rok, forma zawarcia umowy może być dowolna. Kodeks cywilny wyróżnia sześć dostępnych form czynności prawnych, które mogą być zastosowane w takim przypadku: akt notarialny, umowa z podpisami poświadczonymi notarialnie, forma pisemna, forma pisemna z datą pewną, forma dokumentowa i forma elektroniczna. Najszybszą i najwygodniejszą formą będzie zawarcie takiej umowy zdalnie, dowolnym rodzajem podpisu elektronicznego (np. podpisem zaawansowanym), który można złożyć na platformie SIGNIUS – nawet w 1 minutę.

Czy umowę najmu można podpisać profilem zaufanym?

Profil zaufany może być użyty do podpisywania umów cywilnoprawnych, takich jak umowa najmu, jeśli obie strony zaakceptują tę formę. Jednak profil zaufany nie spełnia wymogu podpisu kwalifikowanego, który jest równoważny z podpisem odręcznym (pisemnym), wymaganym do zachowania formy pisemnej.

• Jeżeli umowa najmu nie wymaga formy pisemnej (np. nie jest umową najmu na okres dłuższy niż rok, która podlega rygorowi art. 660 k.c.), profil zaufany będzie wystarczający.
• Jeżeli wymagana jest forma pisemna (np. umowa najmu nieruchomości na czas dłuższy niż rok), wtedy do zachowania tej formy konieczny jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Jak podpisać umowę najmu podpisem elektronicznym?

Jeśli planujesz zawrzeć umowę najmu elektronicznie, wybierz sposób, który odpowiada okresowi, na jaki zawierana jest umowa. Warto wiedzieć, że nie każdy podpis elektroniczny jest taki sam. Dla umów, które muszą być zawarte na piśmie, czyli na dłużej niż rok, konieczne jest zastosowanie podpisu kwalifikowanego. Może on być stosowany do każdej formy zawierania umów, również pisemnej. W sytuacji, kiedy umowa podpisywana jest na mniej niż rok, wystarczy użyć podpisu zaawansowanego. Umożliwia on zawarcie umowy w formie dokumentowej, która jest w tym przypadku wystarczająca.

Wypowiedzenie umowy najmu – czy jest możliwe w formie elektronicznej?

Aby wypowiedzenie umowy najmu było skuteczne, musi być dostarczone na piśmie i podpisane przez obie strony. Można to zrobić w formie elektronicznej, jeśli każda ze stron, czyli właściciel i najemca lokalu, mają do dyspozycji podpis kwalifikowany. Na szczęście na jego wyrobienie nie trzeba długo czekać. Na platformie SIGNIUS można wyrobić kwalifikowany podpis elektroniczny całkowicie zdalnie, w ciągu 10 minut. To duże ułatwienie np. w sytuacji, kiedy najemca i właściciel lokalu mieszkają w różnych miastach. Co ważne – żeby wypowiedzenie umowy nabrało mocy prawnej, dokument z taką informacją musi mieć status pisma doręczonego.

Podsumowanie

Wiedza o tym, jak podpisać dokument podpisem elektronicznym, okazuje się przydatna w wielu dziedzinach życia. Coraz więcej czynności prawnych jesteśmy w stanie wykonywać zdalnie, a umożliwiają to nowoczesne narzędzia, takie jak np. aplikacja do podpisu elektronicznego. To rozwiązanie szczególnie przydatne dla wynajmujących, którzy zarządzają wieloma nieruchomościami w różnych miejscach. W SIGNIUS oferujemy wygodne rozwiązania do podpisywania umów dla osób prywatnych i przedsiębiorstw. Nasze usługi są w pełni bezpieczne i zgodne z przepisami unijnymi.

Z platformy można łatwo i szybko korzystać samodzielnie – wystarczy założyć bezpłatne konto i wykupić wybrany pakiet podpisów. Co więcej, na start każda osoba otrzymuje pakiet 10 podpisów zaawansowanych do wykorzystania bezpłatnie, a dokument można podpisać i wysłać do podpisu już w 1 minutę.

Firmy planujące wdrożyć rozwiązanie do elektronicznego podpisywania dokumentów zapraszamy na bezpłatną konsultację i prezentację możliwości, jakie dostarcza rozwiązanie SIGNIUS dla biznesu.