Kwalifikowana pieczęć elektroniczna dla firm i organizacji – najczęstsze zastosowania i kluczowe korzyści

Zastanawiasz się, czym dokładnie jest pieczęć elektroniczna i jakie korzyści może przynieść Twojej firmie jej zastosowanie? Zacznijmy od tego, że istnieją dwa rodzaje elektronicznej pieczęci – kwalifikowana i zaawansowana. W tym artykule przedstawimy najczęstsze zastosowania i kluczowe korzyści jednej z nich – kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – co to jest?

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnej pieczątki firmowej. Zawiera dane identyfikacyjne firmy m.in. nazwę, adres, numer NIP i KRS. Jest to narzędzie cyfrowe potwierdzające autentyczność i integralność dokumentów. Co to oznacza w praktyce? Otóż pieczęć kwalifikowana umożliwia obieg dokumentów elektronicznych poprzez zapewnienie, że pochodzą one od danej firmy i ich zawartość nie uległa zmianom ani modyfikacjom. Rola pieczęci została szczegółowo opisana m.in. w unijnym rozporządzeniu eIDAS. Pieczęć elektroniczna jest zgodnie z eIDAS i akceptowana na terenie całej UE.

Elektroniczna pieczęć kwalifikowana a zaawansowana

Elektroniczna pieczęć kwalifikowana spełnia wszystkie warunki zaawansowanej pieczęci elektronicznej. Dodatkowo opiera się na kwalifikowanym certyfikacie i jest składana za pomocą kwalifikowanego urządzenia. Kwalifikowany certyfikat może być wydany tylko i wyłącznie przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania.

Do jakich dokumentów można zastosować kwalifikowaną pieczęć elektroniczną?

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna potwierdza autentyczność opieczętowanego dokumentu i integralność danych, a także zabezpiecza przed sfałszowaniem różnego rodzaju dokumentów, mogą to być m.in.:

• faktury elektroniczne
• oferty handlowe
• potwierdzenia zamówień i dostaw towaru
• dokumenty prawne
• oficjalna korespondencja firmowa
• regulaminy, tabele opłat i prowizji
• certyfikaty, świadectwa i zawiadomienia urzędowe

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna może służyć również do zabezpieczania wewnątrzfirmowych dokumentów takich jak np.:

• sprawozdania finansowe
• decyzje wewnętrzne
• zaświadczenia o zarobkach
• zarządzenia i statusy
• akta pracownicze
• dokumenty strategiczne firmy

Jakie korzyści przynosi firmom, instytucjom i organizacjom stosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej?

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna usprawnia obieg dokumentów. Istnieją także rozwiązania pozwalające na masowe pieczętowanie dokumentów – nawet do 30 milionów na godzinę. Jednym z takich rozwiązań jest oferowane przez SIGNIUS rozwiązanie do masowego automatycznego pieczętowania dokumentów kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną – SIGNIUS Seal. Jest to kompletne rozwiązanie, które oferujemy firmom, instytucjom publicznym i organizacjom. Pozwala na automatyzację procesów, gwarantuje autentyczność, poprawność i integralność dokumentów w relacjach B2B i B2C. Oferujemy instalację oraz integrację usługi w wewnętrznym środowisku cyfrowym firmy. Rozwiązanie składa się między innymi z serwera pieczętującego, pieczęci elektronicznej oraz certyfikowanego urządzenia do generowania kwalifikowanych pieczęci elektronicznych (tzw. QSCD).

Decydując się na wdrożenie elektronicznej pieczęci kwalifikowanej z SIGNIUS:

• zoptymalizujesz obieg dokumentów
• masowo opieczętujesz miliony dokumentów
• zabezpieczysz dokumenty przed sfałszowaniem
• zapewnisz autentyczność i integralność dokumentów
• zautomatyzujesz i usprawnisz procesy wewnętrzne
• otrzymasz pełne wsparcie naszego zespołu na każdym etapie współpracy

Dla kogo jest i jak działa pieczęć kwalifikowana SIGNIUS Seal?

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna SIGNIUS Seal to kompletne rozwiązanie, dzięki któremu możliwe jest cyfrowe pieczętowanie nawet milionów dokumentów na raz. Jest to usługa, z której korzystają najczęściej placówki edukacyjne, zakłady opieki zdrowotnej, administracja państwowa, przedsiębiorstwa z sektora finansów i ubezpieczeń. Oferowane przez nas rozwiązanie jest w pełni bezpieczne i zgodne z rozporządzeniem unijnym eIDAS.

Na pakiet SIGNIUS Seal składa się: serwer pieczętujący, certyfikowane urządzenie do generowania kwalifikowanych pieczęci elektronicznych (QSCD), QSeal, usługa znakowania czasem (Time Stamping) oraz integracja i instalacja. Przeprowadzamy szkolenia wprowadzające oraz zapewniamy konserwację i wsparcie na każdym etapie użytkowania.

Oprócz kwalifikowanej pieczęci elektronicznej oferujemy inne, komplementarne rozwiązania, wśród których znajduje się m.in. aplikacja do podpisu elektronicznego umożliwiająca podpisywanie dokumentów za pomocą urządzeń mobilnych lub komputerów.

Chcesz usprawnić proces pieczętowania dokumentów? Umów się na bezpłatną konsultację biznesową. Porozmawiajmy o nowych możliwościach dla Twojej firmy.