Na co zwracać uwagę wybierając dostawcę podpisów elektronicznych dla swojej firmy?

Jak wybrać podpis elektroniczny? Podjęcie decyzji o wdrożeniu e-podpisu wydaje się dużo prostsze, niż wybór konkretnego rozwiązania, a dokładnie jego dostawcy. Dlatego w tym artykule przyjrzymy się kluczowym kryteriom, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy podpisu elektronicznego. Omówimy aspekty, które zwykle są mniej eksponowane w ofertach dostawców, ale mają duży wpływ na wygodę użytkowania, prostotę wdrożenia, możliwości dopasowania rozwiązania do potrzeb swojej organizacji, czy też faktyczne koszty . 

O co powinien zadbać dostawca podpisu elektronicznego? 

Na rynku można znaleźć oferty wielu firm, które oferują różne rodzaje e-podpisów, w tym kwalifikowany podpis elektroniczny. Na pierwszy rzut ich oferty wyglądają dość podobnie. Jeśli jednak przyjrzymy się dokładniej, wychodzą na jaw różnice, które mogą przesądzić o tym, czy korzystanie z nowego rozwiązania do podpisywania dokumentów będzie traktowane w firmie jako ułatwienie, czy raczej nieprzyjemny obowiązek. 

Bezpieczeństwo usługi i jej zgodność z prawem

Bezpieczeństwo jest jednym z kluczowych elementów przy wyborze dostawcy podpisów elektronicznych. Podpisy elektroniczne często są wykorzystywane podczas wymiany poufnych informacji, dlatego niezawodność i ochrona danych są niezwykle istotne. Podczas wyboru dostawcy podpisów elektronicznych, warto sprawdzić, jakie środki bezpieczeństwa są wdrożone w systemie. Dostawca powinien stosować zaawansowane metody szyfrowania danych, aby zapewnić poufność i integralność informacji. Ważne jest również, aby system do elektronicznego podpisywania dokumentów  był zgodny z aktualnymi standardami bezpieczeństwa, polskim i europejskim prawem (eIDAS), a dostawca regularnie przeprowadzał audyty bezpieczeństwa, testy penetracyjne i monitorowanie systemu w celu wykrywania i zapobiegania potencjalnym zagrożeniom. 

Dodatkowo warto dowiedzieć się np.:

• jaka jest lokalizacja przechowywania danych,
• czy dostawca zapewnia backup danych, jakie procedury przywracania systemu są wdrożone w przypadku awarii, 
• czy dostawca monitoruje zmiany w prawie dotyczącym podpisów elektronicznych i dostosowuje swoje rozwiązanie do obowiązujących przepisów?
• czy dostawca współpracuje z certyfikowanymi podmiotami?

Prostota i wygoda użytkowania

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym prostota i wygoda użytkowania są kluczowymi czynnikami przy wyborze usług elektronicznych. Przedsiębiorstwa szukają rozwiązań, które nie tylko zapewniają legalność i bezpieczeństwo e-podpisów, ale także są łatwe do wdrożenia, proste w obsłudze i przyjazne dla użytkowników. Warto zwrócić uwagę na dostawców oferujących innowacyjne rozwiązania, które np. eliminują konieczność posiadania fizycznych nośników, takich jak karty i czytnik. Najnowsze aplikacje do podpisu elektronicznego umożliwiają użytkownikom podpisywanie dokumentów za pomocą urządzeń mobilnych lub komputerów, bez konieczności stosowania dodatkowych urządzeń, w pełni online.

Prostota oznacza w tym przypadku również intuicyjny interfejs użytkownika, który jest łatwy w nawigacji. Dostęp do funkcji powinien być klarowny, a proces podpisywania dokumentów powinien być jak najbardziej uproszczony i intuicyjny. Warto sprawdzić dostępne demo lub przetestować interfejs użytkownika przed podjęciem ostatecznej decyzji. Dobry dostawca podpisów elektronicznych powinien zapewniać również wsparcie techniczne i szkolenia dla użytkowników. 

Różne modele wdrożenia i integracja z wewnętrznymi systemami firmy

Firmy często korzystają z różnorodnych platform i systemów, takich jak np. e-teczka, CRM, wewnętrzne systemy zarządzania dokumentacją czy systemy archiwizacji. Dlatego istotne jest, aby wybrany dostawca umożliwiał integrację z tymi systemami za pomocą interfejsu API (Application Programming Interface). Pozwoli to na płynne przepływanie danych i informacji między różnymi platformami w firmie. Na przykład integracja z systemem CRM umożliwia automatyczne podpisywanie umów i dokumentów w ramach procesu sprzedażowego, eliminując konieczność ręcznego podpisywania i przesyłania dokumentów między różnymi działami. Warto sprawdzić, jakie możliwości integracji oferuje dostawca podpisów elektronicznych i czy posiada dokumentację API, instrukcje oraz wsparcie techniczne dla procesu integracji z istniejącymi w firmie systemami. 

Kolejnym aspektem, który warto wziąć pod uwagę, jest różnorodność modeli wdrożenia oferowanych przez dostawcę. Niektóre firmy mogą preferować wdrożenie w chmurze (SaaS – Software as a Service), gdzie cała infrastruktura i system podpisów elektronicznych są hostowane i zarządzane przez dostawcę. Dla innych firm korzystniejsze może być rozwiązania, gdzie infrastruktura jest utrzymywana wewnątrz firmy, na serwerach klienta (tzw. on-premise) i zapewnia większą kontrolę nad danymi.

Możliwości wprowadzenia indywidualnych funkcjonalności przez firmę

Każda firma ma swoje unikalne potrzeby i wymagania, dlatego istotne jest, aby wybrany dostawca podpisów elektronicznych oferował elastyczność rozwiązania i umożliwiał wprowadzanie indywidualnych funkcjonalności. Może to obejmować np. dostosowywanie interfejsu użytkownika, definiowanie niestandardowych pól danych, wybór konkretnych metoda weryfikacji tożsamości, opcję panelu administracyjnego  czy integrację z wewnętrznymi systemami i procesami. Dzięki temu firma może dostosować rozwiązanie do specyficznych procesów i wymagań branżowych.

Możliwość opłacenia kosztów podpisów za osoby podpisujące

W niektórych przypadkach, szczególnie gdy firma często nawiązuje umowy z partnerami handlowymi lub nowymi pracownikami, preferowana jest  opcja opłacania kosztów podpisów dla tych osób. Firma zlecająca podpisy zyskuje na skróceniu formalności, a osoby podpisujące nie muszą ponosić związanych z tym kosztów. Zlecający może wykupić pojedynczy podpis lub pakiet kilku podpisów dla swoich podpisujących. W SIGNIUS oferujemy pakiety krótkoterminowe (np. 1-godzinne), jak i długoterminowe (ważne nawet 1 rok. od momentu złożeniu pierwszego podpisu). 

Wszystkie rodzaje podpisów na jednej platformie

Podpisy elektroniczne przybierają obecnie różne formy. W zależności do sytuacji i wymagań prawnych może być używany podpis zaawansowany, podpis zaawansowany z identyfikacją KYC albo podpis kwalifikowany. Dla wielu firm istotnym aspektem przy wyborze dostawcy będzie możliwość dostępu do wszystkich rodzajów podpisów i ich obsługa na jednej, wspólnej platformie. Takie rozwiązanie ułatwia zarządzanie e-podpisami, zapewnia spójne doświadczenie dla wszystkich użytkowników i szybki dostęp do wszystkich podpisanych elektronicznie dokumentów. 

Podsumowanie 

Wybór dostawcy podpisów elektronicznych dla firmy jest decyzją, która powinna być podejmowana z namysłem. Dobrze dobrane rozwiązanie może przyspieszyć i ułatwić wiele procesów w firmie, zwiększając zarówno efektywność codziennej pracy, jak i bezpieczeństwo dokumentacji. Jednymi z ważniejszych kryteriów wyboru są zastosowane zabezpieczenia, zgodność z prawem, prostota i wygoda użytkowania, możliwość integracji z wewnętrznymi systemami oraz obsługi różnych rodzajów podpisów na jednej platformie. Przed podjęciem ostatecznej decyzji, warto skonsultować się z konsultantami poszczególnych dostawców i dopytać o wymienione kwestie. Pozwoli to wybrać rozwiązanie, które najlepiej spełni potrzeby i wymagania Twojej firmy.