Pieczęć elektroniczna a podpis elektroniczny – różnice i zastosowanie

Rozwój technologiczny i cyfrowy znacznie wpłynął na współczesne oblicze biznesu. Coraz więcej firm korzysta z najnowocześniejszych rozwiązań, jakimi są pieczęć elektroniczna lub podpis elektroniczny. To właśnie z ich pomocą możesz potwierdzić autentyczność dokumentów oraz wyrazić oświadczenie woli mające moc prawną. Warto jednak pamiętać, że są to dwie różne usługi. Jakie są między nimi różnice? Jeśli planujesz wykorzystać cyfrowe nowinki do rozwoju firmy, sprawdź, które rozwiązanie potrzebujesz.

Pieczęć elektroniczna i podpis elektroniczny – podstawy prawne

Pieczęć elektroniczna i podpis elektroniczny zostały opisane przez rozporządzenie eIDAS, czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. Zawarte w dokumencie przepisy dotyczą usług zaufania i elektronicznej identyfikacji tożsamości. Rozporządzenie weszło w życie na terenie całej Unii Europejskiej, także w Polsce, 1 lipca 2016 roku. Zgodnie z przepisami wszystkie państwa członkowskie uznają elektroniczne środki identyfikacji zarówno w przypadku osób fizycznych, jak i podmiotów prawnych. 

W Polsce podstawy prawne dotyczące pieczęci elektronicznej i podpisu elektronicznego zostały z kolei określone w ustawie z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2016 r. poz. 1579).

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – definicja 

Zgodnie ze wspomnianym wyżej rozporządzeniem eIDAS pieczęć elektroniczna to: „dane w postaci elektronicznej dodane do innych danych w postaci elektronicznej lub logicznie z nimi powiązane, aby zapewnić autentyczność pochodzenia oraz integralność powiązanych danych” (art. 3 eIDAS).

Definicja może wydawać się zawiła, w rzeczywistości kwalifikowana pieczęć elektroniczna to nic innego, jak cyfrowy odpowiednik zwykłej, firmowej pieczątki. Zawiera informacje służące do identyfikacji konkretnego podmiotu prawnego, przede wszystkim nazwę przedsiębiorstwa. 

Zaawansowana i kwalifikowana pieczęć elektroniczna

Firmy i przedsiębiorcy mogą skorzystać z dwóch rodzajów pieczęci: kwalifikowanej i zaawansowanej. Czym się różnią te technologie? Zaawansowana pieczęć elektroniczna to unikalny znak osoby prawnej, co umożliwia identyfikację jej tożsamości. Wszystkie zmiany, które zostały wprowadzone do opieczętowanego dokumentu po zatwierdzeniu taką pieczęcią, są widoczne. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest składana za pomocą kwalifikowanego urządzenia, które podlega certyfikacji. 

Czym jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny to dane w formie elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w formie elektronicznej i które są wykorzystywane przez podpisującego do złożenia podpisu, w przypadku gdy podpisujący jest osobą fizyczną.

Podobnie jak jego odręczny odpowiednik w świecie offline, podpis elektroniczny może być użyty np. do elektronicznego wskazania, że podpisujący napisał dokument, zgodził się z treścią dokumentu lub że podpisujący był obecny jako świadek.

Pieczęć elektroniczna a podpis elektroniczny – różnice

Zdarza się, że pojęcia pieczęć elektroniczna i podpis elektroniczny są zamiennie używane. Czy faktycznie można je wrzucać do przysłowiowego jednego worka i uważać za synonimy? Jest to spory błąd, ponieważ z prawnego punktu widzenia, są to dwie różne usługi. Pieczęć elektroniczna to rozwiązanie przeznaczone dla osób prawnych, czyli dla firm i instytucji różnego rodzaju. Służy do potwierdzania, że dokument został wydany przez daną instytucję, a jego treść nie została w żaden sposób zmieniona. 

Z kolei podpis elektroniczny jest przeznaczony dla osób fizycznych, które z jego pomocą potwierdzają oświadczenie własnej woli. Oczywiście może to być właściciel firmy, jednak nadal ta usługa służy do identyfikacji konkretnej osoby, a nie całej organizacji mającej osobowość prawną. 

Zastosowanie pieczęci elektronicznej i podpisu elektronicznego

Wyjaśniliśmy już, jaka jest różnica między pieczęcią elektroniczną a podpisem elektronicznym. Warto poznać ich zastosowanie. E-pieczęć pozwala np. na zabezpieczenie raportów finansowych, sprawozdań, akt pracowniczych, pism zawierających decyzje o funkcjonowaniu firmy. Służy także do opieczętowania m.in.: 

• faktur elektronicznych, 
• regulaminów,
• ofert handlowych, 
• dokumentacji urzędowej
• zamówień lub odbioru towaru. 

Kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej może wydać tylko kwalifikowany dostawca usług zaufania, który jest nadzorowany przez Ministra Cyfryzacji i został wpisany na specjalną listę prowadzoną przez Narodowy Bank Polski. SIGNIUS współpracuje w tym zakresie z Eurocert – jednym z pięciu zarejestrowanych w Polsce kwalifikowanych dostawców usług zaufania.

Zastosowanie podpisu elektronicznego

Podpisy elektroniczne mają szerokie zastosowanie w biznesie. Z ich pomocą można podpisać dokumenty handlowe, faktury, a także umowy cywilnoprawne lub dokumenty o zachowaniu poufności (NDA). Mają szerokie zastosowanie również w działach HR. Przydają się także, w momencie przesyłania sprawozdań finansowe do KRS. Technologia stała się niezbędna m.in. w branży aptekarskiej, ponieważ ułatwia przekazywanie danych o obrocie leków do Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego. Podpis elektroniczny jest respektowany przez większość banków oraz urzędów. Jego zastosowanie jest bardzo szerokie i stale rośnie.

Pieczęć elektroniczna i podpis elektroniczny – podsumowanie 

Pieczęć elektroniczna i podpis elektroniczny to cyfrowe rozwiązania znacznie ułatwiające pracę firm i osób fizycznych. Potwierdzają integralność danych i ich autentyczność, ale nie są tożsame. Główna różnica dotyczy przeznaczenia. Z pierwszego rozwiązania korzystają firmy, urzędy, instytucje lub organizacje. Z kolei e-podpis to usługa skierowana do osób fizycznych. 

Chcesz usprawnić działanie firmy? A może potrzebujesz podpisu elektronicznego, który ułatwi Ci załatwianie codziennych spraw? Skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci dobrać usługę najbardziej pasującą do Twoich potrzeb.