Pieczęć elektroniczna a podpis elektroniczny – różnice i zastosowanie

Rozwój cyfrowy znacznie wpłynął na oblicze biznesu. Coraz więcej firm korzysta z rozwiązań, takich jak kwalifikowana pieczęć elektroniczna i podpis elektroniczny, które umożliwiają sprawne zarządzanie dokumentami w formie cyfrowej. To właśnie z ich pomocą możesz potwierdzić autentyczność dokumentów oraz (w przypadku podpisu) wyrazić oświadczenie woli o określonych skutkach prawnych. Warto jednak pamiętać, że są to dwa odrębne rozwiązania, pełniące różne funkcje. Jakie są między nimi różnice? Jeśli planujesz wdrożenie tego typu narzędzi w swojej firmie, poznaj najważniejsze różnice między pieczęcią elektroniczną a podpisem elektronicznym.

W artykule poruszono następujące zagadnienia:

• Pieczęć elektroniczna i podpis elektroniczny – podstawy prawne
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – definicja
• Zaawansowana i kwalifikowana pieczęć elektroniczna
• Czym jest podpis elektroniczny?
• Pieczęć elektroniczna a podpis elektroniczny – różnice
• Zastosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej
• Zastosowanie podpisu elektronicznego
• FAQ
• Podsumowanie

Pieczęć elektroniczna i podpis elektroniczny – podstawy prawne

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna i podpis elektroniczny osoby fizycznej zostały uregulowane przez rozporządzenie eIDAS, czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. Zawarte w dokumencie przepisy dotyczą usług zaufania i elektronicznej identyfikacji. Obowiązują we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej od 1 lipca 2016 r.. Zgodnie z przepisami wszystkie państwa członkowskie uznają elektroniczne środki identyfikacji zarówno w przypadku osób fizycznych, jak i podmiotów prawnych.

W Polsce podstawy prawne dotyczące pieczęci elektronicznej i podpisu elektronicznego osoby fizycznej i podmiotów prawnych zostały z kolei doprecyzowane w ustawie z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2016 r. poz. 1579). Przepisy te określają zasady wydawania, stosowania oraz weryfikacji środków identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w obrocie krajowym oraz unijnym. Dzięki temu podpis elektroniczny i kwalifikowana pieczęć elektroniczna mogą być wykorzystywane do podpisywania dokumentów w wielu procesach biznesowych i administracyjnych z zachowaniem odpowiednich skutków prawnych.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – definicja

Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS pieczęć elektroniczna to: „dane w postaci elektronicznej dodane do innych danych w postaci elektronicznej lub logicznie z nimi powiązane, aby zapewnić autentyczność pochodzenia oraz integralność powiązanych danych” (art. 3 eIDAS). Definicja może wydawać się zawiła, w praktyce kwalifikowana pieczęć elektroniczna pełni funkcję cyfrowego odpowiednika tradycyjnej pieczątki firmowej. Zawiera informacje służące do identyfikacji konkretnego podmiotu prawnego, w tym nazwy przedsiębiorstwa i potwierdza autentyczność oraz integralność dokumentów, które zostały nią opatrzone.

Zaawansowana i kwalifikowana pieczęć elektroniczna

Firmy i przedsiębiorcy mogą skorzystać z dwóch rodzajów pieczęci: kwalifikowanej i zaawansowanej. Czym się różnią te technologie? Zaawansowana pieczęć elektroniczna jest unikalnym znakiem cyfrowym i pozwala jednoznacznie określić jego tożsamość. Ponadto zapewnia integralność dokumentu – wszystkie zmiany, które zostały wprowadzone do opieczętowanego dokumentu po zatwierdzeniu taką pieczęcią są widoczne. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna spełnia dodatkowo wymagania określone w rozporządzeniu eIDAS – jest składana za pomocą kwalifikowanego urządzenia, które podlega certyfikacji i certyfikatu wydanego przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania. Ma najwyższy poziom bezpieczeństwa i pełną moc prawną w całej Unii Europejskiej.

Czym jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny to dane w formie elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w formie elektronicznej i które są wykorzystywane przez podpisującego do złożenia podpisu, w przypadku gdy podpisujący jest osobą fizyczną. W praktyce oznacza to możliwość potwierdzania tożsamości oraz składania oświadczeń woli w środowisku cyfrowym, bez konieczności używania papierowej wersji dokumentu. W zależności od rodzaju podpisu elektronicznego – zwykłego, zaawansowanego lub kwalifikowanego – jego zastosowanie, poziom bezpieczeństwa i skutki prawne są różne.

Podobnie jak podpis odręczny w świecie offline, podpis elektroniczny osoby fizycznej może być użyty np. do elektronicznego wskazania, że podpisujący sporządził dokument, zgodził się z treścią dokumentu lub że podpisujący był obecny jako świadek. Dzięki temu podpis elektroniczny znajduje zastosowanie zarówno w relacjach biznesowych, jak i w kontaktach z administracją publiczną. Jest to rozwiązanie, które usprawnia obieg dokumentów i pozwala załatwiać wiele spraw na odległość.

Pieczęć elektroniczna a podpis elektroniczny – różnice

Zdarza się, że pojęcia pieczęć elektroniczna i podpis elektroniczny są zamiennie używane. Czy faktycznie można je wrzucać do przysłowiowego jednego worka i uważać za synonimy? Jest to spory błąd, ponieważ z prawnego punktu widzenia, są to dwie różne usługi. Jakie są różnice między pieczęcią elektroniczną a podpisem elektronicznym?

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to rozwiązanie przeznaczone dla podmiotów prawnych, czyli dla firm i instytucji różnego rodzaju. Służy do potwierdzania, że dokument został wydany przez daną instytucję, a jego treść nie została w żaden sposób zmieniona.

Z kolei podpis elektroniczny jest przeznaczony dla osób fizycznych, które z jego pomocą potwierdzają oświadczenie własnej woli. Może być używany przez właściciela firmy, jednak nadal służy do identyfikacji konkretnej osoby, a nie organizacji mającej osobowość prawną. W praktyce oznacza to, że pieczęć elektroniczna uwierzytelnia dokument jako pochodzący od danego podmiotu prawnego, natomiast podpis elektroniczny potwierdza, że określona osoba faktycznie podpisała dokument. Dobór odpowiedniego rozwiązania powinien więc wynikać z tego, czy celem jest uwierzytelnienie organizacji, czy złożenie indywidualnego oświadczenia woli.

Zastosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej

Wyjaśniliśmy już, jaka jest różnica między pieczęcią elektroniczną a podpisem elektronicznym. Warto poznać ich zastosowanie. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna pozwala np. na zabezpieczenie raportów finansowych, sprawozdań, akt pracowniczych, pism zawierających decyzje o funkcjonowaniu firmy. Służy także do opieczętowania m.in.:

• faktur elektronicznych,
• regulaminów,
• ofert handlowych,
• dokumentacji urzędowej,
• zamówień lub odbioru towaru.

Kwalifikowaną pieczęć elektroniczną może wydać tylko kwalifikowany dostawca usług zaufania, który jest nadzorowany przez Ministra Cyfryzacji i został wpisany na specjalną listę prowadzoną przez Narodowy Bank Polski. Rozwiązania do kwalifikowanego pieczętowania dokumentów dla firm znajdziemy również w organizacjach technologicznych współpracujących z kwalifikowanymi dostawcami usług zaufania w zakresie wystawiania certyfikatów kwalifikowanych e-pieczęci. Jednym z nich jest SIGNIUS oferujący rozwiązania do masowego i zautomatyzowanego pieczętowanie dokumentów w różnych modelach wdrożenia.

Zastosowanie podpisu elektronicznego

Podpisy elektroniczne mają szerokie zastosowanie w biznesie. Z ich pomocą można podpisać dokumenty handlowe, faktury, umowy cywilnoprawne czy też dokumenty o zachowaniu poufności (NDA). Mają szerokie zastosowanie również w działach HR np. przy zatrudnianiu pracowników lub obiegu dokumentów kadrowych. Znajdują także zastosowanie w różnych sprawach administracyjnych, np. podpis kwalifikowany wykorzystywany jest przy przesyłaniu sprawozdań finansowych do KRS. Podpis elektroniczny jest respektowany przez większość banków oraz urzędów. Jego znaczenie w biznesie stale rośnie, usprawniając obieg dokumentów i umożliwiając wykonywanie wielu czynności zdalnie.

FAQ

Co to jest pieczęć elektroniczna?

Pieczęć elektroniczna to dane w postaci elektronicznej, które są dołączone do innych danych elektronicznych lub logicznie z nimi powiązane w celu potwierdzenia pochodzenia i integralności dokumentu. W praktyce jest to cyfrowy odpowiednik pieczęci firmowej, używany przez podmioty prawne, takie jak spółki, instytucje czy urzędy.

Co to jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które są dołączone do innych danych albo logicznie z nimi powiązane i służą podpisującemu do złożenia podpisu. Jest on przypisany osobie fizycznej i może służyć do potwierdzania tożsamości oraz składania oświadczeń woli w środowisku cyfrowym.

Jakie są podstawowe różnice między pieczęcią elektroniczną a podpisem elektronicznym?

Najważniejsza różnica polega na tym, że podpis elektroniczny jest przypisany osobie fizycznej, a pieczęć elektroniczna – podmiotowi prawnemu. Podpis wiąże dokument z konkretną osobą i jej oświadczeniem woli, natomiast pieczęć potwierdza, że dokument pochodzi od danej organizacji i nie został zmieniony po opieczętowaniu.

Jakie są rodzaje pieczęci elektronicznej?

Rozporządzenie eIDAS rozróżnia przede wszystkim zaawansowaną pieczęć elektroniczną oraz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. Zaawansowana pieczęć umożliwia jednoznacznie potwierdzić tożsamość podmiotu i zapewnia integralność dokumentu, natomiast kwalifikowana pieczęć składana jest przy użyciu kwalifikowanego urządzenia i certyfikatu wydanego przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania i ma najwyższy poziom bezpieczeństwa.

Jakie są główne zastosowania pieczęci elektronicznej?

Pieczęć elektroniczna jest wykorzystywana wszędzie tam, gdzie istotne jest potwierdzenie pochodzenia dokumentu od firmy lub instytucji oraz zachowanie integralności jego treści. Może być stosowana m.in. w przypadku faktur elektronicznych, raportów, sprawozdań, regulaminów, ofert handlowych, dokumentów urzędowych oraz dokumentacji obiegającej wewnątrz organizacji.

Jakie są główne zastosowania podpisu elektronicznego?

Podpis elektroniczny może być używany do podpisywania wielu dokumentów biznesowych i urzędowych, w tym umów cywilnoprawnych, dokumentów HR, pełnomocnictw, formularzy oraz części dokumentów składanych online do instytucji publicznych. Wybór konkretnego rodzaju podpisu zależy od przepisów dotyczących danej czynności i wymaganej formy prawnej.

Czy pieczęć elektroniczna i podpis elektroniczny są równoważne prawnie?

Nie są to tożsame rozwiązania i nie wywołują identycznych skutków prawnych. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Natomiast kwalifikowana pieczęć elektroniczna nie jest odpowiednikiem podpisu własnoręcznego, jej celem jest zapewnienie integralności dokumentu oraz potwierdzenie, że pochodzi on od określonego podmiotu prawnego

Czy pieczęć elektroniczna i podpis elektroniczny są bezpieczne?

Tak, oba rozwiązania opierają się na mechanizmach kryptograficznych i są projektowane tak, aby umożliwiać wykrycie zmian w podpisanym lub opieczętowanym dokumencie. Poziom bezpieczeństwa zależy jednak od rodzaju użytego rozwiązania – najwyższy poziom formalnego zaufania zapewniają rozwiązania kwalifikowane. Sama metoda uwierzytelnienia użytkownika zależy już od konkretnej usługi i dostawcy.

Jakie wymagania techniczne są potrzebne do korzystania z pieczęci i podpisu elektronicznego?

To zależy od rodzaju usługi i modelu oferowanego przez dostawcę. W praktyce można spotkać zarówno rozwiązania wymagające nośnika kryptograficznego, jak i nowoczesne usługi chmurowe dostępne online. W przypadku rozwiązań kwalifikowanych kluczowe jest to, aby usługa była świadczona zgodnie z wymogami eIDAS a certyfikaty były wydawane przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania.

Jakie korzyści przynosi pieczęć elektroniczna i podpis elektroniczny w biznesie?

Najważniejsze korzyści to szybszy obieg dokumentów, możliwość działania zdalnego, łatwiejsza automatyzacja procesów oraz większa kontrola nad autentycznością i integralnością dokumentacji. Rozwiązania te pomagają także ograniczyć druk, przesyłki papierowe i ręczną obsługę dokumentów, co usprawnia codzienną pracę organizacji.

Gdzie można uzyskać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną lub podpis elektroniczny?

Kwalifikowaną pieczęć elektroniczną i kwalifikowany podpis elektroniczny uzyskuje się u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania wpisanego do odpowiedniego rejestru i ujętego na polskiej liście zaufania oraz u firm oferujących usługi do zdalnego podpisywania i pieczętowania dokumentów współpracujących z kwalifikowanymi dostawcami usług zaufania w kwestii wystawiania certyfikatów, np. SIGNIUS.

Podsumowanie

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna i podpis elektroniczny to cyfrowe rozwiązania znacznie ułatwiające pracę firm i osób fizycznych. Potwierdzają integralność danych i ich autentyczność, ale nie są tożsame. Główna różnica dotyczy przeznaczenia. Z pierwszego rozwiązania korzystają firmy, urzędy, instytucje lub organizacje. Z kolei e-podpis to usługa skierowana do osób fizycznych. Chcesz usprawnić działanie firmy? A może potrzebujesz podpisu elektronicznego, który ułatwi Ci załatwianie codziennych spraw? Skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci dobrać usługę najbardziej pasującą do Twoich potrzeb. Zapraszamy do kontaktu telefonicznego pod numerem +48 61 45 29 00 lub mailowego pod adresem: connect@signius.eu.