Decydując się na podpis elektroniczny wiele osób zastanawia się czy wybrana przez nich forma podpisu będzie miała odpowiednią moc prawną. W naszym artykule wyjaśniamy, na czym polegają różnice między e-podpisami i jaki podpis wybrać zależnie od sytuacji. Przyjrzymy się również aspektom prawnym.

Z tekstu dowiesz się:
+ Jakie przepisy regulują kwestię e-podpisów?
+ W jakiej formie występują podpisy elektroniczne?
+ Na co zwrócić uwagę wybierając formę e-podpisu?
+ Poznasz przykłady wykorzystania podpisów elektronicznych

Zacznijmy od podstaw prawnych dotyczących e-podpisów. Używanie podpisów elektronicznych regulują przepisy unijne i krajowe:

• rozporządzenie UE nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r (eIDAS), które stosuje się bezpośrednio w naszym kraju jak i we wszystkich państwach członkowskich UE
• ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej
• artykuły 77(2), 78 i 78(1) Kodeksu Cywilnego definiujące, czym jest forma dokumentowa, pisemna i elektroniczna czynności prawnej.

Przepisy wyróżniają trzy rodzaje podpisów elektronicznych:

• podpis elektroniczny
• zaawansowany podpis elektroniczny
• kwalifikowany podpis elektroniczny

W myśl przepisów art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS, podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego, ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych.

Zatem dokument podpisany zaawansowanym podpisem elektronicznym spełnia przesłanki formy dokumentowej i można z tak podpisanego dokumentu przeprowadzić dowód w postępowaniu sądowym. Natomiast szczególny skutek prawny ma kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest równoważny podpisowi odręcznemu.

#ważne: Skorzystanie z kwalifikowanego e-podpisu jest możliwe w ciągu kilku minut na platformie SIGNIUS Professional. Wszystko odbywa się w pełni online – bez konieczności fizycznej weryfikacji tożsamości, kart i czytników. Certyfikat kwalifikowany – dzięki któremu można złożyć kwalifikowany e-podpis – wydawany jest zdalnie, na podstawie certyfikowanej wideoweryfikacji użytkownika.

Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić czy przepisy lub wcześniejsza umowa wymaga szczególnej formy jej zawarcia – np. w formy pisemnej. Gdy jest to konieczne, podpis należy złożyć własnoręcznie lub przy użyciu jego cyfrowego odpowiednika, czyli kwalifikowanego podpisu elektronicznego (art. 73, art. 76, art. 78 § 1 i 2  KC). Jeśli jednak takiego wymogu nie ma, wtedy strony decydują o formie czynności prawnej, a tym samym o rodzaju podpisu.

Wybierając formę podpisu, warto zadać sobie pytanie:
– Z kim i co będziemy podpisywać?
– Jaka jest dla nas waga podpisanego dokumentu?
– Czy np. istnieje ryzyko podważenia sporządzonej w określony sposób umowy w sytuacji spornej?

Warto pamiętać, że nie każda relacja biznesowa, która w momencie podpisywania umowy wydaje się pozbawiona ryzyka, na dalszym etapie realizacji nadal taka będzie.

Przykład nr 1

Prosta umowa sprzedaży, którą klient akceptuje zwykłym mailem podpisanym imieniem i nazwiskiem.
W tym przypadku mamy do czynienia ze zwykłym podpisem elektronicznym. Pewność, co do tożsamości podpisującego jest dość niska. Jeśli z mailem nie wiąże się dodatkowe potwierdzenie tożsamości, np. poprzez kod SMS, to otwiera to pole do ryzyka. W tej sytuacji jedynym szczegółem potwierdzającym tożsamość stron jest adres e-mail, który może być wykorzystany przez inne osoby lub nawet założony na inne nazwisko. Istnieje duże ryzyko łatwego podważenia umowy.

Przykład nr 2

Umowa na usługę lub sprzedaż, w której chcemy uniknąć łatwego uwolnienia się kontrahenta od zobowiązania i mieć pewność co do jego tożsamości. Jeśli chcemy posiadać umowę w formie dokumentowej przewidzianej w eIDAS, pod dokumentem możemy złożyć podpis zaawansowany z potwierdzoną tożsamością.

Jeśli podpis zaawansowany nabywamy na platformie SIGNIUS Professional, dysponujemy aż trzema weryfikatorami tożsamości podpisującego:
– podanym adresem e-mail
– podanym przez niego numerem telefonu, który służy do przekazywania haseł potwierdzających
– zdalną weryfikację tożsamości: zrealizowaną poprzez wideoweryfikację w oparciu o dowód osobisty lub paszport lub potwierdzoną przez bank użytkownika na podstawie logowania do bankowości elektronicznej.

Ponadto, dzięki funkcji WYSIWIS (what You See Is What You Sign) dostępnej na  platformie SIGNIUS Professional, mamy pewność co do braku możliwości zmiany treści podpisywanego dokumentu bez naszej wiedzy.

Przykład nr 3

Umowa na której chcemy złożyć podpis mający skutek równoważny z podpisem odręcznym lub umowa wymagająca formy pisemnej pod rygorem nieważności – np. umowa o pracę, umowa leasingu. W tym przypadku konieczne jest skorzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Certyfikat kwalifikowany, umożliwiający złożenie podpisu jest przypisany do konkretnej osoby. Jest on wydawany przez Kwalifikowanego Dostawcę Usług Zaufania. Na platformie SIGNIUS Professional wystawcą certyfikatów kwalifikowanych jest firma Eurocert, a sam podpis uzyskujemy w kilka minut i w 100% zdalnie na podstawie wideoweryfikacji.

Która forma podpisu sprawdzi się lepiej – podpis zaawansowany czy kwalifikowany? W relacjach B2B, B2C i C2C często wystarczy nam podpis zaawansowany, najlepiej z potwierdzoną tożsamością, który jest prawnie wiążący. Podpis kwalifikowany jest jednak bardziej bezpieczną formą podpisu i ma większą moc prawną. Na platformie SIGNIUS Professional ceny pakietów podpisów kwalifikowanych są zbliżone do kosztu podpisów zaawansowanych. Dlatego warto zapewnić sobie wyższy komfort i bezpieczeństwo oraz pełną moc prawną za podobną cenę, wybierając podpis kwalifikowany.

Z kwalifikowanego podpisu elektronicznego powinniśmy skorzystać, gdy:

• mamy szczegółowe wymagania ustawowe
• działamy w relacjach z instytucjami wymagającymi takiej formy podpisu
• operujemy w kontaktach międzynarodowych
• chcemy złożyć podpis nadający skutek prawny równoważny z podpisem odręcznym

Platforma SIGNIUS Professional umożliwia w 100% zdalne podpisanie dokumentów podpisem kwalifikowanym i zaawansowanym w ciągu kilku minut. Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z nami.

Zachęcamy do zapoznania się z naszymi usługami: pieczęć elektroniczna, weryfikacja tożsamości online, znacznik czasu.

Sprawdź nasze produkty również dla innych branży:

• Podpis elektroniczny dla bankowości
• Podpis elektroniczny dla HR
• Podpis elektroniczny dla ubezpieczeń
• Podpis elektroniczny dla małych i średnich przedsiębiorstw
• Podpis elektroniczny dla telekomunikacji
• Podpis elektroniczny dla retail
• Podpis elektroniczny dla opieki medycznej
• Podpis elektroniczny dla nieruchomości