Kancelarie prawne codziennie przygotowują liczne pisma wymagające podpisu. W wielu przypadkach kluczowy jest czas przekazania dokumentacji. Terminowość przesyłek bywa szczególnie trudna, gdy muszą one dotrzeć w odległe miejsca. W takich sytuacjach niezbędny może okazać się podpis elektroniczny.

W naszym tekście wyjaśniamy:

• Jakie są rodzaje podpisu elektronicznego?
• Kiedy można skorzystać z podpisu elektronicznego w kancelarii prawnej?
• Jak zdalnie, w ciągu kilku minut, uzyskać dostęp do podpisu kwalifikowanego?
• Jaką moc prawną posiadają podpisy elektroniczne? Dlaczego są one bezpieczne?

Podpis elektroniczny oszczędza czas potrzebny do przygotowania papierowych dokumentów i następnie ich przesłania. Ogranicza także koszty, bo eliminuje konieczność drukowania i wysyłania pism kurierem lub pocztą.

Istnieje kilka form podpisu elektronicznego, które mają różną wagę prawną: zwykły, zaawansowany i kwalifikowany. Wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny posiada takie same skutki prawne jak podpis odręczny. Pozwala m.in. na zawieranie umów cywilno-prawnych czy założenie spółki przez pełnomocnika. Szczególnie ta forma podpisu elektronicznego znakomicie sprawdzi się w kancelarii prawnej.

Zdalne podpisywanie dokumentów może w dużym stopniu ułatwić codzienną pracę adwokata czy radcy prawnego. Najszerszy wachlarz możliwości dla prawników oferuje oczywiście kwalifikowany podpis elektroniczny i na nim się skupimy w tym artykule.

Jak wykorzystać podpis kwalifikowany w kancelarii prawnej? Oto kilka przykładów:

• Podpisanie umowy cywilno-prawnej. Ponieważ podpis kwalifikowany ma taką samą moc prawną jak odręczny, możesz go użyć do zawarcia umowy cywilno-prawnej.
• Kontakt z administracją lub sądem. Podpis kwalifikowany możesz złożyć na dokumencie, który następnie prześlesz drogą elektroniczną do sądu lub innej instytucji. Np. w przypadku komunikowania się radcy prawnego z sądem w elektronicznym postępowaniu upominawczym (zgodnie z 22(9) ustawy o radcach prawnych).
• Założenie spółki. Jako pełnomocnik klienta możesz również założyć spółkę online, składając kwalifikowany e-podpis na odpowiednich dokumentach.
• Podpisanie innych dokumentów prawnych. Dzięki zgodności z unijnym rozporządzeniem eIDAS, e-podpis kwalifikowany złożysz na dokumentach prawnych, wydawanych na życzenie klienta. Bez problemu przekażesz je drogą mailową.

Dzięki platformie SIGNIUS Professional dostęp do podpisu kwalifikowanego można uzyskać w ciągu kilku minut, całkowicie online. Cały proces podpisywania dokumentów podpisem kwalifikowanym odbywa się bez konieczności fizycznej weryfikacji tożsamości, czytników czy kart. Certyfikat kwalifikowany – dzięki któremu uzyskujemy dostęp do kwalifikowanego podpisu elektronicznego – jest wydawany na podstawie certyfikowanej kilkuminutowej wideoweryfikacji. Po jednorazowym potwierdzeniu tożsamości przez wykwalifikowanego konsultanta, zyskasz możliwość składania kwalifikowanego e-podpisu na wielu dokumentach. Będziesz mógł podpisywać dowolne dokumenty w kilka chwil. Możesz także podpisywać wiele dokumentów jednocześnie – w jednym procesie podpisu.

#ważne: Na platformie SIGNIUS Professional możliwe jest opatrzenie dokumentów podpisem kwalifikowanym przez wiele osób oraz ustalenie kolejności podpisywania. Wszyscy podpisujący mają dostęp do podpisywanych przez siebie dokumentów po zalogowaniu się na platformę. Widzą aktualny status podpisów oraz mogą w każdej chwili pobrać dokument na swój dysk.

#ważne: Na platformie SIGNIUS Professional istnieje możliwość pokrycia kosztów złożenia podpisu kwalifikowanego innych podpisującym. To zlecający dokument(y) do podpisu decyduje, kto pokrywa koszt podpisu swoich podpisujących – on, czy oni sami.

Kwalifikowany podpis elektroniczny ma moc prawną równą podpisowi odręcznemu w obiegu dokumentów elektronicznych. Umożliwia jednoznaczną identyfikację osoby fizycznej i jest ważny na terenie całej Unii Europejskiej. Wszystko dzięki zgodności z aktami prawnymi, regulującymi bezpieczeństwo transakcji elektronicznych:

• unijnym rozporządzeniem eIDAS – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE
• ustawą z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.

Ważny jest również przepis art. 77(2) Kodeksu cywilnego, mówiący, że “do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”. Te wymogi, dokument podpisany kwalifikowanym e-podpisem oczywiście spełnia. Według art. 77(3) Kodeksu cywilnego “Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”.

Przed złożeniem podpisu na dokumencie elektronicznym, każda ze stron ma możliwość wyświetlenia i poznania jego treści. Platforma SIGNIUS Professional wykorzystuje technologię What You See Is What You Sign. Gwaranuje ona, że dokument podpisywany jest dokładnie w takiej formie, w jakiej widzi go użytkownik. Nie ma możliwości zmiany treści dokumentu, co dodatkowo wpływa na bezpieczeństwo interesu klienta. Wszyscy podpisujący dany dokument mają do niego dostęp online, widzą status podpisów oraz mogą pobrać zarówno podpisany, jak i oryginalny plik.

Masz pytania dotyczące naszej aplikacji do podpisu elektronicznego i możliwości wykorzystania jej w swoim biznesie? Skontaktuj się z nami i porozmawiajmy!

Zachęcamy do zapoznania się z naszymi usługami: pieczęć elektroniczna, znacznik czasu, weryfikacja tożsamości.

Sprawdź nasze produkty również dla innych branży:

• Podpis elektroniczny dla bankowości
• Podpis elektroniczny dla HR
• Podpis elektroniczny dla ubezpieczeń
• Podpis elektroniczny dla małych i średnich przedsiębiorstw
• Podpis elektroniczny dla telekomunikacji
• Podpis elektroniczny dla retail
• Podpis elektroniczny dla opieki medycznej
• Podpis elektroniczny dla nieruchomości