Ustawa o podatku VAT (Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT) nie jest łatwą lekturą, do tego prawodawcy lubią wprowadzać zmiany. Jedną z nich jest obowiązującą od 1 stycznia 2021 r., pozornie niewielka, zmiana na temat faktur korygujących, szczególnie tych in minus, które mają wpływ na obniżenie należnego podatku w danym okresie rozliczeniowym.

Dotychczas wystawca faktury korygującej borykał się z koniecznością potwierdzenia jej dostarczenia. W nowelizacji przepisów wymóg potwierdzenia odbioru zniknął, co wygląda na ułatwienie życia przedsiębiorcy. Pojawił się jednak zapis o prowadzeniu dokumentacji (art. 29a ust. 13 usta-wy o VAT), z której wynika, że wystawca faktury uzgodnił z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania.
Oznacza to, że przedsiębiorca nie tylko musi uzgodnić tę czynność, ale także jednoznacznie udokumentować te ustalenia. Ustawodawca nie precyzuje jednak dokładnie, jak powinno być to zrobione. Pozostaje pytanie: czy samo potwierdzenie odebrania faktur wystarczy? Czy tworzyć wiarygodną korespondencję na ten temat? A może trzeba uzyskać podpisany aneks do umowy?

Możemy się domyślać, że celem nowelizacji jest wyeliminowanie nadużyć i nieprawidłowości w sferze VAT, zatem dokumentacja powinna być jednoznaczna i czytelna, tzn. precyzyjnie zredagowana i podpisana przez właściwą osobą. Wyzwaniem jest tu nie tylko forma, ale i sposób archiwizacji i uzyskania potwierdzenia uzgodnień. Dla podatnika ważny jest też czas przeprowadzenia procesu, który przekłada się w tym wypadku na rozliczenie z podatku VAT.
Potrzebne jest rozliczenie szybkie i zgodne z prawem. Wolimy sobie nie wyobrażać więc krążącej korespondencji, listów poleconych, zapytań, ponagleń itd. To żmudny proces pochłaniający czas i pieniądze, który naraża podatnika na ryzyko nieprawidłowości w rozliczeniu. Zdecydowanie nie jest to to, czego potrzebuje przedsiębiorca.

Tu z pomocą przedsiębiorcom przychodzi platforma do zdalnego podpisywania dokumentów – SIGNIUS Professional. Podpis elektroniczny to optymalne rozwiązanie w tej sytuacji – szybkie, wygodne i w pełni bezpieczne.

Dowolny dokument (np. aneks do umowy lub korespondencję wyjaśniająca przyczyny korekty faktury), wystarczy przesłać na platformę SIGNIUS Professional, następnie złożyć swój podpis elektroniczny i wysłać dokument przez platformę do podpisu do kontrahenta. Kontrahent złoży swój podpis na dokumencie w ten sam prosty, szybki i bezpieczny sposób.
Co ważne, SIGNIUS gwarantuje jednorazową weryfikację tożsamości każdego nowego użytkownika, dzięki czemu cały proces jest w pełni bezpieczny, a tożsamość użytkowników potwierdzona.

Pełnoprawny podpis elektroniczny można uzyskać bez wcześniejszych formalności i dodatkowych urządzeń. Wystarczy założyć konto i potwierdzić swoją tożsamość za pomocą wideo identyfikacji lub przez bankowość elektroniczną.

SIGNIUS Professional umożliwia załatwienie sprawy „od ręki”, jednoznacznie potwierdza tożsamość osób podpisujących i umożliwia dalsze archiwizowanie dokumentu w postaci zabezpieczonego i podpisanego elektronicznie PDF. Platforma umożliwia błyskawiczne przesłanie dokumentu i uzyskanie potwierdzenia odbioru w formie podpisu. W kilka minut przedsiębiorca załatwi sprawę i spokojnie może rozliczać poprawioną fakturę VAT.

SIGNIUS Professional to zaawansowany technologicznie podpis elektroniczny z potwierdzeniem tożsamości wszystkich podpisujących. Platforma jest dostępna w chmurze, dla każdego, a nasze pakiety cenowe są na tyle elastyczne, by każdy mógł wybrać ten odpowiedni dla siebie, w zależności od indywidualnych potrzeb.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że w sytuacji gdy strony umowy, na podstawie której wystawiona została faktura (a później faktura korygująca), zastrzegą w umowie konieczność zachowania formy pisemnej przy zawarciu aneksu, konieczne jest zachowanie tej formy. W tej sytuacji należy wykorzystać podpis kwalifikowany, który niedługo również będzie dostępny na platformie SIGNIUS Professional.

Wygoda i intuicyjność platformy gwarantują, że kto raz z niej skorzysta, nie będzie chciał wracać do tradycyjnych form wymiany korespondencji drukowanej.

Masz pytania dotyczące działania platformy? Chcesz sprawdzić, jak prosto i szybko możesz podpisać dokument? Napisz do nas lub zadzwoń i umów się na bezpłatne, niezobowiązujące DEMO, lub dowiedz się więcej o naszych produktach: znacznik czasu, weryfikacja tożsamości dla Twojej firmy.