FAQ

Najczęściej zadawane pytania

Jak podpisywać

Jak przebiega proces podpisywania dokumentu?

Proces zależy od tego, czy jesteś nowym użytkownikiem, czy podpisujesz dokument po raz kolejny, oraz jaki rodzaj podpisu wybierzesz. Może zająć od kilku minut do minuty. Jak wygląda? Są dwie ścieżki:

Pierwsza:

  1. Przesyłasz do platformy dokumentu do podpisu.
  2. Jeśli wybierzesz podpis kwalifikowany lub zaawansowany z identyfikacją KYC następuje wstępna, jednorazowa weryfikacja tożsamości. Dzieje się to za pomocą wideoweryfikacji, identyfikacji za pomocą selfie (zawsze dla podpisu kwalifikowanego) lub potwierdzenia danych przez bankowość elektroniczną. Nie musisz się wcześniej umawiać, wszystko dzieje od razu. Jest to proces, który przechodzisz wyłącznie przy podpisywaniu pierwszego dokumentu (lub gdy zmieniły się Twoje dane)
  3. Określasz kto podpisze dokument poprzez dodanie adresów email i numerów telefonów osób podpisujących we wskazanym miejscu – opcjonalnie możesz ustalić kolejność podpisywania. E-mail z dokumentem do podpisu wysyłany jest automatycznie do każdego podpisującego.
  4. Potwierdzasz podpisanie dokumentu przez SMS – wpisujesz na ekranie otrzymany kod.
  5. Dokument podpisuje się zdalnie w kilka sekund.
  6. Podpisany dokument będzie gotowy do pobrania z platformy, gdy podpiszą go wszyscy podpisujący.

Druga:

  1. Zakładasz bezpłatne konto
  2. Kupujesz wybrany pakiet podpisów
  3. Weryfikujesz swoją tożsamość (zdalnie). Jeśli wybrałeś/aś podpis zaawansowany (bez weryfikacji tożsamości), możesz zacząć podpisywać od razu po zakupie pakietu.
  4. Tworzysz folder i dodajesz dokument do podpisu.
  5. Określasz kto podpisze dokument poprzez dodanie adresów email i numerów telefonów osób podpisujących we wskazanym miejscu oraz opcjonalnie ustalasz kolejność podpisywania. E-mail z dokumentem do podpisu wysyłany jest automatycznie do każdego kolejnego podpisującego.
  6. Potwierdzasz podpisanie dokumentu przez SMS – wpisujesz na ekranie otrzymany kod.
  7. Dokument podpisuje się zdalnie w kilka sekund.
  8. Podpisany dokument będzie gotowy do pobrania z platformy, gdy podpiszą go wszyscy podpisujący.

Jak sprawdzić, czy dokument jest podpisany?

Można to zrobić na dwa sposoby:

  1. Jeśli otwierasz podpisany dokument w Adobe Acrobat Reader, w lewym górnym rogu dokumentu zobaczysz zielony znaczek. Po rozwinięciu tej opcji można sprawdzić więcej szczegółów dotyczących podpisanego dokumentu oraz zastosowanej pieczęci elektronicznej. To tzw. warstwa elektroniczna.
  2. Do dokumentu podpisywanego podpisem zaawansowanym zostaje dodana tzw. wizualna reprezentacja podpisów. Można ją też opcjonalnie dodać w przypadku podpisu kwalifikowanego. Jest to ostatnia dodatkowa strona dokumentu lub wizualizacja na pierwszej stronie, na której znajduje się lista osób, które podpisały dokument.

Ile osób może podpisać się na dokumencie?

Na dokumencie podpisywanym na platformie SIGNIUS Professional może się podpisać maksymalnie 8 osób.

Jak wysłać dokument do podpisu do wielu osób?

Na początek należy założyć konto i przesłać na platformę dokument do podpisu. W procesie podpisywania dokumentu dodajesz także adresy e-mail i numery telefonów komórkowych osób, które mają podpisać dokument. Wiadomość e-mail z linkiem do dokumentu wysyłamy automatycznie do podpisujących. Możesz opcjonalnie zdefiniować kolejność podpisywania.

W przypadku wyboru podpisu kwalifikowanego lub zaawansowanego z identyfikacją KYC, każda osoba podpisująca dokument po założeniu konta przechodzi jednorazowy proces weryfikacji tożsamości przed złożeniem podpisu. Weryfikacja tożsamości nie odbywa się dla podpisu zaawansowanego, tutaj Twój współpodpisujący nie musi też zakładać konta.

Czy w przypadku dużej liczby osób podpisujących proces musi odbywać się w ustalonej kolejności, czy mogą podpisywać niezależnie - każdy w dowolnym, odpowiednim dla siebie czasie?

Są dwie możliwości – proces podpisywania może odbywać się w ustalonej przez zlecającego kolejności lub bez jej określenia (wówczas wszyscy podpisujący otrzymują link z dokumentem do podpisu jednocześnie).

Czy mogę podpisać dokumenty w czyimś imieniu np. gdy mam pełnomocnictwo?

Nie, dokument można podpisać tylko we własnym imieniu.

Czy muszę być pełnoletnia, by podpisać dokument?

Tak, dokument może podpisać tylko osoba pełnoletnia.

Czy graficzna reprezentacja podpisów to faksymile czy wygenerowany tekst?

Graficzna reprezentacja podpisu nie jest faksymile. Jest to dodatkowa strona na końcu dokumentu lub wizualizacja na pierwszej stronie z listą wszystkich osób podpisujących dokument. Widnieje na nim również informacja, jaki rodzaj podpisu został użyty – zaawansowany, czy kwalifikowany oraz kiedy dokument został podpisany (tzw. znacznik czasu). Dodanie dodatkowej strony lub wizualizacji na pierwszej stronie jest opcjonalne dla podpisu kwalifikowanego.

Czy SIGNIUS Professional funkcjonuje również w języku angielskim? Czy poprzez platformę można wysyłać dokumenty do klientów zagranicznych?

Tak, platforma SIGNIUS Professional jest dostępna także w języku angielskim, niemieckim, szwedzkim i ukraińskim. Dokumenty można wysyłać do klientów zagranicznych – wystarczy wpisać adres email i numer telefonu komórkowego osoby, która ma podpisać dokument.

Zdalna weryfikacja tożsamości odbywa się w kilku językach, m.in. polskim, angielskim, niemieckim, ukraińskim i rosyjskim. Pracujemy także ciągle nad rozwojem i włączeniem kolejnych języków do obsługi podpisywania umów.

Czy proces podpisu z użyciem podpisu zaawansowanego może być zrealizowany bez znajomości adresu e-mail klienta, a tylko numeru telefonu?

Nie, w procesie podpisywania dokumentu zarówno podpisem zaawansowanym, jak i kwalifikowanym musimy zawsze podać zarówno adres e-mail, jak i numer telefonu osoby, która ma podpisać dokument.

Jaki jest koszt korzystania z podpisu kwalifikowanego używanego sporadycznie, maksymalnie kilka razy w miesiącu?

Koszt może się różnić w zależności od ilości podpisów, jednorazowego zakupu lub zakupu w abonamencie. Ceny pakietów zaczynają się już od 25 zł brutto. W tą cenę jest już wliczona weryfikacja tożsamości. By dobrać pakiet odpowiedni dla Twoich potrzeb – zapraszamy do zakładki Cennik.

Istnieje również możliwość pokrycia kosztu podpisów osób, którym wysyłasz dokument(y) do podpisania. Wybierając tą opcję, umożliwisz im podpisanie ważnych dla Ciebie dokumentów za darmo i szybciej np. zamykasz transakcję.

Jeśli zdecyduję się na korzystanie z usług SIGNIUS to druga strona musi również korzystać z usług SIGNIUS, czy może korzystać z innych dostawców?

Druga strona podpisująca umowę nie musi korzystać z naszych usług i może mieć innego dostawcę podpisu elektronicznego. Natomiast, jeżeli zależy Tobie na czasie oraz płynności procesu podpisywania – bez konieczności pobierania dokumentu z platformy a następnie wysyłania go mailowo do osoby współpodpisującej warto rozważyć, by obie strony umowy korzystały z platformy SIGNIUS Professional – wówczas cały proces odbędzie się w jednym miejscu, na jednej platformie i przebiegnie zdecydowanie szybciej.

Rodzaje podpisu

Czy zaawansowany podpis elektroniczny wystarczy do podpisania umowy zlecenia lub o dzieło?

Tak, do podpisania umowy zlecenia lub o dzieło elektroniczny podpis zaawansowany jest wystarczający.

Jedynie w przypadku, gdy umowa o dzieło lub zlecenie będzie przewidywać również przeniesienie praw autorskich majątkowych lub udzielenie licencji, wtedy należy wybrać podpis kwalifikowany.

Czy do podpisania umowy ubezpieczenia wystarczy podpis zaawansowany?

W większości przypadków firmy ubezpieczeniowe akceptują podpis zaawansowany do podpisania umowy ubezpieczenia. Jednak to Zakład Ubezpieczeń określa, jaki podpis jest wymagany.

Czy umowa o pracę może być podpisana przy wykorzystaniu podpisu zaawansowanego?

Przy podpisywaniu umowy o pracę zaawansowany podpis elektroniczny nie jest wystarczający. Taka umowa musi zostać podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który jest równoważny podpisowi odręcznemu.

Otrzymuję dokument podpisany podpisem elektronicznym, umowa zawiera zastrzeżenie o formie pisemnej pod rygorem nieważności. Jak w praktyce odróżnić podpis kwalifikowany od zaawansowanego?

Jeśli umowa zawiera zastrzeżenie o konieczności jej podpisania w formie pisemnej pod rygorem nieważności – wtedy taka umowa musi zostać podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który jest równoważny podpisowi odręcznemu.

Natomiast, aby w praktyce odróżnić podpis kwalifikowany od zaawansowanego wystarczy, gdy podpisana umowa zostanie otwarta w programie do obsługi formatów pliku pdf typu Adobe Acrobat Reader. Po otworzeniu takiego dokumentu podpisanego elektronicznie – w lewym górnym rogu znajdziemy podświetloną na zielono ikonę potwierdzającą, że dokument podpisano i wszystkie podpisy są poprawne.

Jeśli dokument podpisujesz podpisem kwalifikowanym, w sekcji Panel podpisu lub Własności podpisu mamy informację, że do podpisu kwalifikowanego został wystawiony certyfikat z imieniem i nazwiskiem osoby składającej podpis oraz jaki uprawniony podmiot jest wystawcą certyfikatu. W przypadku SIGNIUS Professional jest to firma EuroCert, która jest wpisana do europejskiego rejestru kwalifikowanych dostawców usług zaufania. Dzięki temu mamy pewność, że tożsamość podpisującego została bezpiecznie zweryfikowana.

W przypadku podpisu zaawansowanego – nie dochodzi do wystawienia takiego certyfikatu kwalifikowanego. Wystawcą podpisu będzie firma oferująca rozwiązanie. W przypadku platformy SIGNIUS Professional, będzie to SIGNIUS S.A. – i to na naszych systemach przechowywane są materiały łączące osobę korzystającą z platformy i podpisującą z jej danymi.

Weryfikacja tożsamości

Czy przy podpisywaniu każdego dokumentu muszę przejść proces weryfikacji tożsamości?

Nie, weryfikacja tożsamości jest procesem wstępnym i jednorazowym i ma miejsce, gdy korzystasz z podpisu kwalifikowanego lub zaawansowanego z identyfikacją KYC. Dla podpisu zaawansowanego (bez identyfikacji) weryfikacja podpisującego odbywa się po prostu na podstawie e-maila oraz SMSa. Twoje dane weryfikujemy przed podpisywaniem pierwszego dokumentu lub w sytuacji zmiany danych:
– dokumentu tożsamości lub numeru telefonu – w przypadku weryfikacji przez wideoweryfikację
– imienia i nazwiska lub numeru telefonu – gdy wybrałeś metodę potwierdzenia danych przez bankowość elektroniczną.
Oznacza to, że po wstępnej jednorazowej weryfikacji tożsamości podpisujesz dokumenty bez konieczności ponownej weryfikacji tak długo, jak nie zmienią się Twoje dane.

Co dzieje się z moimi danymi osobowymi po weryfikacji tożsamości?

Dane są przechowywane w sposób bezpieczny, zaszyfrowany i nie są nikomu przekazywane. W związku z tym, że działamy w Polsce i na terenie Europy dane osobowe nie wykraczają poza Europejski Obszar Gospodarczy i nie są przekazywane to tzw. państw trzecich. Wszelkie informacje dotyczące przechowywania i przetwarzania danych są opisane w polityce prywatności, która znajduje się na stronie https://signius.eu/pl/polityka-prywatnosci/.

Jaki jest czas oczekiwania na połączenie na wideoweryfikację?

Zazwyczaj połączenie następuje natychmiast. Czasami, w sytuacji większego ruchu, czas może się wydłużyć do kilku minut, jednak nie powinien przekroczyć 5 minut. Jeśli czekasz na połączenie dłużej niż 5 minut, spróbuj ponowić proces i połączyć się ponownie.

W jaki sposób odbywa się weryfikacja tożsamości?

Gdy pierwszy raz podpisujesz dokument na platformie SIGNIUS Professional lub dostałeś/aś mailowe zaproszenie do podpisania dokumentu – w zależności od rodzaju e-podpisu: kwalifikowany lub zaawansowany z identyfikacją KYC, zostajesz automatycznie przekierowany/a do weryfikacji tożsamości.

W przypadku podpisu zaawansowanego z identyfikacją KYC możesz wybrać opcję potwierdzenia swoich danych tj. imienia i nazwiska – logując się do bankowości elektronicznej lub przejść proces wideoweryfikacji tożsamości.

W przypadku podpisu kwalifikowanego musisz przejść jednorazową wideoweryfikację tożsamości z naszym Konsultantem. Zanim przystąpisz do tego procesu, przygotuj swój dokument tożsamości – ważny dowód osobisty lub paszport oraz telefon komórkowy.

Przed połączeniem wideo z naszym Konsultantem zostaniesz poproszony również o wykonanie dwóch zdjęć – awersu oraz rewersu dokumentu, którym będziesz się weryfikował.

Weryfikacja wiąże się z okazaniem dokumentu na ekranie komputera lub smartfona osobie weryfikującej oraz sprawdzeniu zabezpieczeń dokumentu np.:

-hologramu,

-elementu dynamicznego – ruszającej się flagi, lub

-daty wydania dokumentu – w zależności od prezentowanego dokumentu.

Przed jego pomyślnym zakończeniem zostaniesz poproszony/a o wpisanie na urządzeniu, na którym się weryfikujesz kodu, który otrzymasz SMS-em.

Cały proces wideoweryfikacji tożsamości jest szybki – trwa ok. 10 minut.

Jak przekonać klienta do weryfikacji tożsamości?

Poniżej kilka naszych podpowiedzi – co warto wprost powiedzieć lub napisać w mailu.

Weryfikacja tożsamości jest w pełni bezpieczna, jednorazowa i trwa chwilę. Przede wszystkim oszczędzamy czas – dzieje się to online, w jednym procesie pospisywania. Żeby się zidentyfikować wystarczy to, co zazwyczaj mamy na biurku – komputer z kamerką i mikrofonem, dowód osobisty, telefon komórkowy.

Weryfikacja tożsamości i procesy KYC (Know Your Customer – Poznaj Swojego Klienta) / AML (Anti-Money Laundering – Przeciwdziałanie Praniu Pieniędzy) pozwalają także na wykluczenie ryzyka wynikającego z nielegalnych działań, nadużyć i prób oszustw.

Dzięki zdalnej weryfikacji proces onboardingu klientów jest błyskawiczny. Można od razu przejść do umówionych działań i nie tracić czasu na formalności.

Czy wideoweryfikacja obsługuje osoby z zagranicy nieposiadające polskich dokumentów tożsamości?

Tak, weryfikujemy osoby z zagranicy nieposiadające polskich dokumentów tożsamości. Obsługujemy wszystkie kraje UE i większość spoza niej. Osoby z niektórych krajów weryfikujemy wyłącznie na bazie paszportu.

Warunkiem koniecznym jest, aby weryfikowany dokument posiadał OVD, czyli element optycznie zmienny.

Na chwilę obecną weryfikacja tożsamości odbywa się w języku: polskim, angielskim, niemieckim, ukraińskim i rosyjskim.

Jest to proces jednorazowy* i wliczony w cenę pakietu podpisów.

*Ponowna weryfikacja jest konieczna w 3 przypadkach:

– zmiany nr telefonu podanego przy zakładaniu konta,

– zmiany adresu mailowego podanego przy zakładaniu konta,

– zmiany lub wygaśnięcia dokumentu tożsamości.

Weryfikacja odbywa się online z naszym wyszkolonym konsultantem w dni powszednie: od poniedziałku do piątku w godzinach: 10:00 – 18:00 (z wyłączeniem świąt).

Warto pamiętać, że podpis kwalifikowany jest równoważny podpisowi odręcznemu oraz zgodny z rozporządzeniem eIDAS , przez co jego moc prawna uznawana jest w całej Unii Europejskiej. Dostawcą certyfikatu kwalifikowanego wydawanego do każdego podpisu kwalifikowanego i stanowiącego dowód na potwierdzenie naszej tożsamości jest na platformie SIGNIUS Professional firma Eurocert – jedne z pięciu kwalifikowanych dostawców usług zaufania w Polsce.

Archiwizacja dokumentów

Jak długo podpisane dokumenty są przechowywane? Czy można je pobrać w późniejszym terminie?

Podpisany dokument można pobrać z portalu w dowolnym terminie logując się na swoje konto. Zalecamy także aby dokument pobrać na swoje urządzenie i przechowywać indywidualnie np. w chmurze lub na dysku.

W jaki sposób osoba zaproszona do podpisania dokumenty na platformie SIGNIUS ma dostęp do dokumentu? Gdzie jest przechowywany taki dokument? Ile czasu będzie dla tej osoby dostępny?

W dowolnym momencie masz możliwość wglądu do dokumentu przekazanego do podpisu bezpośrednio na platformie lub jeśli wolisz możesz go w każdej chwili pobrać i przechowywać na swoim dysku lub w chmurze. W przypadku wybrania rozwiązania jako wdrożenia przez API – jest to proces bezpośrednio uzgadniany z klientem.