Zmiany w prawie pracy 2026 – które dokumenty HR można podpisywać elektronicznie? Praktyczny poradnik dla HR

Zmiany w prawie pracy w 2026 roku zwiększają możliwości wykorzystania rozwiązań elektronicznych w procesach HR. Nowelizacja Kodeksu pracy rozszerzyła katalog czynności, które można wykonywać w postaci elektronicznej, a uruchomiony w styczniu system eUmów umożliwia online obsługę wybranych umów i dokumentów związanych z zatrudnieniem. Cyfryzacja obejmuje również dokumentację pracowniczą i komunikację w sprawach kadrowych, co pozwala ograniczyć liczbę dokumentów wymagających formy papierowej. Sprawdź, jakie zmiany w prawie pracy obowiązują w 2026 roku, które dokumenty HR można podpisywać elektronicznie i jakie rozwiązania warto wdrożyć w Twojej firmie.

Spis treści

• Zmiany w prawie pracy 2026 – które dokumenty HR można podpisywać elektronicznie?
• Poradnik HR – jak wdrożyć elektroniczne podpisywanie dokumentów w firmie?
• Podsumowanie

Zmiany w prawie pracy 2026 – które dokumenty HR można podpisywać elektronicznie?

Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 27 stycznia 2026 r., przyniosła konkretne zmiany w prawie pracy w 2026 roku – przepisy dopuściły postać elektroniczną dla wielu czynności, które wcześniej wymagały wydruku i własnoręcznego podpisu. Dotyczy to m.in. części wniosków pracowniczych i komunikacji między pracownikiem a pracodawcą. Kluczowe jest tu rozróżnienie między „postacią elektroniczną” a „formą pisemną”, bo to od tego zależy wymagany rodzaj podpisu. W praktyce oznacza to, że dział HR powinien każdorazowo sprawdzić, jaka forma jest wymagana dla danej czynności – czy wystarczy zwykła forma elektroniczna, czy też konieczne będzie zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Od 7 stycznia 2026 r. działa rządowy system eUmów – platforma do obsługi części dokumentów HR, które można podpisywać elektronicznie. Obecnie mogą z niego korzystać m.in. pracodawcy zatrudniający do 9 osób. System umożłiwia zawieranie, zmianę i rozwiązywanie umów o pracę oraz wybranych umów cywilnoprawnych. W systemie dostępne są m.in.:

• umowy o pracę, aneksy i wypowiedzenia,
• świadectwa pracy,
• wnioski pracownicze i komunikacja pracownik–pracodawca,
• wybrane dokumenty kierowane do ZUS.

Dzięki temu działy HR zyskują konkretne, wspierane przez państwo narzędzie ułatwiające cyfryzację codziennych procesów kadrowych.

System eUmów umożliwia podpisywanie dokumentów z użyciem podpisu kwalifikowanego, zaufanego lub osobistego – zależnie od wymagań konkretnego dokumentu. Podpis kwalifikowany to najwyższy poziom bezpieczeństwa prawnego dostępny w obrocie elektronicznym – ma najwyższą moc prawną, jest równoznaczny z podpisem własnoręcznym i spełnia wymogi formy pisemnej – oznacza to, że może być stosowany tam, gdzie przepisy jej wymagają. Co równie istotne elektroniczna dokumentacja pracownicza może być prowadzona bez konieczności równoległego archiwizowania papierowych kopii, o ile przepisy nie stanowią inaczej. Zmiany te są częścią szerszej cyfryzacji procesów administracyjnych. Wartym uwagi przykładem jest zniesienie obowiązku przechowywania papierowych zgłoszeń przekazanych do ZUS drogą elektroniczną. Nowe rozwiązania mają ograniczać powielanie dokumentacji i ułatwiać przedsiębiorcom zarządzanie sprawami kadrowymi oraz rozliczeniami.

Poradnik HR – jak wdrożyć elektroniczne podpisywanie dokumentów w firmie?

Wdrożenie elektronicznego podpisywania dokumentów w dziale HR warto rozpocząć od określenia, które procesy i dokumenty mogą być obsługiwane cyfrowo oraz jakiej formy podpisu wymagają poszczególne dokumenty. Każdy dokument może wymagać innego rodzaju podpisu, dlatego przegląd procedur to krok, którego nie warto pomijać. Nie każda czynność będzie wymagała kwalifikowanego podpisu elektronicznego – w zależności od rodzaju dokumentu zastosowanie mogą mieć również inne dopuszczalne formy elektroniczne. Przykładowo, umowa o pracę zawarta w formie elektronicznej wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego, aby zachować formę równoważną formie pisemnej. Ważnym elementem procesu jest również zdalna weryfikacja tożsamości, która pozwala potwierdzić dane pracownika bez konieczności jego osobistej wizyty w siedzibie firmy. Dzięki temu proces podpisywania dokumentów może być przeprowadzony w całości online, przy zachowaniu odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i kontroli.

Kolejną kwestią wartą uwagi kwestią jest fakt, że nie każdy dokument wymaga podpisu konkretnej osoby. Do dokumentów wystawianych przez pracodawcę jako podmiot – takich jak świadectwa pracy czy zaświadczenia o zatrudnieniu – można wykorzystać pieczęć kwalifikowana, która potwierdza autentyczność dokumentu bez wskazania konkretnego sygnatariusza. Rozwiązanie do kwalifikowanego pieczętowania dokumentów można wykorzystać wszędzie tam, gdzie dokumenty generowane są automatycznie lub masowo przez systemy kadrowe.

Wybór odpowiedniej platformy do podpisywania dokumentów online ma ogromne znaczenie. Podpisywanie dokumentów pdf jest częścią codziennego obiegu dokumentacji HR, dlatego warto wybrać narzędzie, które pozwala robić to szybko i bez zbędnych formalności, jak np. instalowanie dodatkowego oprogramowania przez pracownika.. Warto też sprawdzić, czy platformę można zintegrować z systemami kadrowymi używanymi w firmie.

Podsumowanie

Zmiany wprowadzone w 2026 r. umożliwiają uproszczenie procesów kadrowych – mniej papieru, szybszy obieg dokumentów i lepsza organizacja pracy działu HR. Wdrożenie elektronicznego podpisywania wymaga jednak dobrego przygotowania: analizy procesów, wyboru odpowiednich narzędzi i zadbania o poprawną archiwizację. Jeśli szukasz sprawdzonego rozwiązania, które pomoże Ci przejść przez ten proces krok po kroku – sprawdź ofertę SIGNIUS, poznaj nasze usługi – zaproponujemy narzędzie dopasowane do potrzeb Twojej firmy.