Przekształcenie B2B w UoP – Zdalne podpisywanie umów z pracownikami

B2B a PIP to relacja, która diametralnie zmieni się od 2026 roku. Nowe przepisy dadzą inspektorom pracy prawo do przekształcania kontraktów B2B w umowy o pracę bez kierowania sprawy do sądu. Dla ponad 2 milionów osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oznacza to potencjalne zmiany obecnego modelu współpracy. Odpowiednia dokumentacja i znajomość regulacji mogą zabezpieczyć interesy Twojej firmy. Zapoznaj się z kluczowymi informacjami, które pomogą Ci przygotować się na nadchodzące zmiany.

W tym artykule znajdziesz:

• B2B a PIP: zmiany od 1 stycznia 2026 roku
• Przekształcenie B2B w UoP: jak przebiega?
• Jak zminimalizować ryzyko przekształcenia B2B w UoP?
• Podsumowanie
• FAQ – Przekształcenie B2B w UoP
• Czy PIP może kwestionować umowę B2B i uznać ją za stosunek pracy?
• Jakie elementy współpracy najczęściej powodują ryzyko przekwalifikowania umowy B2B?
• Czy samo nazwanie umowy „B2B” chroni przed ustaleniem stosunku pracy?
• Co przygotować przed kontrolą PIP, jeśli firma korzysta z umów B2B?
• Jakie konsekwencje mogą wyniknąć z uznania umowy B2B za UoP?
• Czy można zabezpieczyć firmę przed ryzykiem przekwalifikowania B2B?
• Jak najszybciej podpisać nowe umowy i aneksy?

B2B a PIP: zmiany od 1 stycznia 2026 roku

Relacja B2B a PIP ulegnie fundamentalnej transformacji wraz z nadejściem 2026 roku. Państwowa Inspekcja Pracy otrzyma uprawnienia, które pozwolą inspektorom wydawać decyzje administracyjne o przekształceniu kontraktów B2B w umowy o pracę – bez konieczności kierowania sprawy na drogę sądową. Ta zmiana dotknie potencjalnie setki tysięcy przedsiębiorców współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych.

Inspektorzy PIP będą mogli dokonać przekwalifikowania, jeśli uznają, że współpraca spełnia cechy charakterystyczne dla stosunku pracy, takie jak podporządkowanie służbowe, określony czas pracy czy wykonywanie zadań pod nadzorem. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność weryfikacji obecnie funkcjonujących umów oraz modeli współpracy. Podstawą jest dokumentacja B2B, która może być podpisana przy pomocy podpisu kwalifikowanego lub zaawansowanego, co ułatwia sprawną, bezpieczną i uporządkowaną współpracę, a jednocześnie pozwala zachować pełną zgodność z obowiązującymi standardami formalnymi.

Przekształcenie B2B w UoP: jak przebiega?

Proces przekształcenia B2B w UoP rozpocznie się od kontroli inspektora PIP, który oceni rzeczywisty charakter współpracy między stronami. Kluczowym elementem będzie analiza, czy współpraca wykazuje cechy typowe dla stosunku pracy, czy faktycznie ma charakter niezależny. Inspektor zbada m.in. czy osoba na kontrakcie B2B:

• ma swobodę w zakresie czasu i miejsca wykonywania zadań,
• może samodzielnie decydować o sposobie realizacji usług,
• świadczy usługi również dla innych podmiotów,
• ponosi ryzyko gospodarcze związane z prowadzoną działalnością.

Po przeprowadzeniu kontroli, jeśli inspektor stwierdzi naruszenia, wyda decyzję administracyjną nakazującą przekształcenie umowy. Przedsiębiorca będzie miał możliwość odwołania się od decyzji, jednak nie wstrzyma to jej wykonania. Profesjonalnie prowadzona dokumentacja może znacząco wzmocnić pozycję firmy podczas kontroli. Właśnie dlatego coraz większą wartość ma cyfrowy obieg dokumentów, który porządkuje procesy i minimalizuje ryzyko błędów. Korzystanie z podpisów elektronicznych – zarówno kwalifikowanych, jak i zaawansowanych – pozwala szybko i wygodnie zawierać umowy B2B bez konieczności spotkań osobistych czy drukowania dokumentów. Dodatkowo archiwizacja online sprawia, że wszystkie pliki znajdują się w jednym miejscu, są łatwo dostępne dla działu HR i mogą zostać błyskawicznie przedstawione w razie kontroli, co znacząco ułatwia wykazanie prawidłowości współpracy.

Jak zminimalizować ryzyko przekształcenia B2B w UoP?

Aby zminimalizować ryzyko przekształcenia B2B w UoP, przedsiębiorcy powinni już teraz podjąć konkretne działania zabezpieczające. Prawidłowe skonstruowanie umów to pierwszy krok – należy precyzyjnie określić zakres usług, sposób ich realizacji oraz potwierdzić niezależność wykonawcy. Warto także zadbać o odpowiednią dokumentację całej współpracy, która potwierdzi jej faktyczny charakter. Profesjonalne podpisywanie dokumentów związanych ze współpracą B2B znacząco zwiększa bezpieczeństwo prawne. Wszelkie ustalenia, aneksy i potwierdzenia wykonania usług powinny być opatrzone podpisem elektronicznym, który zapewnia wiarygodność i niezmienność dokumentów. Pamiętajmy, że przy ocenie B2B PIP będzie brał pod uwagę faktyczne okoliczności współpracy, a nie tylko formalną treść kontraktów.

Rekomendujemy również zachowanie dowodów samodzielności kontrahenta: faktur wystawianych innym podmiotom, dokumentów potwierdzających ponoszenie kosztów działalności czy decyzji biznesowych. Pomocne jest także opatrywanie istotnych dokumentów znacznikiem czasu, co potwierdzi dokładny moment zawarcia umowy i wprowadzania zmian. Na platformie SIGNIUS wszystkie podpisywane dokumenty są opatrywane automatycznie znacznikiem czasu.

Podsumowanie

B2B a PIP od 2026 roku stanowi wyzwanie dla przedsiębiorców, którzy korzystają z tego modelu współpracy. Kluczem do bezpieczeństwa będzie odpowiednie przygotowanie, weryfikacja istniejących umów i zabezpieczenie dokumentacji biznesowej. Przekształcenie B2B w UoP może nieść za sobą poważne konsekwencje finansowe i organizacyjne, dlatego warto już teraz podjąć działania prewencyjne. Profesjonalne narzędzia do zarządzania dokumentacją, takie jak kwalifikowany podpis elektroniczny, stanowią istotne wsparcie w budowaniu bezpiecznej współpracy B2B odpornej na ewentualne kontrole. Zadbaj o bezpieczeństwo swojej firmy już dziś – nie czekaj na pierwsze kontrole w 2026 roku. Zdecyduj się na nasze usługi, w ramach których możliwe jest podpisywanie dokumentów online na platformie, co zapewnia integralność dokumentów, umożliwia archiwizację i pozwala uniknąć błędów.

FAQ – Przekształcenie B2B w UoP

Czy PIP może kwestionować umowę B2B i uznać ją za stosunek pracy?

Tak, od 2026 roku PIP otrzyma uprawnienia do kwestionowania umów B2B, jeżeli współpraca w praktyce wykazuje cechy stosunku pracy. Inspektorzy będą weryfikować m.in. podporządkowanie, stałe godziny pracy, określone miejsce wykonywania obowiązków czy sposób rozliczania zadań.

Jakie elementy współpracy najczęściej powodują ryzyko przekwalifikowania umowy B2B?

Największe ryzyko przekształcenia B2B w UoP występuje, gdy współpraca obejmuje: stałe godziny pracy wymagane przez zleceniodawcę, narzucone miejsce wykonywania zadań (np. biuro firmy), brak swobody w wyborze sposobu realizacji usług, obowiązek szczegółowego raportowania postępów pracy jak w przypadku pracownika etatowego oraz wyłączność współpracy z jednym podmiotem.

Czy samo nazwanie umowy „B2B” chroni przed ustaleniem stosunku pracy?

Nie, sama nazwa dokumentu nie ma znaczenia prawnego. Podczas kontroli PIP ocenia rzeczywiste warunki współpracy, a nie formalne nazewnictwo. Kluczowe znaczenie ma faktyczny sposób realizacji współpracy między stronami. Dlatego tak istotne jest, aby relacja między zleceniodawcą a kontrahentem faktycznie odpowiadała współpracy B2B.

Co przygotować przed kontrolą PIP, jeśli firma korzysta z umów B2B?

Przed kontrolą warto zgromadzić: szczegółową dokumentację określającą zakres obowiązków i sposób ich realizacji, dowody potwierdzające samodzielność wykonawcy (np. faktury dla innych klientów), zapisy umowy podkreślające niezależność stron oraz procedury współpracy. Wszystkie te dokumenty powinny być profesjonalnie zabezpieczone, co zapewni ich wiarygodność.

Jakie konsekwencje mogą wyniknąć z uznania umowy B2B za UoP?

Przekształcenie B2B w UoP wiąże się z koniecznością opłacenia zaległych składek ZUS, podatków, odsetek oraz potencjalnych kar administracyjnych. Firma musi również zaktualizować dokumentację pracowniczą, utworzyć akta osobowe, zapewnić pracownikowi urlopy i inne prawa pracownicze. Mogą pojawić się także roszczenia byłego kontrahenta dotyczące świadczeń pracowniczych za okres wsteczny.

Czy można zabezpieczyć firmę przed ryzykiem przekwalifikowania B2B?

Tak, poprzez kompleksowy audyt istniejących umów, dostosowanie zapisów kontraktowych do rzeczywistych warunków współpracy, wprowadzenie realnych zmian w organizacji współpracy oraz szkolenia dla managerów z zakresu właściwej współpracy B2B. Kluczowe znaczenie ma również systematyczne dokumentowanie charakteru współpracy.

Jak najszybciej podpisać nowe umowy i aneksy?

Na naszej platformie aneksy i umowy można podpisać w kilka chwil – bez drukowania, skanowania czy oczekiwania na fizyczne spotkanie. Proces odbywa się w pełni online, a dokument trafia do podpisu natychmiast po jego przesłaniu przez platformę. Dzięki temu nawet pilne aktualizacje współpracy, takie jak aneksy do umów, mogą zostać podpisane w tym samym dniu, co znacząco usprawnia pracę działów HR i administracji.

Ponadto integracja SIGNIUS z eTeczką eFob od HRobots umożliwia firmom płynne łączenie podpisów elektronicznych z cyfrową archiwizacją dokumentów HR. Dzięki temu umowy, aneksy i oświadczenia można podpisywać online i od razu zapisywać w eTeczce, utrzymując cały proces kadrowy w jednym, uporządkowanym i bezpiecznym środowisku. Zapraszamy na bezpłatne i niezobowiązujące DEMO gotowej integracji dla działów HR. Napisz do nas maila na connect@signius.eu lub zgłoś się przez formularz kontaktowy.