Franczyza w rytmie cyfryzacji – e-podpisy i dokumenty bez papieru

W organizacjach o rozproszonej strukturze – takich jak sieci franczyzowe, firmy logistyczne czy przedsiębiorstwa posiadające wiele oddziałów – zarządzanie dokumentacją i komunikacją bywa dużym wyzwaniem. Rotacje pracowników, różne poziomy kompetencji administracyjnych oraz brak ujednoliconych procedur nierzadko prowadzą do chaosu informacyjnego, opóźnień w podpisywaniu dokumentów i zwiększonego ryzyka błędów formalnych.

Według danych Szkoły Głównej Handlowej, w 2024 roku w Polsce działało około 1 350 systemów franczyzowych, zrzeszających ponad 90 tysięcy placówek. To czyni nas liderem franczyzy w Europie Środkowo-Wschodniej. Największą popularnością cieszą się sektory spożywczy, gastronomiczny, kurierski oraz transportowy. Przy takiej skali, potrzeba standaryzacji i cyfryzacji procesów administracyjnych staje się niezwykle istotna – zwłaszcza w obszarze dokumentacji i obiegu informacji między centralą a oddziałami.

W niniejszym artykule omówimy:

• Ręczne procedury to już przeszłość
• Cyfrowe rozwiązania z wykorzystaniem podpisu elektronicznego
• Dlaczego warto wdrożyć podpis elektroniczny?
• E-podpis to przewaga i standard nowoczesnego biznesu

Ręczne procedury to już przeszłość

W niektórych firmach dokumenty wciąż przesyłane są e-mailem jako skany, drukowane i podpisywane w wersji papierowej. Taki model pracy nie tylko spowalnia działania operacyjne, ale też generuje dodatkowe koszty i ryzyko – np. zagubienia dokumentów czy trudności przy audytach. Brak centralnego systemu, jednolitych standardów oraz jasnych wytycznych w zakresie archiwizacji może prowadzić do poważnych nieprawidłowości i opóźnień.

Sytuację pogarsza również nierówny poziom kompetencji administracyjnych wśród lokalnych partnerów franczyzowych czy kierowników jednostek. W efekcie centrala często mierzy się z niekompletną dokumentacją, błędami w umowach czy trudnościami w egzekwowaniu obowiązujących procedur.

Cyfrowe rozwiązania z wykorzystaniem podpisu elektronicznego

Odpowiedzią na te problemy jest wdrożenie nowoczesnych rozwiązań cyfrowych, takich jak podpis elektroniczny, w tym podpis kwalifikowany. Cyfryzacja procesów z wykorzystaniem e-podpisów  prowadzi do zdalnego, zautomatyzowanego i w pełni bezpiecznego obiegu dokumentów – od umów franczyzowych, przez kontrakty pracownicze i umowy z dostawcami, aż po codzienne raporty i zgody operacyjne.

Stosowanie podpisów elektronicznych umożliwia centralne zarządzanie dokumentacją w czasie rzeczywistym. Dzięki jednemu systemowi, cała organizacja może mieć bieżący dostęp do podpisywanych dokumentów, ich statusów, a także zachować zgodność z procedurami i przepisami prawa.

Dlaczego warto wdrożyć podpis elektroniczny?

Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie rozwiązań umożliwiających podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym. Tego typu narzędzia przyspieszają procesy decyzyjne i administracyjne, eliminują konieczność drukowania i skanowania dokumentów, a także znacznie ograniczają ryzyko błędów formalnych. Co więcej, pozwalają one na pełną cyfrową archiwizację dokumentów – zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym RODO, Kodeksem pracy i ustawami podatkowymi.

Jako firma wdrażająca platformę do zdalnego podpisywania dokumentów m.in. w sieciach franczyzowych, widzimy, że w organizacjach o rozproszonych strukturach wdrożenie podpisu elektronicznego pozwala nie tylko zyskać kontrolę nad obiegiem dokumentów, ale również znacząco zwiększyć efektywność. Szybsze zatrudnianie, sprawniejsza komunikacja z oddziałami i lepsza jakość współpracy z franczyzobiorcami to konkretne korzyści, które przekładają się na przewagę konkurencyjną.

E-podpis to przewaga i standard nowoczesnego biznesu

Cyfryzacja dokumentów oraz wdrożenie podpisów elektronicznych to nie tylko kwestia wygody, ale także realnych oszczędności – zarówno czasu, jak i kosztów operacyjnych. W czasach pracy zdalnej, wysokiej rotacji pracowników i presji na szybkie podejmowanie decyzji, narzędzia te stają się nieodzownym elementem funkcjonowania nowoczesnych firm.

Franczyzy, sieci handlowe i inne rozproszone organizacje, które już korzystają z podpisów elektronicznych, zyskują istotną przewagę: działają sprawniej, bezpieczniej i w pełni zgodnie z przepisami prawa. Podpis elektroniczny staje się dziś nie luksusem, a koniecznością – fundamentem efektywności, transparentności i skalowalności działań.

O jednym z wdrożeń przeczytacie we wpisie: https://signius.pl/2024/12/17/siec-gastronomiczna-pasibus-wdraza-technologie-e-podpisow/

Szukasz sposobu na zdalne podpisywanie dokumentów w rozproszonej firmie? Mamy rozwiązanie.