XXI wiek to czas wdrażania nowoczesnych rozwiązań, które usprawniają poruszanie się online. Usługi elektroniczne ułatwiają i przyspieszają nam pracę, nie dla wszystkich są jednak proste w użyciu i intuicyjne. Zastanawiasz się, jak podpisać dokument profilem zaufanym? Choć może się to początkowo wydawać skomplikowane, tak naprawdę cała procedura zamyka się w kilku krokach. Głównym problemem, który utrudnia to zadanie, jest poruszanie się w niezbyt intuicyjnym systemie. Jeśli chcesz wiedzieć, jak podpisać dokument przez profil zaufany, zapoznaj się już teraz z naszym wpisem.
Jak podpisać dokument profilem zaufanym?
Profilem zaufanym podpiszemy dokument urzędowy bez wychodzenia z domu. Jeszcze kilka lat wstecz takie rozwiązania były zarezerwowane tylko dla garstki osób, z reguły przedsiębiorców, czy pełnomocników. Dziś nad tym jak podpisać dokumenty w PDF, czy w innych formatach przez profil zaufany może zastanawiać się już każdy, kto ma nadany numer PESEL. To duże ułatwienie, w szczególności doceniane przez osoby fizyczne, którym trudno jest znaleźć czas między pracą a domem, na dopełnianie urzędowych obowiązków.
Nie wszystkie dokumenty można podpisać profilem zaufanym
Profil zaufany służy do komunikacji z urzędami i jednostkami administracji publicznej, podpiszesz nim głównie dokumenty urzędowe. Umowy handlowe, dokumenty kadrowe (w tym umowę o pracę, umowę zlecenie i inne), oraz szereg innych umów cywilnych i biznesowych podpiszesz podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaawansowanym – w zależności od rodzaju umowy.
Profil zaufany nie służy też do zawierania wielostronnych umów, czyli tych podpisywanych przez kilka osób. W tym wypadku najlepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z platformy do podpisywania dokumentów, która pozwala na szybkie i wygodne zawieranie umów online i podpisywanie dokumentów przez kilka osób.
Jak podpisać dokument profilem zaufanym – krótka instrukcja
By podpisać dokument profilem zaufanym, postępuj zgodnie z poniższą instrukcją:
- wejdź na dedykowaną stronę usługi moj.gov.pl,
- przeciągnij plik myszką lub wybierz dokument z dysku,
- kliknij “podpisz”,
- zaloguj się do swojego konta na profilu zaufanym,
- kliknij “podpisz podpisem zaufanym”,
- kodem z SMS-a, który otrzymasz, potwierdź podpisanie pisma,
- pobierz automatycznie wygenerowany plik w formacie .xml, w którym znajdziesz podpisany przez siebie dokument.
Plik przygotowany w taki sposób możesz wysłać na elektroniczną skrzynkę dowolnego urzędu, który dopuszcza taki sposób komunikacji.
Jeśli dokument musi podpisać jeszcze inna osoba, trzeba go pobrać i wysłać do niej mailem z prośbą o podpis. Druga strona musi przejść powyższy proces podpisu i odesłać nam plik.
Jeśli zależy nam na czasie, uproszczeniu i przyspieszeniu podpisywania dokumentów, wygodną alternatywą do podpisywania plików PDF będzie platforma SIGNIUS, która umożliwia podpisywanie dokumentów i wysyłanie ich do podpisu w jednym procesie, bez konieczności pobierania na dysk i przesyłania mailem. Co więcej, po podpisaniu dokumentu przez drugą stronę, otrzymamy powiadomienie mailowe.
Profil zaufany, a podpis elektroniczny – różnice
Już wiesz, jak podpisać dokument profilem zaufanym, ale warto poznać szerzej także inne sposoby na podpisywanie dokumentów online. Taką alternatywą jest wspomniany powyżej podpis elektroniczny. Jakie są podstawowe różnice między profilem zaufanym a podpisem elektronicznym? Wskazać można m.in.:
- profil zaufany służy przede wszystkim do kontaktu z urzędami, a podpis elektroniczny wykorzystasz także do celów prywatnych i biznesowych,
- podpis elektroniczny wyrobisz w kilka chwil u dedykowanego dostawcy lub na dedykowanej platformie online, a profil zaufany uzyskasz poprzez bank lub ePUAP,
- podpis elektroniczny ma znacznie szersze zastosowanie niż profil zaufany, którym podpiszesz głównie dokumenty urzędowe.
Choć oba sposoby mają za zadanie potwierdzić Twoją tożsamość i podpisać dokumenty online, to znacząco różnią się między sobą.
Profil zaufany, czy podpis elektroniczny – co wybrać?
Zarówno profil zaufany, jak i podpis elektroniczny mają swoich zwolenników. Często służą jednak do innych celów. Główną barierą w wyborze tej drugiej opcji jest konieczność opłaty, jednak pamiętaj, że podpis elektroniczny daje nam szersze możliwości zastosowania. Użytkownicy nie zawsze wiedzą, jak podpisać dokument profilem zaufanym, bo system zwyczajnie nie jest prosty w obsłudze. Prosta i intuicyjna aplikacja do podpisu elektronicznego SIGNIUS, oraz nasze wsparcie w razie problemów sprawia, że zdecydowanie łatwiej z niej korzystać. Wybrały nas już tysiące użytkowników biznesowych i prywatnych. Przekonaj się, że możesz podpisywać dokumenty online w zaledwie 1 minutę.
Załóż bezpłatne konto i korzystaj samodzielnie. Na start otrzymasz bezpłatnie 10 podpisów zaawansowanych w prezencie!
Potrzebujesz rozwiązania dla swojego biznesu? Umów się na bezpłatne spotkanie i poznaj możliwości, jakie oferuje nasza platforma do podpisywania dokumentów online.
Umów bezpłatną konsultację!
FAQ – najczęśćiej zadawane pytania
1. Jak podpisać dokument profilem zaufanym?
Aby podpisać dokument profilem zaufanym, wejdź na stronę moj.gov.pl, wybierz dokument do podpisania, kliknij „podpisz”, zaloguj się do swojego profilu zaufanego i potwierdź podpisanie kodem SMS. Następnie pobierz wygenerowany plik .xml z podpisanym dokumentem.
2. Jakie dokumenty można podpisać profilem zaufanym?
Profil zaufany umożliwia podpisanie głównie dokumentów urzędowych, takich jak pisma do urzędów, wnioski czy formularze. Dokumenty takie jak umowy handlowe, kadrowe czy inne umowy cywilno-prawne wymagają podpisu elektronicznego.
3. Czy mogę podpisać umowę wielostronną profilem zaufanym?
Nie, profil zaufany nie jest odpowiedni do podpisywania umów zawieranych przez kilka osób. W takim przypadku warto skorzystać z platformy do podpisywania dokumentów online, które umożliwiają podpisanie umowy przez wiele osób jednocześnie.
4. Jakie kroki muszę wykonać, aby podpisać dokument profilem zaufanym?
Aby podpisać dokument profilem zaufanym, wykonaj następujące kroki:
- Wejdź na stronę moj.gov.pl.
- Przeciągnij plik lub wybierz dokument z dysku.
- Kliknij „podpisz”.
- Zaloguj się do swojego profilu zaufanego.
- Potwierdź podpisanie kodem SMS.
- Pobierz wygenerowany plik .xml z podpisanym dokumentem.
5. Co zrobić, jeśli dokument musi podpisać jeszcze inna osoba?
Jeśli dokument wymaga podpisu innej osoby, pobierz plik i wyślij go do niej mailem z prośbą o podpis. Druga strona musi przejść przez ten sam proces podpisywania, a następnie odesłać podpisany dokument.
6. Czy są łatwiejsze alternatywy do podpisywania dokumentów online?
Tak, jeśli chcesz uprościć proces podpisywania dokumentów, możesz skorzystać z platformy SIGNIUS, która umożliwia szybkie podpisywanie dokumentów i wysyłanie ich do podpisu bez konieczności pobierania na dysk czy przesyłania mailem. Po podpisaniu dokumentu otrzymasz powiadomienie mailowe.
7. Jaka jest różnica między profilem zaufanym a podpisem elektronicznym?
Profil zaufany jest głównie używany do kontaktu z urzędami, natomiast podpis elektroniczny można stosować także do celów prywatnych i biznesowych. Podpis elektroniczny ma szersze zastosowanie, a proces jego uzyskania jest szybszy i bardziej dostępny niż profil zaufany.
8. Co wybrać: profil zaufany czy podpis elektroniczny?
Wybór zależy od Twoich potrzeb. Profil zaufany jest darmowy, ale ogranicza się głównie do dokumentów urzędowych. Podpis elektroniczny jest płatny, ale ma szersze możliwości zastosowania, w tym w celach prywatnych i biznesowych. Jeśli potrzebujesz podpisywać dokumenty w różnych sytuacjach, podpis elektroniczny może być lepszym rozwiązaniem.
+48 61 415 29 00