Czym jest podpis elektroniczny?

Co to jest podpis elektroniczny? Pierwszy e-podpis pojawił się w Polsce prawie 20 lat temu, a jednak nadal pojawiają się wątpliwości dotyczące sposobu jego funkcjonowania. Warto je rozwiać, ponieważ podpis elektroniczny znacznie ułatwia pracę firm, kontakty z urzędami i przyspiesza zawieranie umów, a tym samym różne procesy biznesowe. Wiedza na temat podpisu elektronicznego – co to jest, jak działa oraz kiedy można go stosować – pozwala prawidłowo wykorzystać jego możliwości w codziennym funkcjonowaniu firmy i skutecznie ograniczyć formalności związane z obiegiem dokumentów.

W artykule poruszono następujące zagadnienia:

• Co to jest podpis elektroniczny?
• Zastosowanie podpisu elektronicznego – jak wygląda w praktyce?
• Rodzaje podpisów elektronicznych
• Zwykły podpis elektroniczny
• Zaawansowany podpis elektroniczny
• Kwalifikowany podpis elektroniczny
• Jak działa kwalifikowany podpis elektroniczny?
• FAQ – podpis elektroniczny
• Podsumowanie

Co to jest podpis elektroniczny?

Informacja o tym, czym jest podpis elektroniczny, znajduje się w rozporządzeniu eIDAS (ang. electronic IDentification, Authentication and Trust Services), czyli rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym. Akt ten określa zasady stosowania podpisów elektronicznych oraz ich skutki prawne na terenie całej Unii Europejskiej, zapewniając ich wzajemne uznawanie między państwami członkowskimi.

Podpis elektroniczny – czym właściwie jest i jak definiuje go prawo? Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS Regulation jest to zestaw danych w postaci elektronicznej, które są dołączone do innych danych elektronicznych lub z nimi logicznie powiązane i wykorzystywane przez osobę podpisującą jako podpis. W definicji tej „inne dane” oznaczają po prostu treść dokumentu lub pliku, do którego podpis został dołączony. Sam podpis elektroniczny może przyjmować różne formy – od prostych (np. wpisanie imienia i nazwiska), po bardziej zaawansowane rozwiązania oparte na kryptografii.

W przypadku podpisu kwalifikowanego mamy do czynienia z podpisem opartym na kwalifikowanym certyfikacie, który umożliwia jednoznaczną identyfikację osoby podpisującej. Taki podpis, składany przy użyciu odpowiednich narzędzi kryptograficznych, ma – zgodnie z prawem Unii Europejskiej – taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny.

Zastosowanie podpisu elektronicznego – jak wygląda w praktyce?

Podpis elektroniczny, zgodnie z rozporządzeniem eIDAS Regulation, umożliwia podpisywanie dokumentów w formie cyfrowej w sposób szybki i zdalny, przy zachowaniu skutków prawnych – zależnie od rodzaju podpisu. W praktyce znajduje on szerokie zastosowanie w obrocie gospodarczym i administracji. Może być wykorzystywany m.in. do zawierania umów cywilnoprawnych, umów o pracę (z pewnymi wyjątkami wynikającymi z przepisów szczególnych), a także do składania dokumentów do urzędów czy udziału w postępowaniach przetargowych. Wyróżnia się trzy podstawowe rodzaje podpisu elektronicznego:

• podpis elektroniczny (tzw. zwykły),
• podpis zaawansowany,
• podpis kwalifikowany.

Różnią się one poziomem bezpieczeństwa, sposobem powiązania podpisu z osobą podpisującą oraz skutkami prawnymi. Podpis kwalifikowany, jako jedyny, jest prawnie równoważny podpisowi własnoręcznemu w całej Unii Europejskiej.

Warto również wspomnieć o pieczęci elektronicznej, która – w odróżnieniu od podpisu – służy do identyfikacji osoby prawnej, np. firmy lub instytucji. Umożliwia ona potwierdzenie pochodzenia dokumentu oraz jego integralności, bez wskazywania konkretnej osoby fizycznej jako podpisującej.

Wykorzystanie podpisu elektronicznego pozwala przedsiębiorstwom na prowadzenie dokumentacji oraz zawieranie umów bez konieczności fizycznej obecności stron. W wielu przypadkach umożliwia to sprawne finalizowanie transakcji, także w relacjach międzynarodowych. Jednocześnie należy pamiętać, że nie każdy dokument może być podpisany w dowolnej formie elektronicznej – w niektórych sytuacjach przepisy wymagają zastosowania podpisu kwalifikowanego lub formy szczególnej (np. aktu notarialnego).

Stosowanie podpisów elektronicznych ogranicza konieczność drukowania dokumentów i ich fizycznego obiegu, co usprawnia procesy administracyjne i organizacyjne. Nie eliminuje jednak całkowicie obowiązków związanych z odpowiednim przechowywaniem i archiwizacją dokumentacji – zmienia jedynie ich formę na elektroniczną.

Rodzaje podpisów elektronicznych

Z punktu widzenia polskiego prawodawstwa podpisy elektroniczne mają moc prawną, o czym mówi art. 78. Kodeksu cywilnego:

Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Jak wspomniano powyżej, wyróżniamy 3 rodzaje podpisów elektronicznych, zgodnie z eIDAS: Zwykły (prosty), zaawansowany, kwalifikowany. Poniżej omówimy je w szczegółach.

Zwykły podpis elektroniczny

Czym jest zwykły podpis elektroniczny? Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS Regulation jest to najszersza kategoria podpisu, która obejmuje każde dane w postaci elektronicznej użyte jako podpis. W praktyce może to być np. imię i nazwisko wpisane w e-mailu, skan podpisu czy kliknięcie przycisku „akceptuję”.

Taki podpis nie musi spełniać szczególnych wymagań technicznych ani formalnych, w szczególności nie wymaga weryfikacji tożsamości przy jego składaniu. Z tego względu jego wiarygodność jest ograniczona, a możliwość przypisania go do konkretnej osoby może być utrudniona. Nie oznacza to jednak, że nie ma wartości prawnej – może być skuteczny, ale jego moc dowodowa zależy od okoliczności. W praktyce zwykły podpis elektroniczny stosowany jest głównie w bieżącej komunikacji oraz w sytuacjach, które nie wymagają wysokiego poziomu pewności co do tożsamości podpisującego.

Zaawansowany podpis elektroniczny

Kolejny rodzaj to zaawansowany podpis elektroniczny. Co to znaczy i jak go używać? Musi on być jednoznacznie przypisany do podpisującego, umożliwiać jego identyfikację oraz być tworzony przy użyciu danych, nad którymi podpisujący ma wyłączną kontrolę. Dodatkowo jest powiązany z podpisywanymi danymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana dokumentu jest wykrywalna. Zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa i większą pewność co do tożsamości podpisującego niż podpis zwykły. Może być wykorzystywany w wielu procesach biznesowych, o ile przepisy nie wymagają zastosowania podpisu kwalifikowanego.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Co to znaczy podpis elektroniczny kwalifikowany? Podpis kwalifikowany to najbardziej zaawansowana forma podpisu elektronicznego, spełniająca rygorystyczne wymagania określone w eIDAS Regulation. Jest on składany przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu oraz kwalifikowanego urządzenia lub rozwiązania do składania podpisu. Jako jedyny podpis elektroniczny ma z mocy prawa taki sam skutek jak podpis własnoręczny w całej Unii Europejskiej.

Tradycyjnie podpis kwalifikowany był składany przy użyciu fizycznych urządzeń, takich jak karty kryptograficzne czy tokeny. Obecnie dostępne są wygodniejsze i bardziej innowacyjne rozwiązania zdalne, które umożliwiają składanie podpisu kwalifikowanego online, bez konieczności posiadania fizycznego nośnika. Takie usługi proponuje SIGNIUS, oferujący platformę do szybkiego, wygodnego i bezpiecznego podpisywania dokumentów online podpisem kwalifikowanym i zaawansowanym. Na platformie cały proces – od weryfikacji tożsamości przez podpisanie dokumentów np. podpisem kwalifikowanym z kwalifikowanym znacznikiem czasu odbywa się zdalnie.

Jak działa kwalifikowany podpis elektroniczny?

Kwalifikowany podpis elektroniczny opiera się na mechanizmach kryptograficznych wykorzystujących m.in. tzw. kryptografię klucza publicznego. Aby podpis kwalifikowany był ważny i bezpieczny, musi spełniać określone wymagania. Przede wszystkim musi być jednoznacznie przypisany do konkretnej osoby i umożliwiać jej identyfikację, musi być składany przy użyciu danych, nad którymi podpisujący ma wyłączną kontrolę. Ponadto jest powiązany z podpisywanym dokumentem w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest wykrywalna. Kluczową rolę odgrywa tu też proces weryfikacji tożsamości, który poprzedza wydanie kwalifikowanego certyfikatu. Certyfikat ten zawiera dane pozwalające powiązać podpis z konkretną osobą i jest wydawany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania. W trakcie składania podpisu kwalifikowanego wymagane jest użycie uwierzytelnienia (np. kodu SMS, aplikacji mobilnej), co potwierdza, że podpis składa uprawniona osoba.

FAQ – podpis elektroniczny

Co to jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi i służą do identyfikacji osoby podpisującej. W zależności od rodzaju podpisu może on mieć różną moc prawną – tylko podpis kwalifikowany jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Co w praktyce oznacza podpis elektroniczny? Oznacza to możliwość szybkiego i bezpiecznego podpisywania dokumentów online, bez konieczności ich drukowania, przy jednoczesnym zachowaniu określonej – w zależności od rodzaju podpisu – mocy prawnej i poziomu uwierzytelnienia tożsamości.

Jakie są rodzaje podpisów elektronicznych?

Wyróżnia się trzy rodzaje podpisów elektronicznych:

• zwykły podpis elektroniczny – np. imię i nazwisko w e-mailu lub zaznaczenie zgody w systemie,
• zaawansowany podpis elektroniczny – powiązany jednoznacznie z użytkownikiem i umożliwiający jego identyfikację,
• kwalifikowany podpis elektroniczny – najbardziej zaawansowany, oparty na kwalifikowanym certyfikacie, mający taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny.

Jak działa podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny wykorzystuje mechanizmy kryptograficzne, które zapewniają integralność dokumentu oraz identyfikację podpisującego. W przypadku bezpiecznego kwalifikowanego podpisu elektronicznego stosuje się certyfikat przypisany do konkretnej osoby. Proces podpisywania często obejmuje dodatkową weryfikację tożsamości, np. kodem SMS, aplikacją mobilną lub samodzielną i zautomatyzowaną weryfikację.

Czy podpis elektroniczny jest uznawany prawnie?

Tak, podpis elektroniczny jest regulowany m.in. przez rozporządzenie eIDAS. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest w Polsce i całej Unii Europejskiej równoważny podpisowi własnoręcznemu (zgodnie z art. 78¹ Kodeksu cywilnego).

Kiedy można używać podpisu elektronicznego?

Podpis elektroniczny można stosować w wielu sytuacjach – do podpisywania umów, dokumentów firmowych, deklaracji podatkowych czy dokumentów urzędowych. W przypadku dokumentów wymagających formy pisemnej pod rygorem nieważności należy użyć podpisu kwalifikowanego.

Jakie są zalety podpisu elektronicznego?

Najważniejsze korzyści to:

• oszczędność czasu – brak konieczności drukowania i wysyłki dokumentów,
• wygoda – możliwość podpisywania dokumentów z dowolnego miejsca,
• bezpieczeństwo – wykorzystanie technologii kryptograficznych i weryfikacji tożsamości,
• automatyzacja procesów – usprawnienie obiegu dokumentów w firmie.

Jakie dokumenty można podpisać elektronicznie?

Podpis elektroniczny można wykorzystać do podpisywania wielu dokumentów, m.in. umów cywilnoprawnych, umów o pracę, pełnomocnictw, dokumentów księgowych czy formularzy urzędowych. Zakres zastosowania zależy od rodzaju podpisu oraz wymagań prawnych dotyczących konkretnego dokumentu.

Czy podpis elektroniczny jest drogi?

Koszt podpisu elektronicznego zależy od jego rodzaju, a także tego, jak często jest używany. Najczęściej wykorzystywany – podpis kwalifikowany, wiąże się z opłatami za weryfikację tożsamości i certyfikat kwalifikowany. Z drugiej strony – podpis zwykły oraz Profil Zaufany są bezpłatne. Na koszty wykorzystania podpisów elektronicznych kwalifikowanych i zaawansowanych w firmach wpływa m.in. model integracji usługi, czy też liczba podpisywanych dokumentów.

Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny?

Aby uzyskać podpis kwalifikowany, należy skorzystać z usług certyfikowanego dostawcy lub firm z nim współpracujących. Proces pozyskania podpisu kwalifikowanego obejmuje weryfikację tożsamości (np. zdalną lub stacjonarną) oraz wydanie certyfikatu, który umożliwia składanie podpisu.

Jakie urządzenia są potrzebne do podpisu kwalifikowanego?

Tradycyjnie podpis kwalifikowany wymaga użycia karty kryptograficznej i czytnika lub specjalnego tokena. Obecnie coraz częściej dostępne są rozwiązania chmurowe – platformy do zdalnego podpisywania dokumentów, np. SIGNIUS, które umożliwiają składanie podpisu bez dodatkowego sprzętu – wyłącznie przy użyciu komputera lub smartfona.

Podsumowanie

W artykule wyjaśniliśmy, co to podpis elektroniczny i jaką rolę odgrywa w nowoczesnym biznesie. Rozwiązania tego typu znacząco usprawniły funkcjonowanie firm, przyspieszając procesy i wspierając cyfryzację pracy.

Platforma SIGNIUS oferuje nowoczesne, w pełni zautomatyzowane narzędzie do podpisywania dokumentów online – bez potrzeby korzystania z kart czy czytników. Cały proces wydawania podpisu kwalifikowanego jest całkowicie zdalny. Podobnie jest z weryfikacją tożsamości, która na platformie SIGNIUS jest realizowane poprzez samodzielną, zautomatyzowaną weryfikację tożsamości AutoIdent. Szukasz wygodnego, bezpiecznego rozwiązania do elektronicznego podpisywania dokumentów? Skontaktuj się z nami! Chcesz wyrobić zdalnie podpis kwalifikowany? Załóż bezpłatne konto na platformie SIGNIUS i zdobądź podpis kwalifikowany w 10 minut.