Czym jest podpis elektroniczny?

Co to jest podpis elektroniczny? Pierwszy e-podpis pojawił się w Polsce prawie 20 lat temu, a jednak nadal jest wiele wątpliwości dotyczących sposobu jego funkcjonowania. Warto je rozwiać, ponieważ podpis elektroniczny znacznie ułatwia pracę firm, kontakty z urzędami i identyfikację tożsamości.

Podpis elektroniczny – co to jest?

Informacja o tym, czym jest podpis elektroniczny, znajduje się rozporządzeniu eIDAS (ang. electronic IDentification, Authentication and Trust Services), czyli rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym.

Zgodnie z dokumentem podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis. Co oznaczają inne dane wymienione w definicji? Są to elementy certyfikatu elektronicznego, które pozwalają powiązać podpis z konkretną osobą. Jest to zatem nic innego jak odzwierciedlenie odręcznego podpisu osoby podpisującej różnorodne dokumenty.

Zastosowanie podpisu elektronicznego

Cyfrowy podpis ma szerokie zastosowanie w sferze biznesowej. Może służyć do podpisywania umów o pracę, umów agencyjnych, umów cywilno-prawnych. Służy także do zatwierdzania dokumentacji przetargowej, czy do zdalnego składania dokumentów w urzędach.

Firmy, które już od wielu lat wykorzystują podpis elektroniczny, mogą z jego pomocą prowadzić swoją dokumentację wewnętrzną oraz zawierać kontrakty z kontrahentami. W ten sposób można w bardzo szybki sposób sfinalizować ważne ze strategicznego punktu widzenia transakcje z partnerami działającymi nawet na innym kontynencie.

Rodzaje podpisów elektronicznych

Z punktu widzenia polskiego prawodawstwa podpisy elektroniczne mają moc prawną, o czym mówi art. 78. Kodeksu cywilnego:

Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Zwykły podpis elektroniczny

Co to jest podpis elektroniczny zwykły? To tak naprawdę każdy podpis składany w formie elektronicznej. Używamy go praktycznie codziennie, np. wysyłając maile ze stopką. Nie jest on w żaden sposób certyfikowany i niestety można go z łatwością podrobić. A to oznacza, że nie można go używać jako formy uwierzytelniającej zapisy umowy o pracę.

Zaawansowany podpis elektroniczny

Kolejny rodzaj to podpis elektroniczny zaawansowany. Aby korzystać z takiego podpisu, konieczne jest przypisanie danych cyfrowych do konkretnej osoby w dedykowanym systemie. Podpis zaawansowany może być wykorzystywany do podpisywania większości umów biznesowych. Zaawansowany podpis elektroniczny ma wyższą wartość niż jego zwykły odpowiednik, np. podczas postępowań sądowych.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest najbardziej rygorystyczny pod względem technicznym i prawnym. W wielu firmach do jego złożenia nadal wykorzystuje się specjalne urządzenia. Najczęściej jest to karta kryptograficzna połączona z czytnikiem kart. SIGNIUS proponuje bardziej innowacyjne i wygodne rozwiązanie, które nie wymaga żadnych urządzeń, a cały proces podpisu odbywa się w pełni online na dedykowanej platformie.

Jak działa podpis elektroniczny?

Jak działa bezpieczny podpis elektroniczny? Technologia tego typu opiera się na matematycznych algorytmach. Aby podpisy  kwalifikowane były w pełni bezpieczne, muszą spełniać kilka podstawowych wymagań. Przede wszystkim muszą być przyporządkowane tylko jednej osobie składającej podpis.

Dużą rolę w tym wypadku odgrywa wspomniana już weryfikacja tożsamości na podstawie której wydawany jest certyfikat kwalifikowany. Kwalifikowany podpis elektroniczny powiązany jest z danymi konkretnej osoby, nie można go w żaden sposób zmieniać na późniejszych etapach. W trakcie podpisywania dokumentów konieczna jest zawsze weryfikacja tożsamości osoby składającej podpis (np. w formie potwierdzeń SMS-em).

Podpis elektroniczny – podsumowanie

Technologiczne rozwiązania w postaci podpisów elektronicznych mocno zrewolucjonizowały i przyspieszyły digitalizację pracy przedsiębiorstw. W pełni zautomatyzowana platforma SIGNIUS oferuje najnowocześniejsze rozwiązania bez kart i czytników. Cały proces wydawania podpisu kwalifikowanego jest całkowicie zdalny. Podobnie jest z weryfikacją tożsamości, która może przebiegać w formie video rozmowy.

Potrzebujesz rozwiązanie do elektronicznego podpisywania dokumentów? Skontaktuj się z nami! Chcesz wyrobić zdalnie podpis kwalifikowany? Załóż bezpłatne konto i zdobądź podpis kwalifikowany w 10 minut.