Jak zweryfikować dyplom kandydata do pracy? Przewodnik dla HR

Weryfikacja dyplomu kandydata do pracy to ważny element rekrutacji, który pomaga ograniczyć ryzyko zatrudnienia osoby posługującej się nieprawdziwymi informacjami o wykształceniu. Istotną kwestią jest tu m.in. weryfikacja podpisu elektronicznego i pieczęci kwalifikowanej, ale nie tylko. Z dzisiejszego wpisu dowiesz się, jak sprawdzić autentyczność dyplomu elektronicznego, jaką rolę pełni Repozytorium Dyplomów Elektronicznych oraz co powinien obejmować proces weryfikacji prowadzony przez dział HR.

Spis treści

• • Czym jest Repozytorium Dyplomów Elektronicznych?

• • Jak pracodawca może zweryfikować dyplom kandydata?

• • Jakie dane są potrzebne do weryfikacji i jakie dokumenty można sprawdzić?

• • Jak sprawdzić autentyczność dyplomu elektronicznego i poprawność podpisu?

• • Czy weryfikacja dyplomu wymaga kontaktu z uczelnią?

• • Jak uwzględnić weryfikację dyplomu w procesie rekrutacji?

Czym jest Repozytorium Dyplomów Elektronicznych?

Repozytorium Dyplomów Elektronicznych (RDE) to państwowy system służący do gromadzenia, udostępniania i weryfikacji dokumentów potwierdzających ukończenie studiów oraz uzyskanie stopni naukowych. Stanowi część Zintegrowanego Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on. Repozytorium uruchomiono 30 czerwca 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. podmioty objęte obowiązkiem będą wydawać wskazane dokumenty w postaci elektronicznej. Dział HR może wykorzystać RDE do sprawdzenia dokumentu na podstawie danych zarejestrowanych w systemie. Repozytorium obejmuje dokumenty wprowadzone do RDE, dlatego dostępność weryfikacji zależy od rodzaju dokumentu i sposobu jego wydania. Starsze dyplomy mogą wymagać potwierdzenia inną drogą.

Jak pracodawca może zweryfikować dyplom kandydata?

Pracodawca może sprawdzić dokument za pomocą usługi „Zweryfikuj dyplom innej osoby”, dostępnej w portalu Repozytorium Dyplomów Elektronicznych. Weryfikacja odbywa się na podstawie danych przekazanych przez kandydata. Odpowiadając na pytanie, jak zweryfikować dyplom kandydata, należy uwzględnić sprawdzenie dokumentu w systemie oraz porównanie potwierdzonych informacji z dokumentacją przedstawioną podczas rekrutacji. Proces obejmuje:

1. Uzyskanie od kandydata danych wymaganych do weryfikacji.
2. Wprowadzenie ich do formularza w odpowiedniej usłudze.
3. Odczytanie wyniku i porównanie informacji z przedstawionym dokumentem.
4. Pobranie potwierdzenia weryfikacji, jeżeli przewiduje to procedura organizacji.

Potwierdzenie zawiera podstawowe informacje o sprawdzonym dokumencie oraz datę weryfikacji. Pozwala udokumentować wykonanie kontroli na określonym etapie rekrutacji.

Jakie dane są potrzebne do weryfikacji i jakie dokumenty można sprawdzić?

Do sprawdzenia dokumentu elektronicznego potrzebne są imiona i nazwisko jego posiadacza oraz unikalny identyfikator dokumentu w RDE. Dane należy wprowadzić zgodnie z zapisem w dokumencie, uwzględniając wszystkie imiona. Identyfikator w repozytorium jest odrębnym oznaczeniem od numeru dyplomu nadawanego przez uczelnię. System obejmuje dyplomy ukończenia studiów, suplementy do dyplomów, dyplomy doktorskie i habilitacyjne oraz elektroniczne odpisy tych dokumentów. Warunkiem sprawdzenia jest ich zarejestrowanie w RDE. Weryfikacja dokumentu papierowego jest możliwa, jeżeli został wydany równolegle z elektronicznym odpowiednikiem zapisanym w systemie. Dyplomy zagraniczne, starsze dokumenty i certyfikaty szkoleń wymagają dobrania właściwej dla nich metody weryfikacji.

Jak sprawdzić autentyczność dyplomu elektronicznego i poprawność podpisu?

Autentyczność dyplomu elektronicznego można sprawdzić przez weryfikację danych w RDE oraz walidację zabezpieczeń zapisanych w pliku. Są to odrębne czynności: pierwsza dotyczy informacji zarejestrowanych w repozytorium, druga pozwala ocenić podpisy, pieczęć i integralność dokumentu. Podpis kwalifikowany identyfikuje osobę podpisującą, a pieczęć kwalifikowana repozytorium potwierdza pochodzenie i integralność dokumentu. Towarzyszący im kwalifikowany znacznik czasu wiąże dane z określonym momentem. Podczas walidacji należy odczytać status zabezpieczeń, informacje o certyfikatach oraz komunikaty dotyczące zmian w pliku. Podstawą kontroli jest dokument elektroniczny z zachowanymi danymi podpisów i pieczęci.

Czy weryfikacja dyplomu wymaga kontaktu z uczelnią?

Dyplom zarejestrowany w RDE można sprawdzić bez kierowania indywidualnego zapytania do uczelni, korzystając z danych udostępnionych przez kandydata. Kontakt z wystawcą dyplomu może być potrzebny w przypadku starszego dokumentu, braku elektronicznego odpowiednika lub rozbieżności wymagających wyjaśnienia. Jeżeli system nie potwierdzi dokumentu, należy najpierw skontrolować poprawność wpisanych danych i ustalić, czy dyplom jest objęty repozytorium. Ma to szczególne znaczenie w okresie przejściowym: od 30 czerwca do 31 grudnia 2026 r. uczelnie mogą jeszcze wydawać wyłącznie dokumenty papierowe. Brak pozytywnego wyniku wymaga wyjaśnienia przyczyny, z uwzględnieniem daty wydania dokumentu i informacji przekazanych przez kandydata. Sam brak wpisu w RDE nie przesądza o nieautentyczności dyplomu.

Jak uwzględnić weryfikację dyplomu w procesie rekrutacji?

Weryfikację dyplomu warto ująć w procedurze rekrutacyjnej, określając zakres kontroli, osobę odpowiedzialną i sposób dokumentowania wyniku. Procedura powinna obejmować również postępowanie przy błędnych danych, braku dokumentu w repozytorium i rozbieżnościach. Sprawdzenie wykształcenia należy odróżnić od podpisywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem. Programy do podpisu elektronicznego wspierają składanie podpisów, natomiast weryfikację dokumentu w RDE przeprowadza się za pomocą narzędzi repozytorium.

Dobór rozwiązania do podpisywania zależy od organizacji pracy działu HR. Aplikacja do podpisu elektronicznego SIGNIUS umożliwia m.in. masowe podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym i zaawansowanym oraz zdalną weryfikację tożsamości. Zapewnia także opcję integracji platformy do e-podpisu przez API, np. z e-teczką. Organizacje wdrażające podpis elektroniczny dokumentów we własnym środowisku (czyli w opcji on-premise) mogą skorzystać z SIGNIUS Enterprise. Zakres wdrożenia należy dopasować do używanych systemów, procesów oraz procedur firmy.

Zapraszamy do kontaktu i umówienia DEMO platformy SIGNIUS – przedstawimy możliwości elektronicznego podpisywania dokumentacji w procesach HR.