Wizualizacja podpisu elektronicznego w pliku PDF – dlaczego sama grafika nie daje mocy prawnej?

Wizualizacja podpisu elektronicznego to widoczny w pliku PDF element, który może zawierać np. dane osoby podpisującej, datę złożenia podpisu lub grafikę obrazującą odręczny podpis. Nie jest jednak tym samym, co podpis elektroniczny. Jaką pełni funkcję i czy jest potrzebny do sprawdzenia autentyczności dokumentu? Należy rozróżnić wizualizację podpisu od faktycznego podpisu elektronicznego, czyli danych elektronicznych, które pozwalają zweryfikować podpis oraz integralność dokumentu. W artykule wyjaśniamy, czym jest wizualizacja podpisu elektronicznego, jakie informacje może zawierać i jak sprawdzić podpis elektroniczny w PDF.

Spis treści

• Czym jest wizualizacja podpisu elektronicznego w pliku PDF?
• Jakie informacje może zawierać wizualizacja podpisu w dokumencie?
• Czy podpis elektroniczny musi być widoczny w PDF?
• Jak dodać wizualizację podpisu elektronicznego do dokumentu? Na przykładzie platformy SIGNIUS
• Jak sprawdzić autentyczność podpisu elektronicznego w PDF?
• Podpisywanie dokumentów PDF na platformie SIGNIUS

Czym jest wizualizacja podpisu elektronicznego w pliku PDF?

Wizualizacja podpisu elektronicznego to widoczne dokumencie oznaczenie, które towarzyszy złożeniu e-podpisu. Może mieć formę np. tekstu, grafiki lub połączenia tych elementów. Ułatwia odnalezienie miejsca podpisania oraz odczytanie podstawowych informacji o osobie podpisującej. Faktyczny podpis elektroniczny jest powiązany z dokumentem poprzez dane elektroniczne, które umożliwiają jego weryfikację. Wizualizacja podpisu pełni funkcję wyłącznie informacyjną, natomiast sprawdzenie autentyczności podpisu wymaga odczytania informacji zapisanych w warstwie elektronicznej pliku. Rozróżnienie tych dwóch elementów pomaga świadomie korzystać z dokumentacji elektronicznej. Wizualizację należy traktować przede wszystkim jako warstwę prezentacyjną, a nie jako mechanizm zapewniający autentyczność i integralność dokumentu, którym jest podpis elektroniczny.

Jakie informacje może zawierać wizualizacja podpisu w dokumencie?

Zakres informacji wyświetlanych w wizualizacji podpisu zależy od używanego narzędzia do podpisywania i jego możliwości. Wizualizacja podpisu elektronicznego może zawierać dane identyfikujące osobę podpisującą oraz oznaczenia graficzne dopasowane do charakteru dokumentu. Przed wyborem rodzaju wizualizacji warto ustalić, jakie elementy mają być widoczne i ile miejsca powinny zajmować. W zależności od dostępnych funkcji może przedstawiać:

• imię i nazwisko osoby podpisującej;
• datę oraz godzinę złożenia podpisu;
• informacje o organizacji i jej logo;
• opis celu podpisania dokumentu;
• rodzaj zastosowanego podpisu;
• grafikę odwzorowującą podpis odręczny.

Czytelność oznaczenia ma znaczenie szczególnie przy dokumentach podpisywanych przez kilka osób. Odpowiednie umieszczenie graficznych reprezentacji podpisów poprawia czytelność dokumentu i pozwala odbiorcy szybko zobaczyć, kto podpisał.

Czy podpis elektroniczny musi być widoczny w PDF?

Podpis elektroniczny zapisany w PDF może być widoczny na stronie albo dostępny wyłącznie w warstwie elektronicznej pliku. Jego poprawność sprawdza się przez walidację, niezależnie od obecności wizualizacji. Widoczne oznaczenie pomaga odbiorcy podczas przeglądania dokumentu, jednak o autentyczności świadczą informacje odczytane przez narzędzie weryfikujące. Wizualizacja może również pozostać widoczna na wydruku, lecz weryfikacja podpisu wymaga dostępu do pliku elektronicznego. Status kwalifikowany podpisu potwierdza się na podstawie danych podpisu, a jego graficzna forma służy wyłącznie prezentacji informacji w dokumencie.

Jak dodać wizualizację podpisu elektronicznego do dokumentu? Na przykładzie platformy SIGNIUS

Platforma SIGNIUS oferuje trzy opcje umieszczenia wizualizacji podpisu elektronicznego w dokumencie PDF. Pozwalają one dopasować sposób prezentowania informacji o podpisujących do układu pliku i potrzeb jego odbiorców. Przygotowując podpisywanie dokumentów PDF, można wybrać:

• Pierwsza strona – lista podpisujących wraz z datą i godziną złożenia podpisów pojawi się na marginesie pierwszej strony dokumentu.
• Dodatkowa strona – na końcu dokumentu zostanie dodana strona zawierająca listę podpisujących oraz datę i godzinę złożenia podpisów.
• Wybrane miejsce – użytkownik samodzielnie wskaże miejsce w dokumencie, w którym pojawią się wizualizacje podpisów wraz z czasem ich złożenia.

Każda z tych opcji służy czytelnej prezentacji informacji o złożonych podpisach. Sprawdzenie ich autentyczności wymaga weryfikacji danych zapisanych w warstwie elektronicznej pliku.

Jak sprawdzić autentyczność podpisu elektronicznego w PDF?

Sprawdzenie autentyczności podpisu polega na przeprowadzeniu walidacji w narzędziu obsługującym podpisy elektroniczne. Po otwarciu dokumentu należy odszukać informacje o podpisach i przejść do właściwości wybranego podpisu. Kontrola obejmuje jego status, dane osoby podpisującej, informacje o certyfikacie oraz integralność podpisanych danych. Przy podpisie kwalifikowanym trzeba dodatkowo potwierdzić jego kwalifikowany charakter. Szczegóły przedstawia artykuł opisujący, jak rozpoznać kwalifikowany podpis elektroniczny w dokumencie PDF. Taką weryfikację warto uwzględnić podczas przyjmowania umów, oświadczeń i dokumentów kadrowych, także wtedy, gdy miejscem ich przechowywania jest e-teczka. Podstawą kontroli pozostaje oryginalny plik z zapisanymi danymi podpisu.

Podpisywanie dokumentów PDF na platformie SIGNIUS

SIGNIUS umożliwia podpisywanie dokumentów online i oferuje rozwiązania dopasowane do sposobu działania organizacji. Dostępne modele obejmują platformę internetową w wersji SaaS, integrację usługi przez API oraz wdrożenie on-premise. Użytkownicy mogą wgrywać wiele dokumentów jednocześnie, podpisywać je i przekazywać innym osobom, a także określać kolejność składania podpisów. Organizacje wdrażające podpis elektroniczny dokumentów we własnym środowisku mogą skorzystać z SIGNIUS Enterprise – rozwiązania wdrażanego lokalnie.

Platforma pozwala również obsługiwać pliki podpisane wcześniej poza SIGNIUS, które przed dalszym podpisywaniem przechodzą walidację. Sposób korzystania z usługi warto dopasować do liczby podpisywanych dokumentów, potrzeb zespołu i używanych systemów oraz procesów wewnętrznych i niezbędnych funkcjonalności.

Umów demo SIGNIUS i dowiedz się, jak korzystać z podpisów cyfrowych oraz dostępnych opcji ich wizualizacji w dokumentach PDF.