Medicover wdrożył platformę SIGNIUS i skrócił pełny obieg dokumentów HR z dwóch – trzech tygodni, do niespełna trzech dni. Niemal połowa dokumentów trafia teraz do e-teczek pracowników jeszcze w dniu przekazania ich do podpisu. Elektroniczny proces podpisywania obsługuje ponad 500 dokumentów miesięcznie. Jest realizowany na platformie SIGNIUS zintegrowanej przez API z systemem kadrowo-płacowym TETA Unit4 oraz e-teczką. W obiegu wykorzystywany jest również system samoobsługowy Medicover Selfie.
Cyfryzację przeprowadzono w organizacji skupiającej w Polsce 24 tys. osób i obsługującej ponad 6 tys. umów o pracę. Zespół kadr i płac Medicover liczy prawie 90 pracowników. Przy tej skali papierowy obieg angażował jednocześnie dział HR, menedżerów i pracowników firmy, wymagał wymiany zabezpieczonych wiadomości, drukowania dokumentów, korzystania z poczty oraz ręcznej archiwizacji.
Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się więcej o efektach tego wdrożenia.
Z papierowej dokumentacji do kontrolowanego e-procesu
Przed wdrożeniem zespół HR przygotowywał każdy dokument i przesyłał go przełożonemu w zabezpieczonej wiadomości e-mail. Po weryfikacji menedżer przekazywał plik pracownikowi, który musiał go wydrukować, podpisać i odesłać pocztą. Następnie HR rejestrował zwrot dokumentu i umieszczał go w papierowej teczce osobowej. Pełny proces trwał zwykle około dwóch tygodni, a niekiedy wydłużał się do trzech.
Obecnie obieg rozpoczyna się w systemie Medicover Selfie. Po uzyskaniu odpowiednich akceptacji dokument trafia do platformy SIGNIUS, gdzie pracownik składa podpis elektroniczny. System automatycznie uruchamia podpis kwalifikowany albo zaawansowany, zgodnie z regułami określonymi dla danej kategorii dokumentu. Po zakończeniu procesu plik jest przekazywany do systemu kadrowego i e-teczki, bez konieczności jego pobierania oraz ręcznego przenoszenia między narzędziami.
– Zależało nam nie tylko na skróceniu czasu obiegu, ale na usprawnieniu monitorowania całego procesu. Dziś zespół HR może na bieżąco sprawdzić status dokumentu i ustalić, po czyjej stronie jest kolejny krok. Średni czas powrotu dokumentu wynosi niespełna trzy dni, a blisko połowa spraw kończy się jeszcze w dniu przekazania dokumentów pracownikowi – mówi Monika Tadeusik, ekspertka ds. rozwoju procesów HR w Medicover.
Efektywność potwierdzona wynikami operacyjnymi
O efektywności wdrożenia świadczy nie tylko skrócenie czasu obiegu. Platforma SIGNIUS obsługuje ponad 500 dokumentów kadrowych Medicover miesięcznie, w tym umowy o pracę, porozumienia zmieniające, informacje o warunkach zatrudnienia, zakresy obowiązków, upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz umowy o zakazie konkurencji. Pracownik może zapoznać się z kilkoma dokumentami i podpisać je podczas jednej operacji.
System rejestruje każdą zmianę statusu. HR widzi, czy dokument oczekuje na akceptację menedżera, wymaga poprawy, czeka na podpis pracownika czy został już przekazany do e-teczki. Ułatwia to identyfikację opóźnień i eliminuje konieczność mailowego lub telefonicznego ustalania, gdzie znajduje się dokument.
Automatyczne przekazywanie podpisanych plików do e-teczki ograniczyło również liczbę czynności wykonywanych ręcznie. Zespół HR nie musi rejestrować przesyłek, przenosić dokumentów między systemami, porządkować papierowych egzemplarzy ani umieszczać ich w teczkach osobowych. Wyeliminowano także wysyłkę podpisanych dokumentów pocztą. Przy dotychczasowej skali procesu tradycyjny obieg wymagał około 34 ryz papieru rocznie.
Dokumentacja pozostaje w kontrolowanym obiegu elektronicznym, co według Medicover realnie ograniczyło ryzyko jej zagubienia. Dostęp do bieżących statusów i elektronicznych akt pozwala także zespołowi kadr obsługiwać proces niezależnie od miejsca pracy.
Dodatkowym potwierdzeniem sprawności rozwiązania jest niewielka liczba pytań ze strony użytkowników. Według Medicover zgłoszenia pracowników dotyczące rejestracji, logowania i składania podpisu były minimalne, mimo skali organizacji i wprowadzenia nowego sposobu obsługi dokumentów.
SIGNIUS automatyzuje pełną ścieżkę dokumentu
– Samo zastąpienie podpisu odręcznego elektronicznym nie wykorzystuje pełnego potencjału cyfryzacji. Pełna efektywność pojawia się wtedy, gdy platforma do podpisu elektronicznego jest zintegrowana z systemami HR, a dokument automatycznie przechodzi przez kolejne etapy procesu. W Medicover platforma SIGNIUS zapewnia zastosowanie właściwego rodzaju podpisu, rejestrowanie statusów oraz przekazanie gotowego pliku do e-teczki. Dzięki temu organizacja skraca czas obsługi i ogranicza liczbę ręcznych operacji – wyjaśnia Agnieszka Bocian, Team Leader części projektowej i biznesowej w SIGNIUS.
Wyniki wdrożenia pokazują, że skuteczność cyfryzacji dokumentów HR można mierzyć za pomocą konkretnych wskaźników:
- czasu zakończenia procesu,
- udziału dokumentów podpisanych tego samego dnia,
- miesięcznego wolumenu,
- liczby wyeliminowanych czynności manualnych,
- poziomu kontroli nad obiegiem.
W przypadku Medicover połączenie platformy SIGNIUS z systemem kadrowym i e-teczką pozwoliło przejść od wieloetapowego procesu papierowego do zautomatyzowanej obsługi ponad 500 dokumentów miesięcznie.
O Medicover
Medicover sp. z o.o. prowadzi w Polsce między innymi centra medyczne, szpitale, kliniki, apteki, centra zdrowia psychicznego, kluby fitness, centra stomatologiczne i laboratoria diagnostyczne. Organizacja skupia w Polsce 24 tys. osób i obsługuje ponad 6 tys. umów o pracę.
+48 61 415 29 00